Intelligent information management: het begin van de informatietransformatie

Het beheren van documenten is vaak een zeer complex en tijdrovend proces. Dat komt omdat het onderhouden van klantenrelaties nu eenmaal gepaard gaat met veel papierwerk, zeker in bepaalde sectoren zoals verzekeringen. Veel organisaties worden dan ook geconfronteerd met bomvolle databases van documenten, die het zoeken naar de juiste informatie op het juiste moment vertragen.

Maar er is een shift bezig binnen documentbeheer, namelijk die van ‘intelligent information management’. IIM is een nieuw technologisch proces dat in de toekomst enterprise content management (ECM) moet vervangen, dat jarenlang als de standaard heeft gegolden binnen document- en informatiemanagement. Het moet een nieuwe stap zijn in het beheer van databronnen. Hoe het precies in zijn werk gaat, legt Ronny Timmermans – Managing Director van het Leuvense Xenit – ons uit.

Een zoekmachine voor documenten

Intelligent Information Management gaat uit van een heel verschillende aanpak in vergelijking met ECM. In ECM-systemen stond het klassieke document altijd centraal, en werd als de belangrijkste bron van informatie beschouwd. Een ECM-systeem biedt dan ook voornamelijk een oplossing om de informatie die in die documenten staat efficiënt te beheren. Documenten zullen ook binnen IIM nog steeds een belangrijke rol hebben, maar er wordt afgestapt van die centralistische aanpak. Informatie zit immers overal verspreid binnen je organisatie. Niet enkel in documenten, maar ook in je verschillende systemen. De gepaste informatie terug vinden, op het moment dat je ze nodig hebt, is wat IIM beoogt. Onafhankelijk van het formaat, de structuur, of de locatie van de informatie.

Om je te helpen het visueel te kunnen voorstellen: ECM moet je zien als een Google Drive, waar je al je verschillende documenten kan verzamelen en ordenen en zo het overzicht bewaren. IIM moet je meer als een Google Search beschouwen. IIM-tools zullen je op basis van gerichte zoektermen je helpen navigeren door al je verschillende informatiebronnen, zodat je in een ogenblik hebt gevonden wat je zoekt. Voor klassieke documentbeheer en digitale archieven bouwt Xenit oplossingen bovenop Alfresco. Alfresco een open-source softwareplatform waarvoor het Leuvense IT-bedrijf een gecertificeerde partner is. Alfresco integreert in zijn oplossing een open source technologie, Solr om documenten en andere informatie zoekbaar te maken.  Diezelfde open source technologie vormt de basis van het product Fusion, een zoektechnologie voor documenten ontwikkeld door Lucidworks. Deze zoektechnologie indexeert niet enkel informatie uit verschillende bronnen (documenten, databanken, SAP, Salesforce etc), maar past hier ook machine learning op toe zodat het systeem een steeds toenemende hoeveelheid informatie de baas kan. De eerste versie van Sorl kwam in 2006 beschikbaar voor de open source gemeenschap. Voor Xenit is het bouwen van IIM oplossingen met Solr als technisch fundament een logische verlengstuk van haar know-how in Alfresco.

“Er wordt veel gesproken over de digitale transformatie van bedrijven. Ik spreek liever over een ‘informatietransformatie’.”

Ronny Timmermans, Managing Director Xenit

Open source

De oplossingen van Xenit zijn als een open source platform opgebouwd. Dat is voor Timmermans een zeer belangrijk gegeven. Hij en zijn bedrijf zijn immers sterke aanhangers van het open source model, dat binnen de IT-wereld ook steeds meer aanzien begint te genieten. Het voordeel dat een open source software biedt is een enorme flexibiliteit. Gebruikers kunnen immers zelf aan de slag met de software om ermee vertrouwd te raken, en naar hun eigen specifieke noden om te vormen. Zo zien we een verschuiving naar wat Timmermans ‘software-as-a-service’ noemt. Open source heeft die beweging niet alleen versneld; zonder open source was er geen AWS, Azure of GKE.

Hoe zit het echter met de beveiliging in open source?  Er bestaan opvattingen dat open source software kwetsbaarder wordt omdat hackers vrij toegang kunnen krijgen tot de code om er kwetsbaarheden in te ontdekken. Dat hoeft volgens Timmermans niet per sé zo te zien, en er bestaan meer dan voldoende voorbeelden van opensourcesoftware die zeer goed beveiligd zijn. In de praktijk is het open karakter van de software een voordeel voor die partijen die de veiligheid gunstig gezind zijn. Bijna alle lekken worden door de gemeenschap opgespoord alvorens ze breed ingezet worden in productie omstandigheden. En wat door de mazen van het net glipt, wordt snel hersteld, en kan de volgende dag gedownload worden om het lek te dichten.

“Opensource zorgt er voor dat ontwikkelaars niet steeds het wiel moeten heruitvinden.”

Ronny Timmermans

Ook bij de ontwikkeling van haar eigen IIM-systeem heeft Xenit veel aandacht besteed aan de beveiliging. In de meeste klassieke toepassingen gebeurt toegangscontrole op basis van rollen en rechten. Organisaties kunnen zelf rollen en bevoegdheden toewijzen aan medewerkers die toegang hebben tot het systeem. In de meeste klassieke toepassingen gebeurt toegangscontrole op basis van rollen en rechten.  Zo kan worden bepaald wie welke informatiebronnen kan raadplegen en aanpassen. Xenit gaat die rolverdeling indexeren in het systeem. Omdat dit een redelijk complexe werkwijze is, n slecht schaalt voor miljoenen documenten en andere informatie, is Xenit volop aan een nieuwe beveiligingsmanier aan het werken. Deze is gebaseerd op ‘policies’ en op de metadata die inherent gekoppeld is aan informatie. Bedrijven bepalen de toegangsregels op basis van rollen en de metadata. Metadata is informatie over informatie, zoals de auteur, de datum van creatie, maar ook de betrokken klant, een factuurnummer… Dankzij de policies is het niet nodig om toegangsrechten per document toe te wijzen. XenIT ontving hiervoor een subsidie van VLAIO, en plant deze technologie in de loop van 2021 aan te bieden op de markt.

Van Leuven tot New York

Het ambitieuze bedrijf Xenit werkt zich steeds meer op als een marktleider in Intelligent Information Management-oplossingen. Het heeft in België enkele belangrijke klanten binnen de verzekeringssector zoals Ethias. Maar in de voorbije jaren heeft de Leuvense scale-out haar bereik ook internationaal weten uitbreiden. Zo vinden we de technologie van Xenit terug in de IT-systemen van enkele wereldsteden zoals New York, München en Dublin.