CMMI verbetert uw processen stap voor stap
Veel bedrijven die projecten uitvoeren of services leveren, beschikken over onvoldoende maturiteit en hebben nood aan procesverbetering binnen hun eigen bedrijf. Die procesverbetering zorgt ervoor dat de maturiteit toeneemt, wat een meetbare performantieverbetering als resultaat heeft. Capability Maturity Model Integration (CMMI) is een referentiemodel voor procesverbetering. Het wordt gebruikt bij de ontwikkeling van zowel producten als diensten en ondersteunt het volledige traject van conceptie tot disposal. Maar hoe gaat dat nu allemaal in zijn werk?
Het is voor een bedrijf niet ongewoon dat 20 tot 30 procent van de projecten faalt en dat 40 procent kampt met problemen die niet zomaar opgelost kunnen worden door betere ontwikkelaars of ontwikkeltools in te schakelen. Dergelijke problemen kunnen gaan van te hoge IT-kosten tot eindeloze of vruchteloze projecten en overschreden budgetten. Veel bedrijven beschikken duidelijk over onvoldoende maturiteit. Zij hebben nood aan procesverbetering om ervoor te zorgen dat die maturiteit stijgt en de prestaties verbeteren.
Capability Maturity Model Integration (CMMI) wordt gebruikt bij de ontwikkeling van producten en diensten. Het model ondersteunt bovendien het volledige traject van conceptie tot disposal. Dat geldt voor de disciplines software, hardware en system engineering. CMMI omvat vier procescategorieën: project management (bv. plannen en opvolgen van projecten), engineering (bv. definiëren van behoeften, ontwerp, bouw en test van het product), procesbeheer (bv. procesdefinitie, training van de organisatie) en ondersteunende processen (bv. kwaliteitsborging, meting en analyse). Het CMMI-model definieert ook 5 maturiteitsniveaus die aangeven waar uw bedrijf zich op de ladder bevindt.
Hoe CMMI implementeren?
Het uitvoeren van een gap-analyse of assessment is de eerste stap. Daarbij gaat u na waar het bedrijf vandaag staat ten opzichte van het referentiemodel en waar het wil staan na het procesverbeteringstraject. Verder moet ook nagedacht worden over de af te leggen weg. Essentieel daarbij is dat u op voorhand definieert waarom u aan procesverbetering wil doen. Is het doel een snellere levering van producten en diensten of een daling van de productiekosten? Leg gelijktijdig duidelijk meetbare doelstellingen vast die u na het verbeteringsproces wil bereiken. Die doelstellingen kunnen betrekking hebben op zowel de kosten, de doorlooptijd, de productiviteit, de kwaliteit als de klanttevredenheid. Het definiëren van uw doelstellingen helpt u ook om na afloop van het traject de return on investment te meten. Hou voor ogen dat het behalen van een hoger maturiteitsniveau geen doelstelling op zich mag zijn. Een juiste doelstelling ondersteunt één of meer van de hierboven vermelde zakelijke voordelen. Stel een duidelijk strategisch actieplan op en duid een verantwoordelijke aan voor de interne begeleiding. Zorg dat er iemand bij betrokken wordt die het model goed kent. Dat kan een eigen medewerker of een externe partij zijn.
Maturiteit in de praktijk
Het CMMI-model is opgebouwd uit 5 maturiteitsniveaus. Met uitzondering van niveau 1 zijn die allemaal opgebouwd uit specifieke processen. Elk niveau geeft een stadium weer dat doorlopen wordt als een bedrijf zijn processen wil verbeteren. Het belangrijkste aandachtspunt voor een bedrijf dat zich op een lager niveau bevindt, is het aanpakken en verbeteren van project management. Pas dan kunnen andere acties ondernomen worden.
Een bedrijf met maturiteitsniveau 1 is een just do it-organisatie met ad-hocuitvoering van taken. Het is volledig afhankelijk van de sterkte van de individuen in de organisatie. Op niveau 2 is een bepaalde basis van project management terug te vinden. De projecten worden gepland en de afspraken met leveranciers zijn duidelijk. Dat alles wordt goed opgevolgd met metingen. Bovendien wordt er toegezien op de kwaliteit van de projectuitvoering en worden de werkproducten onder configuratiebeheer geplaatst. Op het derde niveau zijn de processen binnen de organisatie gestandaardiseerd. De standaardprocessen met bijbehorende metingen worden centraal beheerd in een bibiliotheek. Als een project wordt opgestart, moeten enkel de gepaste standaardprocessen gekozen en binnen het project toegepast worden. Een bedrijf op maturiteitsniveau 4 meet de performantie van zijn processen en heeft die onder controle. De projecten en processen worden op een kwantitatieve manier beheerd. Bevindt een bedrijf zich op het hoogste maturiteitsniveau (niveau 5), dan heeft het een goed gedefinieerde set van processen waarvan de resultaten continu gemeten worden. Een bedrijf op niveau 5 is ook continu op zoek naar betere processen die leiden tot meetbare verbeteringen.
Als een bedrijf te snel de verschillende niveaus wil doorlopen, is de kans op mislukking reëel. De vereiste kennis is op dat moment vaak onvoldoende verankerd bij de medewerkers, waardoor de maturiteit terug naar een lager niveau wordt herleid. Bij 90 procent van de bedrijven faalt op die manier het procesverbeteringsproject. Een bedrijf dat bijvoorbeeld geen grondige assessment doorlopen heeft en geen duidelijke doelstellingen gedefinieerd heeft, komt in de problemen als het naar een volgend maturiteitsniveau wil evolueren. Je kan het vergelijken met een chirurg die opereert zonder voorafgaande diagnose. Een andere vaak voorkomende fout is dat de top een omvangrijk proceshandboek opstelt zonder de ‘mensen van de vloer’ erbij te betrekken, enkel met als doel een hoger maturiteitsniveau te behalen. De gedefinieerde processen zullen dan niet toegepast worden, wat nefast is voor de organisatie.
Meten is weten
De procesverbetering binnen de organisatie moet aangepakt worden als een project. Een constante meting van de resultaten en evaluatie van het project is onontbeerlijk. Daarbij is het belangrijk dat er in de beginfase duidelijk meetbare doelstellingen worden vastgelegd. Bij een onduidelijke of ontbrekende doelstelling zal de aandacht voor de maturiteitsverbetering na enige tijd afzwakken en stoppen. Als het management geen meetbare resultaten ziet, bestaat de kans dat het project vroegtijdig afgebroken wordt. Daardoor worden ook de reeds gerealiseerde verbeteringen door proceserosie tenietgedaan.
De resultatenmeting is echter geen sinecure. U legt best maximum vijf simpele maatstaven vast, zodat de evolutie van het verbeteringsproject duidelijk te volgen is. Maatstaven die duidelijk vastgelegd kunnen worden, zijn bijvoorbeeld het aantal tijdig opgeleverde projecten, het aantal gehaalde deadlines of het verschil tussen het vooropgestelde en het uiteindelijke budget. U kan het project altijd bijsturen en perfectioneren als blijkt dat de maatstaven niet gehaald worden.
