Papier digitaliseren: welke hardware en software heb je nodig?

Overschakelen van papier naar digitaal doe je niet op één dag. Zoals we in een eerder artikel al toelichten, vraagt het een behoorlijke investering van tijd en werk om de omschakeling te maken. Om het helemaal goed te doen, moet je je bestaande papieren documenten overzetten naar een digitaal medium en je dagelijkse werkroutine omgooien zodat je geen papier meer produceert. We tekenen hieronder geen compleet stappenplan om papierloos te gaan, maar we behandelen de belangrijkste aspecten waar je werk van kan maken.

Betaling

Facturen zijn een van de belangrijkste redenen waarom de meeste mensen nog altijd post ontvangen en versturen. Een huisadres is dan ook een vast gegeven waarvan een bedrijf redelijk zeker kan zijn dat een verstuurde brief er ook effectief aankomt en gelezen wordt. Een e-mailadres heeft een meer tijdelijk karakter. Daarnaast worden facturen, ook als ze via mail binnenkomen, soms nog afgedrukt om een boekhouding op orde te houden. De algemene digitalisering van de samenleving zorgt er echter voor dat dit snel aan het veranderen is. De pluspunten van e-facturen hebben de laatste jaren sterk aan belang gewonnen. Consumenten gaan ook vaker op hun strepen staan en verwachten dat ze de optie hebben om hun rekeningen in digitale vorm te ontvangen.

E-factuur

Voor het digitaal opstellen en klasseren van facturen bestaan ondertussen tientallen softwarepakketten en platformen op de markt. Een opsomming van beschikbare toepassingen zou ons iets te ver brengen, maar we kunnen gerust stellen dat er voor elke specifieke bedrijfsnood wel een aansluitende oplossing te vinden is. Kijk dus eerst goed rond, voor je je aan een bepaald programma of platform vastmaakt. Het begint trouwens steeds meer een vereiste te worden. Sinds dit jaar aanvaardt de overheid zowel in België als in Nederland alleen nog digitale facturen.

Scannen

Wil je zelf je archief digitaliseren, dan is er één stuk hardware waar je niet zonder kan: een goede scanner. Heb je een kopieermachine of multifunctionele printer ter beschikking, dan is er een grote kans dat je hiermee ook documenten kan inscannen. Je zal met deze hardware echter geen hoog tempo kunnen ontwikkelen, daarvoor is een aparte scanner nog altijd het beste instrument. De Epson WorkForce DS-860 (649 euro) en de Xerox DocuMate 5460 (894 euro) zijn beide krachtpatsers die tientallen pagina’s per minuut kunnen verwerken. Heb je geen honderden vellen die je moet inscannen en kan je wat inleveren op prestaties, dan zijn de Canon CanoScan LiDE220 (79,99 euro) of de Epson Perfection V39 (89,99 euro) interessante opties. Dit zijn eerder fotoscanners, maar kunnen dienen om op kleine schaal documenten te digitaliseren.

Een gewone scan is trouwens alleen aangeraden als je documenten puur digitaliseert om ze te archiveren en niet van plan bent om deze veel te raadplegen. Je loopt anders namelijk een van de grootste voordelen van digitaal documentbeheer mis: het vermogen om je papieren documenten op termen te doorzoeken.

OCR

Via ‘optical character recognition’ (OCR)-software kan een scanner de tekst op een papier omzetten in een doorzoekbare tekst. Het is dezelfde technologie die bijvoorbeeld ook wordt gebruikt om nummerplaten te herkennen. Daarbij kan men gebruik maken van twee types algoritmes om tekens op een pagina te vertalen naar digitale lemma’s: patroonherkenning, of het meer geavanceerde ‘feature extraction’.

Bij patroonherkenning worden tekens vergeleken met een bestaande database van afbeeldingen. Feature extraction gaat dieper en analyseert tekens op bepaalde eigenschappen (denk aan lijnen en rondingen) om deze te matchen met het juiste symbool. Bij heel wat scanners wordt standaard OCR-software bijgeleverd en ook verschillende ‘document management systems’ komen met de capaciteit (waarover zo direct meer), maar er zijn ook aparte pakketten beschikbaar.

