Workday Financials: de modernisering van de financiële wereld

Workday Inc., één van de globale marktleiders in het aanbieden van business IT-oplossingen, introduceerde eerder al met succes diens softwarepakket voor human capital management in België. Nu is ook hun applicatie Financial Management klaar om de Belgische markt te veroveren. De software van Workday is innovatief in de zin dat zij volledig steunt op een in-cloud memory omgeving. Dat maakt het voor bedrijven mogelijk om ten alle tijden financiële beslissingen te baseren op real-time informatie. Deze kunnen ook rechtstreeks aan de hand van functies gekoppeld worden aan het HR-management. Door die verschillende bedrijfstakken aan te sturen vanuit één platform slaagt Workday er in om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en transparanter te maken. Het systeem wordt in de vorm van 3-jarige abonnementen verkocht.

Naar aanleiding van de officiële introductie, spraken we met Rob Cools. Cools is sinds al sinds 2015 werkzaam bij Workday, eerst als Product Marketing Director en sinds 2018 als Account Executive. Hij is dus een ideaal geplaatst persoon om ons wegwijs te maken in de technologie.

Vanaf nul begonnen

De basis voor Workday werd al gelegd in 2005, toen David Duffield en Aneel Bushri hun bedrijf Peoplesoft verkochten aan Oracle. Maar hun vat met ideeën was nog niet leeg. Ze namen een radicale beslissing door weg te stappen van wat traditionele softwarepakketten deden en te werken aan een software die volledig in een cloudomgeving opereert. In 2005 was dat een zeer ambitieuze gedachte. Cloud was absoluut nog niet zo dominant aanwezig in business zoals nu. Salesforce zette al wat voorzichtige stappen met cloud in klantenmanagement, maar op het gebied van HR en al zeker financiën was er van cloud nog absoluut geen sprake. Ze moesten dus bijna volledig vanaf nul hun software opbouwen.

Power of one

Het belangrijkste voordeel dat Workday aan klanten biedt, is dat het eigenlijk een heel bedrijfssysteem verwerkt in één applicatie. Langs de financiële kant bevat het alle functies die noodzakelijk zijn om financiële beslissingen te nemen. Alle boekhoudkundige aspecten zoals grootboek, debiteuren, consolidaties, omzeterkenning en verder, … kunnen beheerd worden vanuit het platform. Workday zorgt er daarbij voor dat het systeem voldoet aan de boekhoudkundige wetten van het land waarin het gebruikt wordt.

Voor het beheren van de boekhouding bestaan er in principe nog wel meer softwarepakketten. Het is dan ook vooral in de nauwe samenhang met HR dat Workday Financial zich onderscheidt. Het is niet langer meer nodig om informatie van het ene systeem te trekken naar het andere. Workday Financials laat toe alle gegevens op één systeem te analyseren, en hier ook meteen actie op te ondernemen. Het is het eerste systeem dat het mogelijk maakt financiële informatie te hanteren voor niet-financiële beslissingen vanuit hetzelfde systeem.  Dat spaart heel wat kosten en vooral heel wat tijd uit. En doordat alle data in een cloud real-time bewaard zijn, worden beslissingen gebaseerd op de meest recente cijfers.

Dat verhoogt ook de snelheid en transparantie van rapportering. Van zodra een medewerker een taak uitvoert, komen de resultaten onmiddellijk terecht bij degene die daar baat bij hebben. Dat wordt bepaald aan de hand van functies die worden toegewezen, en die bepalen welke informatie een medewerker wel en niet te zien krijgt.

Flexibiliteit

Het is duidelijk dat snelheid en flexibiliteit ontzettend belangrijke pijlers in het waarde-aanbod van Workday zijn. Volgens Cools floreert het product het best in sectoren waar de mens centraal staat. Dat betekent dat Workday een grote diversiteit aan soorten bedrijven bedient. Al die bedrijven hebben natuurlijk hun eigen noden en eisen. Om daar enigszins aan te voldoen, levert Workday wat zij noemen ‘business processen’ mee. De definitie van die processen kunnen bedrijven aanpassen hoe het hen belieft, en worden met updates automatisch mee geconverteerd. Dat geeft bedrijven enige vrijheid de software optimaal in te zetten.

De software is daarnaast ook ontworpen om mobiel gebruik te stimuleren. Het is met andere woorden dus op meerdere soorten hardware compatibel. Ook dat moet de adoptiedrempel weer wat lager maken. Al lijkt de smartphoneapp toch eerder geschikt te zijn voor HR-toepassingen dan financiële. Voor trainingen en opleidingen bijvoorbeeld verleent een smartphone zich een stuk beter.

Veiligheid

Veiligheid van data is door de opkomst van cloudservers meer dan ooit een belangrijk discussiethema. Dat is voor Workday dan ook een zeer belangrijke prioritiet, benadrukte Cools ons. De opslag van de data gebeurt vanuit datacenters in de Verenigde Staten en voor Europa in Ierland. Die data is enorm bedrijfskritisch en Workday kan zich dan ook absoluut niet permitteren dat deze worden vrijgegeven door een datalek. Workday investeert veel in veiligheid en voldoet aan alle certificaten. Ze houden ook sessies met klanten om hen te begeleiden verantwoordelijk met het platform om te gaan. Op vlak van veiligheid heeft Workday een zeer goede reputatie op de markt.

