Op vakantie? Zo stel je een goede out-of-office in

De out-of-office is een traditie in het bedrijfsleven. Het is een vorm van elementaire beleefdheid dat je je contacten laat weten dat je er even tussenuit bent en hun mails niet onmiddellijk zal kunnen beantwoorden. Je doet er bovendien jezelf ook een plezier mee want je zal niet onnodig gestoord worden tijdens je verlofperiode. Nu de zomervakantie voor de deur staat, zullen de out-of-office-mails weer lustig beginnen circuleren. Heb jij ook vakantieplannen in het vooruitzicht? Je verlof begint met het instellen van een out-of-office.

Hoe stel je een out-of-office in?

Outlook

Een out-of-office is in feite een automatisch antwoord dat je kan instellen voor elke inkomende mail binnen een bepaalde tijdsperiode mee te beantwoorden. In Outlook vind je deze functie terug door op ‘Bestand’ en vervolgens ‘Automatische antwoorden’ te klikken. Dit opent een nieuw venster waar je je out-of-office bericht kan maken. Je selecteert een tijdsbereik waarin je het automatische antwoord wil verzenden en selecteert voor wie die bestemd is. Dit kunnen contacten binnen/buiten je organisatie zijn of iedereen die je een mail stuurt. Sla je wijzigingen op en je out-of-office is klaar. Om zeker te zijn kan je altijd nog een testmailtje naar jezelf sturen om te zien of het automatische antwoord verschijnt.

Gmail

Gmail laat je wat dieper graven in de instellingen om de juiste functie te vinden. Klik op het tandwiel en scrol helemaal naar beneden in het instellingenmenu om de automatische antwoorden te vinden. Nu moet je net als in Outlook een boodschap schrijven, eventueel een tijdslot aanduiden en kiezen of je het antwoord aan iedereen of enkel je bewaarde contacten wil tonen.

Wat schrijf je in een out-of-office?

Nu komt het belangrijkste gedeelte: de boodschap schrijven. Hoe je je out-of-office vorm wilt geven, kan je helemaal zelf bepalen. Er zijn natuurlijk wel enkele basisregels. Deze vier elementen moeten zeer duidelijk aan bod komen in je out-of-office:

• De periode waarin je afwezig bent
• De reden van je afwezigheid (ziekte, verlof, …)
• Wanneer je op hun mail zou kunnen antwoorden
• Wie ze in jouw plaats kunnen contacteren voor dringende zaken

Veel mensen houden hun out-of-office droog en zakelijk, maar je mag er gerust een persoonlijke en zelfs humoristische toets aan geven. Zakelijke communicatie hoeft niet altijd saai te zijn. Al moet je het natuurlijk ook weer niet té informeel maken. Tip: wacht niet tot de eerste dag van je verlof om de out-of-office in te stellen. Zo gun je je meer tijd om een creatieve boodschap te bedenken.