Slimme bevoorrading: warehousing in e-commerce

Stel, de webshop Golf Emporium verkoopt golfballen. Die golfballen worden eerst geproduceerd bij een onafhankelijke fabrikant, waarna ze in bulk gekocht worden door een groothandel, waar Golf Emporium ze vervolgens aanschaft en doorverkoopt aan de klant. Deze verkoopketting bestaat uit een enorme hoeveelheid variabelen: hoe snel kan de groothandel leveren? Hoeveel golfballen moet je minimaal op voorraad hebben? Hoe kan je efficiënt en veilig golfballen vervoeren?

Dat is een beknopt voorbeeld van de supplychain: het product van producent tot klant. Het omvat dus elke stap van de reis die een product aflegt tot het zijn eindbestemming bereikt heeft, en is bijgevolg een
complexe opeenvolging van processen. Die reis kan je in de gaten houden door een degelijk supplychain-managementsysteem, of SCM. Het doel is om het hele plaatje zo kostenefficiënt mogelijk te houden, zonder daarbij productkwaliteit of de klantentevredenheid in gevaar te brengen. Voorraadbeheer, ook warehousing genoemd, is een keten in de supplychain die, hoewel grondig geëvolueerd, nog steeds een rol speelt in een succesvolle e-commerceomgeving.

Klein en snel

Met de komst van het internettijdperk is voorraadbeheer duchtig veranderd. Vroeger deden handelaars beroep op enorme magazijnen die veel geld kostten en plaats boden aan een aanzienlijke en stabiele voorraad. Uitgezonderd commerciële giganten zoals Amazon of – iets dichter bij huis – Bol.com, wordt dat in e-commerce een heel ander verhaal. Klanten kopen online op een geheel nieuwe manier, waardoor de hele supplychain moet worden aangepast en de oorspronkelijke methodes plaatsmaken
voor nieuwe formules.

De oude formule die het bevoorraden, transporteren via een distributiecentrum en opnieuw verschepen van grote hoeveelheden producten omvatte, is niet meer geschikt voor de diverse en flexibele sector van e-commerce. Integendeel, het is nu essentieel om producten enkel in kleine hoeveelheden in voorraad te houden en deze weer zo snel mogelijk te verzenden, liefst nog binnen de 24 uur!

Trop is te veel

Voorraadbeheer heeft een haast dogmatische regel: nooit te veel stockeren. Het allerbelangrijkste bij het beheren van je voorraad, is er zeker van zijn dat je niet meer dan nodig opslaat. De kunst is met andere woorden om net genoeg te hebben om de bestaande vraag tegemoet te komen, en niet meer of minder te stockeren. Met meer producten heb je kans op overstock, waar je veel geld mee kan verliezen. En producten die traag of misschien niet de deur uitgaan, nemen de plaats in van producten die veel sneller winst opbrengen. Dat alles kan je in de gaten houden met een goede warehousingmanagement. Maar het is dus niet alleen van belang om goed op de hoogte te zijn van je eigen voorraad: het is ook nodig om steeds te volgen hoe de vraag van je product evolueert.

Helpende handen

Net zoals bij de globale supplychain is er specifiek voor warehousing ook voldoende software beschikbaar om het beheer ervan gemakkelijker te maken. Op de eerste plaats kan je hiermee de dagdagelijkse processen coördineren, zoals het ontvangen of verzenden van producten. Dat kan bijvoorbeeld met het WMS-systeem van SAP, een internationale speler op het gebied van businesssoftware, of het Ordermanagement-systeem van het Belgische Afas, waarmee je behalve bestellingen, ook je voorraad kunt beheren. Als beginnende webwinkelier kan je daarnaast ook opteren voor een gratis opensourcesysteem, zoals InFlow Inventory.

Het beheer systematiseren is een gemakkelijke manier om prestaties te verbeteren en meer controle uit te oefenen op je stock. Een warehousemanagementsysteem kan ook een onderdeel zijn van een groter ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Voor meer gevestigde bedrijven kan het interessant zijn om gebruik te maken van een 3PL-dienst (Third-Party Logistics), om de logistieke kant van de zaak aan over te dragen. Afhankelijk van de provider kan die de distributie, het voorraadbeheer, en de verzending op zich nemen, en zelfs zorgen voor extra’s zoals een track-en-trace-functie, of bijkomende beveiligingssoftware. Met een goede 3PL kan je rekenen op de beste knowhow, zonder zelf veel tijd te moeten investeren.

Je kan nog een stapje verder gaan en ook de logistieke kant van de verzending overlaten aan een extern bedrijf. Voor sommige ondernemers is dit echter niet de beste optie; je geeft tenslotte de teugels uit handen, en verliest een groot deel van de controle over je business.

Dropshipping: geen voorraad

Populair bij webshops is het hanteren van de dropshipping-methode. Bij dropshipping is warehousing niet aan de orde; na de verkoop gaan de producten rechtstreeks van de leverancier naar de consument, zonder tussenkomst van de webwinkelier. Op deze manier is er geen voorraad nodig, en neemt de producent het meeste van de logistieke verantwoordelijkheden op zich. Het is de meest voordelige supplychainmanagement-techniek, maar ook hier blijft het cruciaal om op de hoogte te blijven van de beschikbare voorraad. Indien een product is uitverkocht, kan dat voor lange wachttijden zorgen voor de klant. En als dat niet goed opgevangen wordt door de webwinkelier, kan dat nadelige gevolgen hebben voor het imago van je webshop.

Alibaba

Dat dropshipping wereldwijd aan populariteit wint, zien we op het pijlsnel opkomende Chinese e-commercebedrijf Alibaba. Op dat online platform krijgen groothandelaars de kans om hun waren aan te bieden zonder retailer. Zo kunnen consumenten rechtstreeks een bestelling plaatsen, of kunnen webhandelaars onderhandelen over een dropship-overeenkomst op langere termijn. Alibaba is China’s – en volgens sommigen zelfs ’s werelds – grootste e-commerceplatform, en maakt een ongeziene omzetgroei mee die vorig jaar de 248 miljard dollar overschreed.

Toekomstperspectief

Het is duidelijk dat er sinds de opkomst van het webshopfenomeen veel veranderd is rond de conventionele businessmodellen, en dat dat een niet te onderschatten invloed heeft op de supplychain. Voorraadbeheer is daar geen uitzondering op. Vergeet de gigantische entrepots en de rigide herpakmethodes: de toekomst zit in meer flexibele oplossingen.

Het is aannemelijk dat onder invloed van de evoluerende e-commerce, de evolutie van de supplychain verder doorzet. Zo is de complete automatisering van voorraadbeheer en herverpakking door middel van robotica bijna een feit. Amazon experimenteert al met robots die niet alleen paletten verplaatsen, maar ook zelfstandig relevante producten uitpakken en individuele pakketten klaarmaken. Menselijke pick-and-packers worden zo geheel overbodig.