ICT helpt fusie tussen gemeente en OCMW in Zoersel
Zoersel is een residentiële gemeente – weinig industrie, veel groen, en dus niet onmiddellijk een plek waar je een innoverende ICT-aanpak zou verwachten. En toch is Zoersel met zijn gemeenschappelijke IT-infrastructuur voor gemeente en OCMW een unicum in Vlaanderen.
Iets meer dan 21.000 inwoners, quasi geen industrie, maar wel veel bossen en heel wat zorginstellingen. Het gemeentehuis zit in een kasteel. Een prachtige locatie, maar ze wordt te klein, en dus verhuizen de gemeentediensten weldra naar een gerenoveerd klooster, Bethaniënhuis. Voor de gemeente meteen de aanleiding om haar totale dienstverlening te herstructureren en daarbij gemeente èn OCMW als één organisatie te gaan beheren.
Eén glasvezelnetwerk
“Het onderliggende idee is: samen kunnen we meer”, zegt Bart Sebreghts, eerste schepen van Zoersel: “Op IT-vlak hebben we daarom één gemeenschappelijk platform uitgebouwd – website, mailserver, applicatieserver, databaseserver en fileserver. Iedereen gebruikt dat platform, ook de sites in de andere deelgemeenten. We hebben één gezamenlijke telefooncentrale met VoIP voor alle gemeentediensten, de scholen en de bibliotheek. We hebben nu al één VPN-netwerk voor alle lokale dienstverlening, zowel voor data als voice, maar in de komende maanden komt er een eigen glasvezelnetwerk waarover dan 85% van alle verkeer zal lopen.”
Ook op het vlak van toepassingen is er gekozen voor eenvormigheid. “Voor de buitenwereld lijkt het misschien logisch dat je gezamenlijk dezelfde toepassingen gaat gebruiken, maar elke dienst had in het verleden zijn eigen applicaties, en het is niet gemakkelijk om de muurtjes daartussen af te breken. Maar de meerwaarde die je krijgt door transversale processen is voor een organisatie als de onze gigantisch. Zo ontwikkelen we nu één centraal adressenbestand, gekoppeld aan het bevolkingsregister, dat ter ondersteuning van alle andere applicaties gebruikt zal worden – overal dezelfde schrijfwijzen, een adreswijziging wordt dan in één keer overal aangepast.
Er komt ook één notuleringssysteem voor gemeenteraad en adviesraad, wat bijvoorbeeld de zoekfunctie al veel eenvoudiger maakt – en koppel je een dossier aan een agendapunt, dan krijg je ineens ook de historiek mee. Dat geeft ook de mogelijkheid om vergaderingen op een elektronische manier voor te bereiden. Alle leden van het schepencollege kunnen dan via een webapplicatie op voorhand al over agendapunten hun opmerkingen geven, zodat we onmiddellijk weten waaraan meer tijd moet worden besteed. De raadsleden gaan dan ook elektronisch kunnen stemmen tijdens de zitting, met een scherm voor zich waarmee ze ook documenten kunnen raadplegen. Alle stemmen komen vervolgens automatisch in het notulensysteem terecht. Dus geen stapels papier meer, wat de doorlooptijd gaat versnellen.”
Naar de burger
Ook eenvoudige praktische dingen zoals het reserveren van lokalen, maaltijden of een poetshulp bij het OCMW, of melden dat ergens een voetpad of verlichting moeten worden hersteld, kunnen nu dankzij een frontoffice module door de medewerkers rechtstreeks ingegeven worden – alweer een tijdsbesparing. Sebreghts: “We starten ook met een proefproject om meer huisbezoeken te gaan afleggen voor dienstverlening naar voornamelijk senioren toe of naar mensen die zich moeilijk kunnen verplaatsen. We gaan dan met notebook en printer ter plaatse, met een draadloze verbinding zodat de medewerker daar over alle gegevens beschikt die hij ook hier op het gemeentehuis zou hebben.”
Zoersel gaat in het nieuwe gemeentehuis ook het concept van hot desking invoeren. “Iedereen moet dan op elke pc kunnen aanloggen, als je een burger moet helpen, neem je gewoon ergens een vrije pc”, legt Sebreghts uit. “Weet je: in geen enkele sector heb je zoveel mogelijkheden om deeltijds te werken als hier, en dus heeft het geen zin meer een bepaalde plek toe te wijzen aan één persoon. Er mogen trouwens geen gegevens op de lokale harde schijven meer bewaard worden, alles gaat centraal naar de server.”
Klaar voor eID
De schepen schat dat er puur op het vlak van IT een investering mee gemoeid is tussen 800.000 en 1 miljoen euro. Ook alle pc’s worden vervangen en ze krijgen meteen al een eID-lezer mee om de elektronische identiteitskaart voor het aanloggen te kunnen gebruiken zodra de toepassingen er klaar voor zijn. Er wordt intussen ook hard gewerkt om al die applicaties van een single sign-on te voorzien.
“Uiteindelijk hebben we op twee jaar tijd een bijzonder veelzijdig systeem uitgebouwd”, zegt Bart Sebreghts, “maar het is wel een project dat nooit af is, er zullen altijd nieuwe uitdagingen en mogelijkheden opduiken. We hebben wel niets overhaast gedaan, alles stap-voor-stap, de mensen moeten kunnen volgen en ook je backoffice moet het aankunnen. Onze hoofdpartner in dat hele traject is CIPAL, dat voor de infrastructuur en een aantal centrale applicaties zorgt. Maar dat betekent niet dat we getrouwd zijn met CIPAL, we geloven niet dat één leverancier voor alles de beste kan zijn.”
