Hoe kies je een voorraadbeheersysteem?

Online en offline verkoop komen steeds vaker samen. Wanneer een fysieke winkel via een webshop producten gaat verkopen, is het van belang dat het voorraadbeheer goed geregeld wordt. Hierbij is een goede koppeling tussen de webshop en de kassa in de fysieke winkel essentieel. Een voorraadbeheersysteem bespaart een kmo veel tijd bij het voorraadbeheer, beperkt de kans dat klanten teleurgesteld worden wanneer een product niet op voorraad blijkt te zijn én speelt in op de behoefte van online shoppers om de voorraad van een product te zien.

Hoe werkt een voorraadbeheersysteem?

De huidige voorraadbeheersystemen maken gebruik van een Point of Sale (POS): een computergestuurde kassa. Hierop draait de software. De mogelijkheden daarvan zijn sterk afhankelijk van het systeem in kwestie. Alle voorraadbeheersystemen bevatten basisfunctionaliteiten, zoals het beheren van productdata, het afrekenen met klanten, het bestellen bij de leverancier, het automatisch verwerken van voorraadmutaties en het bijhouden van de omzet. Hoe de systemen dit regelen en welke uitbreidingsmogelijkheden daarnaast nog mogelijk zijn, varieert echter per systeem. Ook de technische architectuur kan erg uiteenlopend zijn. Hieronder is de technische architectuur van voorraadbeheersysteem Microcash in blauw omcirkeld.

Door de grote verschillen in voorraadbeheersystemen is het van belang om van tevoren vast te stellen wat je ermee wilt bereiken. Stel (functionele) eisen op voor het systeem en leg deze voor aan de leverancier.

1. Bepaal het doel

Bedenk wat je wilt bereiken met het systeem. Is het puur de voorraadsynchronisatie tussen online en offline, of zijn ook zaken als een klantenpas, acties, loyaliteitsprogramma’s en innovatieve mogelijkheden zoals een instore kiosk of de mogelijkheid om een webshopbestelling te ruilen in de winkel belangrijk binnen uw omnichannel-strategie? Houd er rekening mee dat in de meeste gevallen geldt: hoe geavanceerder het voorraadbeheersysteem moet zijn, des te duurder het is.

2. Bereid je bestaande data voor om te integreren in het voorraadbeheersysteem

Beschikt de webshop al over een rijke database met productdata? Dan is de kans groot dat deze database ook bruikbaar is voor het voorraadbeheersysteem. Het is in ieder geval belangrijk dat bij alle producten de juiste EAN-codes zijn opgenomen. Deze codes worden gebruikt bij het scannen met de barcodescanner en om productdata van de webshop met de POS te kunnen koppelen. Daarnaast moeten er mogelijk ook nog andere waarden bij de producten worden opgenomen, zoals BTW-tarief, omzetgroep, artikelnummer en leverancier. Onderschat het optimaliseren van de data niet. Het voorraadbeheersysteem kan pas echt goed werken als alle data correct zijn.

3. Plan het productbeheer binnen het voorraadbeheersysteem

De voorraadbeheersystemen eisen in elk geval de naam, EAN-code en verkoopprijs van de producten. Bij ruim de helft van de onderzochte systemen is het noodzakelijk om deze data vanuit de software van het voorraadbeheersysteem in te voeren. Wel kan er bij de start van de ingebruikname van het systeem eenmalig een import worden gedaan van de al verzamelde webshopproductdata. Vervolgens zal het productbeheer van alle producten via de software van het voorraadbeheersysteem gaan. Wanneer de webshop honderden of duizenden producten heeft, zal dit een drastische en mogelijk onwenselijke beperking zijn. Er zijn ook systemen waarbij dat niet verplicht is. Daarbij is het niet noodzakelijk om nieuwe producten eerst via de software van het voorraadbeheersysteem in te voeren. Houd er wel rekening mee dat de webbouwer mogelijk extra velden moet toevoegen in de beheeromgeving van de webshop. Ontdekt welke mogelijkheid het gewenste systeem biedt en bepaal wat het beste bij je bedrijf past.

4. Zoek naar een systeem met ervaring binnen je branche

Niet elk voorraadbeheersysteem is geschikt voor elke branche. Zo zijn er systemen die bijvoorbeeld alleen geschikt zijn voor kledingwinkels. Het voordeel van een systeem dat ervaring heeft in jouw branche, is dat dit systeem inspeelt op hoe de producten en contacten met leveranciers geregeld zijn in die specifieke sector. Zo zal de kans groter zijn dat er bijvoorbeeld Electronic Data Interchange (EDI) mogelijk is met leveranciers in die branche. EDI is een standaard waarmee bestellingen naar de leverancier gemakkelijk elektronisch kunnen worden uitgewisseld tussen het systeem en de leverancier. Daarnaast biedt het een grotere zekerheid als het systeem al door meerdere bedrijven wordt gebruikt in combinatie met een webshopkoppeling.

