Het papierloze kantoor: van visionair idee tot onvervuld droombeeld

Het droombeeld van een papierloze werkvloer lijkt een erg moderne uitvinding, maar is ondertussen al bijna een halve eeuw oud. Zowat gelijktijdig met de eerste computers met beeldschermen ontstond de hoop dat we in de toekomst al onze informatie via een interface zouden kunnen verwerken, zonder tussenkomst van velletjes papier.

De geboorte van het papierloos kantoor

Het effectieve verwoorden van dit ontkiemende ideaal in het concept van het ‘papierloos kantoor’ gebeurde in 1975, in een artikel dat in het Amerikaanse blad Business Week werd gepubliceerd. De tekst handelde over het kantoor van de toekomst. Achter de pen zat George Pake, een van de pioniers van de desktop en indertijd hoofd van het invloedrijke Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Hij beschreef in het visionaire stuk hoe werknemers over twintig jaar hun documenten “met een druk op de knop” zouden kunnen oproepen op een scherm, wat de nood aan papier zou doen verdwijnen. Het eerste deel van die voorspelling is uitgekomen, het tweede deel blijft vooralsnog een streefdoel.

Commerciële kansen

Pake’s visie wist anderen te inspireren, of toch ten minste te overtuigen van de commerciële kansen dat een dergelijk streven bood. Drie jaar na het artikel registreerde het Amerikaanse bedrijf Micronet Inc als eerste (en enige) een patent voor de term ‘papierloos kantoor’. Het naakte feit van de registratie van het patent is dezer dagen nog terug te vinden in de online databank van het United States Patent and Trademark Office. Wat Micronet precies heeft aangevangen met dat octrooi en welke producten het effectief aanbood om papiervrij werken mogelijk te maken, is verloren gegaan voor de geschiedenis.

Feniks

Het zaadje van het papierloos kantoor is in 1975 geplant en is blijven woekeren in de geesten, zelfs al bleek het niet meteen uitvoerbaar, ook niet na twintig jaar. Als concept en ideaalbeeld is het papierloos kantoor te vergelijken met een feniks: vaak doodverklaard, om nadien dan toch weer uit de assen te verrijzen. In de jaren na 1975 en de lancering van de eerste echte personal computers in 1981 was het een paradox: computers doken almaar meer op in het straatbeeld, maar tegelijkertijd steeg ook het papiergebruik sterk.

Daar zat de komst van de computerprinter – ironisch genoeg is de laserprinter uitgevonden in de labs van Xerox PARC – voor een belangrijk deel tussen. Zowel laserprinters als inkjetprinters kwamen in de jaren ’70 voor het eerst op de markt, en droegen bij aan de steile toename van het verbruik van papier op kantoor in de volgende decennia.

Kleitabletten

Zelfs met de recente ontwikkeling van de smartphone en de tablet, die qua vorm de historische cirkel mooi rond maken met de kleitabletten waarop de allereerste menselijke geschriften zijn vastgelegd, ziet het er niet meteen naar uit dat we snel zullen minderen in ons gebruik van papier. In onze uitgebreide analyse over hoe het papierloze kantoor het momenteel er voor staat, gaan we al dieper in op de jaarlijkse berg aan papier die de mensheid in haar geheel verzet. Kort samengevat: ondanks de snelle technologische ontwikkeling van de laatste jaren, is het globale niveau van papiergebruik de laatste jaren vrij constant gebleven.

Dat totaalcijfer vormt natuurlijk een gemiddelde dat lokale evoluties uitvlakt. Zo lijken er wel gunstige tekens te zijn voor de voorvechters van het papierloze kantoor als je kijkt naar papierverbruik in westerse landen, dat wel geleidelijk aan is afgenomen in de afgelopen vijftien jaar. Experts gaan ervan uit dat die trend zich zal voortzetten, met dank aan generatie Y – de millenials die opgegroeid zijn met de personal computer. Zij hebben dankzij hun vertrouwdheid met digitale toepassingen minder nood aan papier.

De mythe

Bijna even oud als de droom van het papierloze kantoor is de scepsis over het hele idee. Een belangrijk academisch werk op dat vlak is The Myth of the paperless office, een studie uit 2001 uitgevoerd door Abigail Sellen en Richard Harper. Sellen was een cognitieve psycholoog werkzaam bij HP, Richard Harper een onderzoeker naar socio-digitale systemen bij Microsoft.

Zoals de professionele posities van de onderzoekers al aangeven, keek de studie vooral naar het gebruik van papier vanuit een psycho-sociaal standpunt. Ze voerden veldonderzoek uit op de werkvloer en keken naar hoe organisaties concreet met hun papier omgaan. Hun conclusie was duidelijk: papier blijft belangrijk “omdat de technologie die [werknemers] tot hun beschikking hebben als alternatief voor papier niet alle mogelijkheden biedt die ze nodig hebben”. Sellen en Harper schoven in hun conclusie een kantoormodel naar voren dat zowel papier als technologie integreert op een optimale manier.

Gestage vooruitgang

Afgaande op de huidige realiteit heeft het gecombineerde model van Sellen en Harper meer kans op slagen in de nabije toekomst dan het ideaal van het volledige papiervrije kantoor. De technologische barrière is maar één obstakel dat papierloos werken moeilijk maakt en dan nog niet eens het grootste. Vooral voorschriften en de investeringskost houden bedrijven tegen om de overschakeling te maken. Op dat eerste vlak maakt men gestaag vooruitgang door wettelijke hervormingen, het tweede aspect blijft een heikel punt. Bedrijven hechten wel meer belang aan inspanningen om papierverbruik zo veel mogelijk te beperken, maar de komst van een compleet papierloos kantoor is voor de meeste experten nog niet voor binnenkort.