20 augustus 2021 11:00

Customer Case Competition: low-code in de juridische sector

Deze case is onderdeel is van de Customer Case Competition 2021. Hierin gaat TechPulse Business op zoek naar “de beste Belgische tech case van het jaar”.

Welke (slimme) probleemoplossing heeft dit jaar het grootste resultaat opgeleverd? Bekijk hier alle cases.

De stemronde is beëindigd. De winnaars worden spoedig bekend gemaakt

Probleemstelling

Juristen op zoek naar echte vernieuwing

De juridische sector staat bekend als traditioneel en conservatief. Digitalisering wint echter merkbaar snel aan terrein. Juristen moeten immers nog (te) vaak kostbare tijd besteden aan routinematige taken die niet per se waarde toevoegen en die vaak wel al deels kunnen worden geautomatiseerd.

Dit wordt nog een stuk tijdsrovender voor juridische afdelingen van internationale bedrijven met dochterondernemingen in verschillende jurisdicties wereldwijd. Jaarrekeningen moeten worden goedgekeurd, aandeelhoudersvergaderingen bijeengeroepen, volmachten voor het management geregeld etc.

Aanpak

Vernieuwing in de compliance markt

Wereldwijd Legal Entity Management (LEM) is niet enkel bestuurders benoemen en jaarrekeningen neerleggen. Het vormt de hoeksteun van een goed compliance beheer. Up-to-date corporate data doorheen je groepsstructuur, is de basis voor elke andere toepassing. Denk daarbij aan bijvoorbeeld contractmanagement, risicobeheer, eenvoudige document-automatisering enzomeer.

Een goed maar eenvoudig te beheren LEM systeem kan daarbij het verschil maken tussen tijdswinst of -verlies en budget winst of meerkosten. Bovendien hoef je niet gelijk een alles in één oplossing te vinden. Die bestaat overigens niet. Een goede datastructuur is de basis van alles.

Hiervoor ontwikkelde de Belgische scaleup Legal Studio haar KLEA platform. KLEA staat voor Knowledgeable Legal Entity Management en biedt een unieke combinatie van technologie én geïntegreerde diensten aan in een eenvoudige totaaloplossing. In slechts 3 jaar wist Klea zowel Belgische als internationale topbedrijven, zoals Lotus Bakeries, Bpost, UCB Pharma etc., op te tekenen als trouwe klant.

Het platform verbindt automatisch de juiste persoon middels slimme workflows aan de juiste documenten. Dat alles via een veilige, cloud-gebaseerde SaaS-oplossing bestaande uit een gecentraliseerde database voor alle filialen en gekoppelde workflows met uitgebreide reportingopties. KLEA houdt daarbij ook een volledige audittrail en versionering bij van elk document en dat voor meer dan 80 landen wereldwijd.

Het platform werd ontwikkeld met Mendix/Siemens low-code technologie, waardoor het eveneens met de hoogste beveiligingsnormen en ISO certificatie wordt aangeboden.

Het slimme is dat KLEA daarbij het fysieke naadloos aan het virtuele koppelt. Neem nu bijvoorbeeld Deliveroo. Je kan online bestellen, betalen en opvolgen. Maar er moet nog altijd iemand je eten koken en iemand anders moet het naar je toe brengen. Het virtuele en fysieke proces worden daarbij naadloos gekoppeld.

KLEA zorgt ervoor dat je een centraal overzicht hebt van alle voorbije, lopende en aankomende aandeelhouders- en bestuurdersvergaderingen en genomen, te nemen of lopende beslissingen, wereldwijd en in real time.

Bestuurders en aandeelhouders en de juridische en financiële departementen hebben toegang tot beveiligde portals waarin ze de status van alle documentatie kunnen opvolgen, goedkeuren, ondertekenen, opvragen en nog zo veel meer.

De technologie vergemakkelijkt en automatiseert daarbij het proces. KLEA project managers en juristen in meer dan 80 landen vervolledigen daarbij wat (nog) niet digitaal kan.

Resultaat

Tijdsbesparing van 60%

KLEA biedt een combinatie van technologie en diensten. Het is gebruiksvriendelijk en up and running in een paar weken. Het stelt bedrijven in staat op een kosten- en tijdsefficiënte manier hun juridische entiteitenbeheer te stroomlijnen. Klanten rapporteren tijdsbesparingen van 60% en meer, alsook een vermindering van de operationele kosten met 40%.