Waarom komt het papierloos kantoor niet van de grond?

Het idee van een maatschappij die zonder papier werkt, is bijna even oud als het ontstaan van de computer in het midden van de twintigste eeuw. De capaciteiten van de eerste machines met beeldscherm deden mensen dromen van een situatie waarin papier overbodig was. Het bleek echter gemakkelijker gedroomd dan gedaan, ondanks de verregaande digitalisering die ondertussen heeft plaatsgevonden. Bepaalde taken die we vroeger volledig aan papier toevertrouwden, zijn inmiddels voor een groot deel overgenomen door computers en andere toestellen. Schrijven bijvoorbeeld, is bijna volledig digitaal geworden. Alleen voor het jaarlijkse kerstkaartje halen we nog een pen boven.

En toch blijven we er met z’n allen miljoenen velletjes doorjagen, dag na dag. Het ziet er niet naar uit dat die trend binnenkort gekeerd zal worden. Is het papierloze kantoor een realistisch streefdoel of een hopeloze utopie? Er zijn alvast verschillende programma’s en producten beschikbaar die hun steentje bijdragen aan het doen uitkomen van de papiervrije droom.

Vraag je iemand op de man af of papierloos werken een goed idee is, dan zal deze daar waarschijnlijk ‘ja’ op antwoorden. De middelen die je daarvoor nodig hebt, zijn bovendien beschikbaar. Toch is die grote omslag er nog niet gekomen. We kijken naar de voordelen van een omschakeling, en welke obstakels er nog bestaan.

Papierloos gaan

Beeldschermen hebben een centrale rol opgeëist in onze werkomgeving, in de vorm van computers en andere applicaties. Twee decennia geleden geloofde men nog dat de verspreiding van de pc het gebruik van papier zou terugdringen, een hoop die later opnieuw zou opduiken bij de lancering van de tablet. De verwachtte duik in het verbruik van papier is echter uitgebleven. We zijn onze papieren documenten gewoon rondom de computer gaan stapelen.

Volgens Statista is het globale papier- en kartongebruik per persoon per jaar tussen 2006 en 2012 stabiel gebleven, op zo’n 57 kg per capita. Alleen in 2009 is er een dipje op te merken naar 54 kg, maar die afname was het jaar nadien alweer verdwenen. Er zijn geen globale cijfers over consumptie voor de laatste vier jaar, maar de wereldwijde productie van papier en karton is alvast niet afgenomen: in 2014 was dat 406,5 miljoen ton. Maken we zelf de rekensom bij benadering, dan zou dat betekenen dat er een lichte daling is naar 56 kg papier en karton per hoofd in dat jaar. Niet meteen een indicatie dat we klaar zijn om papier achter ons te laten.

Verdeelde meningen

Het papierverbruik is een waarneembar feit, maar het is ook duidelijk uit enquêtes dat een aanzienlijk percentage van werknemers en werkgevers niet meteen staat te springen om papierloos te gaan. Online peilden we een jaar geleden via zustersite Smartbiz.be naar het printergebruik binnen bedrijven. We vroegen aan beslissingsnemers onder andere of ze ernaar streefden om een papierloos kantoor te realiseren. Iets minder dan de helft van de bevraagden (46,7 procent) antwoordde ‘ja’ op die vraag. Hetzelfde komt naar voren in een gelijkaardige studie van Viadesk, die specifiek naar papierloos werken peilt bij werknemers. Hun cijfers van 2015 tonen dat 52 procent van de Belgen en 46 procent van de Nederlanders het papierloos kantoor een realistisch vooruitzicht vindt. Opvallend: in de peiling die Viadesk in 2013 uitvoerde, was het gemiddelde percentage van personen die geloofden in papierloos gaan nog 85 procent.

Utopie

De neuzen staan dus zeker niet in dezelfde richting wat betreft het wel of niet werken met papier. We gaan te rade bij archiefspecialist Merak met de vraag: is het papierloze kantoor een realistisch project? “Honderd procent papierloos gaan is op dit moment een utopie,” zegt Nicolas Uyttenhove, sales- en marketingmanager bij Merak. “Gewoon al omdat er voor heel wat documenten nog wettelijke vereisten zijn om deze op papier te bewaren. Maar feit is ook dat digitalisering van een bestaand archief nog altijd vrij duur en arbeidsintensief is, iets waar sommige bedrijven zich aan durven mispakken.” De goedkoopste optie voor het stockeren van een ‘passief archief’, documenten die weinig of nooit hoeven geraadpleegd te worden, is nog altijd om deze gewoon in papieren vorm te laten bewaren.