Conservatieve houding

Er is op dit moment een interessante vraag die nog openstaat. Hoe kan het dat de module Financials nu pas op de Belgische markt wordt uitgerold, terwijl het HR-systeem al enkele jaren geleden verscheen? Volgens Cools is dat te wijten aan twee breder liggende oorzaken. Financials en Human Capital zijn gelijkertijd in 2005 in ontwikkeling gegaan.  Maar toch is in alle landen waarin Workday actief is, dat zijn er ondertussen meer dan 40,  de lancering van HR die van Finance voorgegaan. Er blijkt dus toch een conservatieve houding in de financiële sector te bestaan ten aanzien van digitale innovatie. Die is lang niet eigen aan België, want ook in bijvoorbeeld de Verenigde Staten botste Workday lang op deze muur. Het wantrouwen tegen cloud was groot uit veiligheidsoverwegingen. Voor Cools een onterecht wantrouwen. Hij legde daarbij uit dat een goed beveiligde cloudomgeving zoals die van Workday vaak meer bescherming biedt dan wat bedrijven binnenshuis kunnen. Bovendien is het niet logisch dat de financiële sector achterbleef terwijl CRM en HR veel vroeger de sprong maakten. In die departementen werkt men evengoed met zeer gevoelige informatie. Die mentaliteitswijziging is sinds enkele jaren ook bij CFO’s doorgedrongen.

Een tweede oorzaak komt vanuit de wetgeving rond financiële verslaggeving. Elk land heeft zijn eigen standaarden en wetten. Workday kan niet anders als daarin mee evolueren. Het heeft veel tijd en middelen gestoken om de software in overeenkomst te brengen met nationale wetgevingen. Dat zijn ‘lokaliteiten’. Die zijn nu beschikbaar voor 40 landen.

Sinds september heeft men de lokaliteiten voor de Belgische wetgeving kunnen afronden. Dat heeft er voor gezorgd dat Financials nu pas volledig klaar is om op de Belgische makt geïntroduceerd te kunnen worden.

Prism Analytics

Aan de hand van overnames heeft Workday de voorbije jaren nog wat producten kunnen toevoegen aan het aanbod. Die kunnen in principe apart aangekocht worden, maar volgens Cools komen ze in combinatie met Financials en Human Capital Management het best tot hun recht. ‘Samen staan we sterk’: de slagzin van de dag. Prism Analytics is een analysetool waarmee gegevens die niet in het Workday-systeem zitten toch naar het systeem te halen. Een voorbeeld om dit te illustreren is informatie over polissen voor verzekeringsmaatschappijen. Dat is geen onderdeel van een financieel systeem, maar wel nuttige info voor het nemen van beslissingen. Naast die Analytics brengen zij sinds kort ook nog een planningstool op de markt.

Workday heeft bovendien nog enkele interessante extra diensten die aan klanten worden aangeboden. We bespraken al eerder de mogelijkheid die bedrijven hebben om business processen aan te passen. Maar in sommige gevallen laat Workday toe dat klanten bepaalde facetten aan de software zelf toevoegen. Dat gebeurt altijd wel in overeenstemming met en onder toezicht van Workday, om te vermijden dat de kern van de software aangetast wordt.

Met meer dan 2800 klanten voor HR en 725 voor Finance, heeft Workday een ontzettend rijke schat aan bedrijfsgegevens. Zij bieden exclusief aan klanten de optie om toegang te krijgen tot die database. Dat werkt aan de hand van een opt-in systeem. Klanten moeten dus expliciet daartoe toestemming geven. De gegevens in die gedeelde database worden geanonimiseerd en herleidt tot enkele benchmarks, die bedrijven kunnen vergelijken met concurrerende bedrijven. Dat biedt hen zeer waardevolle informatie om de strategie bij te sturen waar de concurrentie beter doet.

Community

Een laatste aspect binnen het waarde-aanbod van Workday, maar zeker geen onbelangrijke, is de Workday Community. Het vormen van een community is in deze tijden een trend. Het is een handige manier geworden voor bedrijven om een lange termijnrelatie op te bouwen met klanten. Bovendien is het een handige manier om feedback te krijgen. En dat werpt ook voor Workday zijn vruchten af. Interessant is dat zij de community ook daadwerkelijk gebruiken voor het verbeteren van hun product. Door de discussies te kwantificeren, krijgen zij een idee wat de belangrijkste vragen en eisen zijn van hun klanten. Wanneer het systeem weer een grote update krijgt, zullen zij hun klanten enkele vernieuwingen voorstellen. Klanten kunnen daar dan over stemmen, en hebben elks ongeacht hun grootte één stem.

Het getuigt de klantgerichte visie die regeert binnen Workday. Die heeft het bedrijf gemaakt tot wat het vandaag is, en zal ook in de toekomst de lijnen blijven uitzetten. Nieuwe innovaties ontstaan telkens vanuit het idee het leven van de klant gemakkelijker te maken. Mede daardoor heeft het bedrijf blijven doorduwen om die ouderwetse financiële sector naar moderne tijden te brengen. En nu is het aan België om die sprong te maken!