5. Bekijk hoe het voorraadbeheersysteem aan de webshop wordt gekoppeld

Is er een extensie beschikbaar voor het e-commerceplatform waarop de webshop draait? Is deze extensie gemakkelijk zelf in te bouwen (plug-and-play), is hier hulp van de webbouwer bij nodig, of wordt deze door de ontwikkelaar van het voorraadbeheersysteem ingebouwd in de webshop? Is er ook voldoende documentatie beschikbaar om de webshopkoppeling tot stand te brengen? Bespreek dit goed van tevoren om verrassingen achteraf te voorkomen.

6. Ontdek hoe het voorraadbeheersysteem omgaat met storingen

Vanzelfsprekend is het belangrijk dat er in de winkel afgerekend kan blijven worden op het moment dat er een storing is. Kan de kassa blijven functioneren op het moment dat het internet wegvalt? Ook is het van belang dat de webshop kan blijven functioneren bij een storing in de winkel, zodat je geen orders misloopt. Wat gebeurt er met de voorraadaanduiding op het moment dat er geen verbinding met de kassa kan worden gemaakt? Kunnen de producten in de webshop besteld blijven worden op het moment dat er een storing in het netwerk is? In het slechtste geval ontstaan er foutmeldingen in de webshop of is de webshop geheel uit de lucht. Voorkom problemen door van tevoren te achterhalen hoe het voorraadbeheersysteem met dergelijke situaties omgaat.

7. Check de gebruiksvriendelijkheid van het voorraadbeheersysteem

Bij een nieuw voorraadbeheersysteem is in de meeste gevallen een nieuwe kassa onvermijdelijk. Hoe deze kassa werkt is afhankelijk van de software van het systeem. De gebruiksvriendelijkheid van deze software kan sterk verschillen, zo is tijdens ons onderzoek gebleken. Vraag om een demonstratie van het gewenste systeem om te kunnen beoordelen of de medewerkers snel met de kassa overweg kunnen. Mocht hierover twijfel bestaan, dan is het handig als een of meerdere instructies voor de medewerkers inbegrepen zijn bij de aanschaf van het systeem. Net zoals een handleiding.

8. Vraag naar de helpdesk van de leverancier van het voorraadbeheersysteem

Er zullen altijd vragen blijven nadat het volledige voorraadbeheersysteem in werking is. Het is daarom van belang dat de leverancier een goede helpdesk heeft. De openingstijden van een helpdesk verschillen sterk per leverancier. Enkele zijn alleen op werkdagen tussen 9 en 17 uur telefonisch bereikbaar, andere spelen in op winkeltijden en zijn ook bereikbaar op koopavonden en in het weekend. Hoewel het niet altijd makkelijk in de offertefase is vast te stellen, is het verstandig om al in dat stadium te achterhalen of de helpdesk goed bereikbaar is en voldoende technische kennis heeft. Is het een team van meer dan vijf medewerkers of is er slechts één persoon die voor alle aangesloten webshops de helpdesk op zich neemt? Uit ervaring blijkt dat niet elk voorraadbeheersysteem een helpdesk heeft die goed bereikbaar is en over voldoende kennis beschikt.

9. Overweeg de afstand tussen de fysieke winkellocatie en de leverancier van het voorraadbeheersysteem

Bij storingen heb je er van tevoren alles aan gedaan om de problemen tot het minimum te beperken, toch kan de afstand tot de leverancier belangrijk zijn. Bij hardwareproblemen in het POS is het noodzakelijk dat deze zo snel mogelijk verholpen worden. Het is daarom altijd een voordeel wanneer de leverancier in de buurt is gevestigd. Men kan dan sneller iemand sturen om het probleem te verhelpen en indien nodig hardware te vervangen. Bekijk dus van tevoren waar de leverancier van het voorraadbeheersysteem gevestigd is.

10. Onderzoek hoe de data worden opgeslagen

In het geval van storingen of hardwareproblemen is het noodzakelijk om een goede back-up achter de hand te hebben. Niet alleen voor de eigen administratie maar ook voor de Belastingdienst. Denk daarbij ook aan de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Alle kassabonnen en omzetgegevens moeten in die periode inzichtelijk blijven en mogen niet verloren gaan. Het is belangrijk dat er automatisch een dagelijkse back-up wordt gemaakt en extern worden opgeslagen. Bijvoorbeeld via FTP (File Transfer Protocol) op een server. Op het moment dat de hardware het begeeft, kan de back-up worden opgevraagd.

Aanpak

Win informatie in bij de leveranciers van diverse voorraadbeheersystemen zodat je voldoende vergelijkingsmateriaal hebt. Het opstellen van een vergelijkingsmatrix waarin elk voorraadbeheersysteem kan worden getoetst aan criteria, kan erg behulpzaam zijn. Naast de bovengenoemde punten zijn nog het beschikbare budget, referenties van het voorraadbeheersysteem en het aantal jaren dat het systeem bestaat belangrijke criteria. Hieronder is een voorbeeld van zo’n matrix afgebeeld. Deze is opgesteld voor een cosmeticagerelateerd on- en offline kmo. Per criterium is een wegingsfactor bepaald in overleg met de wensen van de kmo-ondernemer.