Nietjes

Het zal je misschien verrassen wat ervoor zorgt dat het omzetten van papier naar digitale bits zo arbeidsintensief maakt. Het is niet het scanproces zelf, dat erg snel verloopt en gemakkelijk tot enkele honderden pagina’s per minuut kan verwerken.

De grootste tijdroof zit in het voorbereidende werk: het verwijderen van nietjes en paperclips, het sorteren van de documenten. Ook in hoe de digitale bestanden uiteindelijk benoemd en georganiseerd zullen worden, kruipt heel wat werk en kan je best op voorhand grondig bekijken. “Het zijn voornamelijk grote bedrijven die zich momenteel engageren om papier terug te dringen, vanuit kmo’s krijgen we die vraag veel minder,” aldus Uyttenhove.

Druk op de knop

Er hangt dus een behoorlijke investering aan digitaliseren vast, en het is niet voor elke situatie de beste oplossing. Maar eens je de overstap hebt gemaakt, kan je wel enkele grote vruchten plukken. De grootste troef van het inscannen van je archief is het gebruiksgemak. Je zet je papieren niet zomaar om naar een digitaal vel: met behulp van OCR-technologie wordt de tekst data. Die data is te doorzoeken en een pak eenvoudiger op te vragen dan het speuren naar de juiste ringmap in een kast. Die gegevens kunnen ook theoretisch gezien van overal opgevraagd worden, waardoor je fysieke locatie minder belangrijk wordt. Voor bedrijven die telewerken willen mogelijk maken, is dit uiteraard belangrijk. Tot slot is het niet alleen eenvoudiger om de data die je nodig hebt te vinden, het gaat ook stukken sneller. “Je drukt bij wijze van spreken gewoon op een knop om het juiste document voor je te krijgen. Als je papieren ergens in een archiefkast liggen of op een andere locatie worden bewaard, dan ben je veel meer tijd kwijt,” stelt Sven Hertogs, projectmanager bij Merak. De fysieke ruimte die je bespaart door het vervangen van papier is uiteraard ook mooi meegenomen.

Integratie

Is het enkel de kost en de wetgeving die het overstappen naar digitaal tegenhouden? “Nee, er zijn nog wel andere redenen aan te halen. Een ander obstakel is veiligheid,” zegt Uyttenhove. “Digitale bestanden zijn eenvoudiger te verliezen. Een werknemer hoeft maar per ongeluk op ‘delete’ te drukken om de informatie kwijt te zijn, terwijl je bij papier toch al actief iets moet willen verscheuren om een document te doen verdwijnen.”

Naast de veiligheidsoverwegingen blijven er ook nog altijd genoeg technologische hindernissen die men moet overwinnen en die de kosten van het digitaliseren de hoogte in jagen. De verschillende programma’s die je in je bedrijf gebruikt om papier te vervangen, moeten met elkaar geïntegreerd zijn om een soepele doorloop van data mogelijk te maken. Je e-maildienst, je CRM-pakket, je boekhoudsoftware: wil je 100 procent papierloos gaan, dan moet je software intern op elkaar zijn afgestemd, én op de buitenwereld. Want je moet natuurlijk ook data kunnen uitwisselen met klanten en leveranciers.

Collectieve stap

Je kan in feite maar volledig papierloos gaan als iedereen dat doet. Zolang je nog leveranciers of klanten hebt die met papier werken, is de papierstroom niet tegen te houden. En dat is dus niet in één-twee-drie op te lossen door iedereen te verplichten software te gebruiken: de verschillende programma’s moeten ook met elkaar kunnen samenspelen. Een omschakeling gaat bovendien bijna altijd gepaard met de noodzakelijke trainingen voor het personeel. Allemaal factoren die verklaren waarom bedrijven de boot afhouden. “Ik denk niet dat het momenteel wenselijk is om volledig papiervrij te werken,” stelt Hertogs. “Ik verwacht pas dat het over tien jaar mogelijk is om echt papierloos te werken. De omgeving en de wetgeving moet nog volgen.”