Automatiseer je bestandsorganisatie

Je bestanden organiseren kan meer tijd in beslag nemen dan je er aan zou willen besteden. Zeker wanneer je te maken hebt met veel verschillende bestandstypes waarvan er sommige moeten blijven, sommige gearchiveerd moeten worden en andere een nieuwe thuis in de prullenbak dienen te vinden.

DropIt neemt die vervelende karwij van je over. Je moet de kleine en draagbare tool slechts één keer uitleggen wat de plannen zijn, en er valt een hele werklast van je af. De draagbare versie van DropIt download je hier, de versie om te installeren kan je van de website halen.

[download_file]

Uitleg
DropIt kan aanvankelijk wat overweldigend overkomen. Gelukkig hoort er een uitgebreid helpdocument bij het programma. Om je wegwijs te maken zal ik hier uitleggen hoe je een eenvoudige workflow maakt.

Wanneer je DropIt opent, verschijnt er een blauw vierkant met een witte pijl op je bureablad. Dat is de tool. Voordat je aan de slag kan gaan moet je DropIt uitleggen wat je wil. Klik daartoe rechts op het vierkant en selecteer de bovenste optie: Associations.

In dat venster voeg je regels doe. Klik op de plus om je eerste regel aan te maken. In dit voorbeeld leg ik uit hoe je de inhoud van een map met allerhande documenten, afbeeldingen en andere bestanden automatisch kunt sorteren in drie andere mappen: één voor de tekstdocumenten, één voor de afbeeldingen en één voor de andere rommel.

Daarvoor zal je drie regels moeten maken. De eerste regel gaat over de tekstdocumenten. In het bovenste vakje, onder Name, kies je een naam naar keuze. Onder rules specifieer je om welke bestanden het gaat.

Om bestandstypes toe te voegen typ je de extensie in, voorafgegaan door een asterisk (*doc). Let op: tussen het sterretje en de extensie mag geen punt zitten. Door op de blauwe I te klikken kan je enkele standaardvoorbeelden gebruiken. De tweede knop met het filtericoontje geeft je toegang tot geavanceerde opties, zoals een minimumleeftijd of bestandsgrootte voor je gegevens.

Vervolgens moet je een actie kiezen. Hier opteer je voor Move, omdat je bestanden naar een nieuwe map wil verplaatsen, maar de opties zijn erg uitgebreid. Zo kan je zelfs e-mailen of archiveren. Tot slot moet je een bestemmingsmap voor mijn Move-actie kiezen.

De twee volgende regels maak je naar analogie aan. De tweede regel geef je onder rules onder andere *jpg, *jpeg en *png in. Verschillende rules scheid je met ; . Je kan zoveel Associations maken als je wil, en je kan de regels eenvoudig onder profielen opslaan.

Als alles klaar is, klik je op het vinkje. Als je nu een map (eventueel met submappen) naar het blauwe vierkantje kopieert, zal DropIt de inhoud scannen, maar nog geen actie ondernemen. Wanneer de tool een bestandstype tegenkomt waarvoor geen associatie bestaat, krijg je de mogelijkheid er één te maken. Als heel de map gescand is krijg je een lijst te zien met alle bestanden en de uit te voeren acties. Wanneer je op het afspeelicoontje klikt, gaat DropIt aan de slag.