Case: “KMO zet boekhouding het best in de cloud”
De twee Watz-oprichters, waaronder Gert Haubrechts: "“Een KMO die zijn eigen boekhouding voert, heeft volgens mij geen ander alternatief dan Exact Online.”
Watz is een van de boeiende nieuwe spelers op de markt van energieleveranciers die er sinds de liberalisering van de energiemarkt zijn bijgekomen. Ze leveren 100% Belgische én 100% groene stroom en dat aan bijzonder haalbare prijzen. Maar ze onderscheiden zich vooral door hun transparante aanpak en persoonlijke service.
Om zich volledig op die service te kunnen concentreren, mag er niet te veel tijd verloren gaan aan boekhouding en andere administratie. Een betrouwbaar softwarepakket dat een groot deel van de taken automatiseert maakt dan een groot verschil. ”Vroeger werkten we met ProAcc, dat zijn taak meer dan behoorlijk vervulde, maar helaas een beperking heeft inzake het aantal klanten”, vertelt Gert Haubrechts, mede-oprichter van Watz. ”Omdat we deze limiet bereikt hadden, werd ons van meerdere kanten Exact Online aangeraden.”
Niet alleen vond Watz ook in Exact Online alles wat ze van een boekhoud- en beheerpakket verwachtten, ze kregen dit voortaan ook aangeboden vanuit de cloud als een dienst in plaats van het pakket te kopen en onsite te installeren. ”Boekhoudsoftware in de cloud heeft eigenlijk alleen maar voordelen”, stelt Gert Haubrechts vast: ”Wanneer ik nu naar een klant ga, kan ik net voor het bezoek nog even de financiële status en historiek van de klant controleren, zodat ik weet welke commerciële acties voor deze klant mogelijk zijn. Bovendien kunnen we tijdens de meeting al meteen acties voor de boekhouding opstarten. En thuis of op vakantie kunnen we geregeld checken of alles nog verloopt zoals het hoort, een hele geruststelling voor bedrijfsleiders zoals wij.”
Twee dagen extra voor klantgerichte acties
Exact Online biedt vanuit de cloud alle functionaliteit en automatisering die Watz nodig heeft. ”Het automatisch importeren van facturen zorgt voor een enorme tijdbesparing”, geeft Gert Haubrechts als voorbeeld, ”daar moesten we vroeger soms uren aan knutselen om die ingevoerd te krijgen. Maar de grootste tijdbesparing zit toch in de betalingen. De bankgegevens worden automatisch gematcht, wat een enorme tijdwinst oplevert tegen het manueel invoeren van vroeger. En ook de domiciliëringen worden sinds kort door Exact Online verwerkt. Alles bijeen besparen we zo bijna twee werkdagen per maand, allemaal tijd die we nu aan klantgerichte acties kunnen besteden.”
Ook de integratie met andere pakketten stemt Gert Haubrechts bijzonder tevreden. ”Wij hebben een beheerpakket specifiek voor energieleveranciers. Dat pakket integreert perfect met Exact Online, zodat we geen extra tijd verliezen door het herinvoeren van gegevens van het ene pakket in het andere. Het omgekeerde had ons verbaasd, want Exact Online beschikt over een standaard en open integratieschema waarmee het vlot integreren is.”
Bij cloudsoftware stelt men zich soms vragen bij de ondersteuning, maar dat is bij Exact Online absoluut niet nodig, stelt Gert Haubrechts gerust: ”De reactiesnelheid is ongezien hoog. Op een vraag aan de helpdesk online krijg je gegarandeerd binnen de 24 uur een antwoord. En via telefoon kan je op directe ondersteuning rekenen.”
De keuze voor Exact in de cloud is de juiste gebleken voor Watz: flexibiliteit en mobiliteit worden gekoppeld aan een uitgebreide functionaliteit en uitstekende integratie, en dit alles aan een betaalbaar maandelijks bedrag. “Een KMO die zijn eigen boekhouding voert, heeft volgens mij geen ander alternatief dan Exact Online”, besluit Gert Haubrechts tevreden.