Nauwkeurigheid

Bezit je software waarmee je documenten kan omzetten in pdf-bestanden, en in de omgekeerde richting ook pfd-bestanden kan creëren, veranderen en omzetten in andere bestandstypes, dan heb je waarschijnlijk al toegang tot OCR.

De belangrijkste eigenschap van OCR is diens accuraatheid: hoe waarheidsgetrouw kan de software de tekst van een oorspronkelijk document dupliceren? Bedrijven adverteren vaak accuraatheidspercentages om hun pakket aan de man te brengen.

Een ander aspect waar je op moet letten wanneer je van plan bent om een scanner aan te schaffen is de taalkennis van de OCR-software. Sommige pakketten maken gebruik van een vast lexicon of woordenboek om de accuraatheid van een scan te verhogen. Net zoals in vele takken van computertechnologie regeert het Engels hier, wat niet erg handig is als het merendeel van je teksten in het Nederlands is opgesteld. Verder zijn er uiteraard ook kwaliteiten als gebruiksvriendelijkheid, functies en ondersteuning die van belang zijn wanneer je overweegt om software aan te schaffen.

Alternatieven

Adobe Acrobat DC, Nuance OmniPage en Abbyy FineReader zijn drie populaire OCR-programma’s. Acrobat DC komt in een standard- en pro-versie en voorziet interessante professionele functies zoals elektronische ondertekening, maar is ook een van de duurste pakketten op de markt. FineReader bevindt zich rond hetzelfde prijspunt en legt zich toe op snelheid in het verwerken van documenten, onder andere door diverse automatiseringsopties in te bouwen. OmniPage bevat niet dezelfde weelde aan functies of geavanceerde automatisatie als Acrobat DC of FineReader, maar biedt een solide basisfunctionaliteit aan een lagere prijs.

Documentbeheer

Een andere crux van het digitaliseren van je documenten is het ‘document management systeem’ (DMS), ook aangeduid als ‘document management software’. Dit programma maakt het mogelijk om op een algemeen niveau de verschillende types van documenten te beheren die je bedrijf produceert of ontvangt.

Het voorziet onder andere zoekfunctionaliteit om alle teksten te doorspitten. Het laat toe om de toegang tot bepaalde documenten te controleren en te beperken, of om wijzingen aan documenten bij te houden en eventuele vorige versies terug op te roepen. Sommige DMS-platformen komen ook met eigen OCR-capaciteit om het scannen te ondersteunen.

Digitale archiefkast

De precieze definitie van wat een DMS inhoudt, durft te variëren afhankelijk van welke bron je raadpleegt; sommigen definiëren het algemeen als een platform waarop je documenten kan organiseren, opslaan en delen. Anderen gebruiken de term enkel om de softwaresuites aan te duiden die een totaalpakket inclusief scanning aanbieden. Wij houden hieronder de eerste en bredere definitie aan. Simpel gesteld: het DMS is de digitale versie van de archiefkast waar je je documenten in kwijt kan – het voorziet de noodzakelijke software-infrastructuur om papierloos te gaan. Het kan een eenvoudige opslagdienst zijn, maar evengoed een geavanceerd platform.

Bij het kiezen van een document management system is de eerste vraag die een bedrijf zich moet stellen: wil ik de applicatie binnenshuis of buitenshuis hosten? Opteren voor het draaien vanaf een eigen server, dan wel de cloud, brengt zijn eigen voordelen en nadelen met zich mee.

Ter plekke

Het grootste voordeel van het zelf hosten van een DMS is dat je te allen tijde de controle behoudt over het platform. Je moet niet op een ander bedrijf vertrouwen om beschikking te hebben tot het programma en bij eventuele updates kan je zelf kiezen of je deze installeert. Je hoeft bovendien ook geen internetverbinding te hebben om aan je documenten te geraken.

