Uw archief digitaliseren: 3 noodzakelijke stappen
Ook al ligt de introductie van de eerste consumentencomputer 35 jaar achter ons, het blijft moeilijk om ons volledig los te maken van onze papieren informatie. Digitaal heeft echter vele verleidelijke voordelen, en steeds meer organisaties zetten de stap om hun bestaande archief in bytes om te zetten.
Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Wat u vooral niet mag doen is zonder voorbereiding beginnen met uw dossiers op een computer te plaatsen. Efficiënt digitaliseren is een kunst. Eens u de beslissing genomen heeft om een digitale overschakeling te maken, volgt u het best een duidelijk stappenplan.
1. Digitaliseren met een doel
Zet uw papieren niet op een computer gewoon omdat iedereen dat doet. Zoals in vele gevallen vermijd een goede voorbereiding diverse problemen later. Denk na over wat u wil bereiken met het overzetten van uw archief. Moet het nog makkelijk toegankelijk zijn? Zo ja, met welk doel? Moet echt alles digitaal bewaard worden? Hoe wilt u uw bewaarde archief classificeren? Allemaal vragen waar u bij zou moeten stilstaan.
Heeft u het waarom scherp gesteld, dan wordt het al eenvoudiger om te bepalen hoe u uw papier digitaal wil overdragen. Wie gaat de documenten inscannen? Hoe gaat dat gebeuren? Hoe zal het archief ontsloten worden of opgeslagen?
Nog zo’n hamvraag waar u beter voordat u begint al een duidelijk antwoord op hebt: wilt u van uw oude papieren een exacte kopie maken, of wilt u met terugwerkende kracht de informatie aanpakken zoals u die op de huidige manier verwerkt?
2. Wees niet terughoudend om er een expert bij te halen
We merkten het in de inleiding al op: digitaliseren is een vak apart. Er komt project- en documentmanagement bij kijken, IT-kennis en inzicht in de documenten die worden overgezet. Vaak onderschatten organisaties de kosten en de benodigde uren voor een dergelijk project. Het inroepen van een expert is een logische stap als u zo efficiënt mogelijk wil werken. Maar laat het ook niet zonder overleg over aan een externe kracht. Aangezien u waarschijnlijk nog altijd het beste overzicht hebt over de informatie in uw archief, mag u best de meest geschikte aanpak bespreken.
3. Koop geen eiland
Als u aandacht hebt besteed aan stap 1, dan zal u deze valkuil al grotendeels kunnen vermijden. Verzeker uzelf ervan dat uw digitalisering niet in een vacuüm ruimte, zonder samenhang met het geheel, gebeurt. Dit geldt zowel voor de software die u gebruikt als de wijze waarop u uw werknemers instrueert. Voorkom dat afdelingen op hun eigen houtje aan de slag gaan en eilanden worden die via afwijkende methodes omgaan met uw digitaal archief.
Op 13 oktober organiseren Smart Business en ZDNet een gratis seminar over digitalisering in het bedrijf. Meer informatie en mogelijkheid tot inschrijven vindt u op www.businessmeetsit.be.