De keerzijde van zelf hosten is dat je een behoorlijke som geld op voorhand zal moeten investeren om je licenties aan te schaffen. De aankoopformules variëren per ontwikkelaar. Sommigen rekenen een basisprijs voor de software plus bijkomende licentiekosten per gebruiker, andere vragen gewoon een betaling per licentie. Soms komt er ook nog een installatiekost bij kijken, net zoals voor het onderhoud en de ondersteuning van het systeem wanneer je dat niet zelf in handen wilt nemen. Verder zal je als bedrijf zelf voor een back-upconfiguratie moeten zorgen die als vangnet kan dienen wanneer er iets ter plekke misloopt. De opslagruimte die je kan toewijzen aan je DMS is gekoppeld aan wat je server voorziet.

De cloud

De pro’s en contra’s van de cloud zijn het spiegelbeeld van deze van het zelf hosten: je geeft controle op in ruil voor meer flexibiliteit. Bij een cloudplatform is het onderhoud en de verantwoordelijkheid van het functioneren van de software volledig in handen van de provider, je hoeft zelf geen IT-krachten aan te stellen voor het beheer. Een clouddienst laat ook een grotere mobiliteit toe omdat de applicatie vanop eendere welke locatie met internettoegang kan geopend worden.

Daartegenover staat dan wel dat die internetverbinding noodzakelijk is om aan je documenten te komen. Als er toch iets misloopt met je netwerk, dan kan dat grote repercussies hebben voor het functioneren van je bedrijf als geheel. Kosten worden meestal maandelijks berekend op basis van het aantal gebruikers, de gevraagde functies en de noodzakelijke opslagruimte. Cloudservices bieden een groeimarge voor je opslag, maar ze leggen ook limieten op voor het maximum waarover je kan beschikken.

Een DMS kiezen

Zoals we eerder al hebben aangehaald, omvat een brede definitie van document management software programma’s die sterk kunnen verschillen op vlak van functionaliteit. Gewone opslagdiensten met een professioneel tintje, zoals pakweg Dropbox for Work of OneDrive for Business, vallen onder de noemer en concurreren met gespecialiseerde softwarepakketten die geavanceerde back-up-, organisatie- en formateringsmogelijkheden toelaten, gecombineerd met scanningssoftware.

Nadat je het eerste criterium hebt vastgelegd (de cloud of binnenshuis), kan je gerichter gaan zoeken naar de oplossing die het beste aansluit op je situatie en je noden. Naast de beschikbare functies (en de kostprijs) zijn integratie en ondersteuning enkele van de belangrijkste aandachtspunten in de zoektocht naar het ideale document management systeem. Dat gaat over het controleren hoe goed het programma overweg kan met andere software en verschillende hardware. Sommige DMS-applicaties kan je op mobiele toestellen draaien, anderen houden het bij de desktop. Een ander aspect dat een rol speelt is de beveiliging, iets dat voornamelijk de kop op zal steken wanneer je voor de cloud kiest.

Mentaal proces

Omschakelen naar papierloos werken vraagt investeringen in software en hardware, maar kan alleen slagen als je bedrijf ook mentaal de omslag maakt. Dat betekent niet alleen dat je je werknemers traint om met de nieuwe programma’s en toestellen te werken; om honderd procent papiervrij te gaan moet ieder voor zich zijn werkroutine onder de loep nemen en bijstellen. Routines doorbreken is niet altijd even gemakkelijk; het vraagt discipline en tijd. Behalve als je radicaal al je printers aan de deur zet (niet echt een aan te raden strategie) zal er altijd een overgangsperiode nodig zijn om uiteindelijk tot het streefdoel van een papierloos kantoor te komen.

Emotie boven ratio

Op korte termijn blijven we informatie op velletjes papier drukken. Experts schatten dat het binnen tien à twintig jaar mogelijk zal worden voor bedrijven om de omschakeling te maken naar een digitaal en papiervrij kantoor. Betekent dit dat beschreven papier volledig uit de samenleving zal verdwijnen? Daarover valt te discussiëren. Rationele argumenten moeten het soms afleggen tegen emotionele redenen. Vraag dat maar aan de boekensector, waar gedrukte boeken nog altijd het grootste deel van de omzet uitmaken ondanks de beschikbaarheid van e-books.