Intelligent omgaan met Business Intelligence

Business Intelligence-projecten zijn bijzonder dankbaar. Er is wel één belangrijke voorwaarde: u moet het project verstandig aanpakken. Hier volgen enkele vuistregels om u hierbij op weg te helpen.

1. Vóór het project
De voorbereiding van een BI-project is eigenlijk meer dan het halve werk. Als u heeft bepaald wat u wilt bereiken, maar dan wel in alle aspecten, bent u klaar voor de implementatie. Helaas komt daar meer bij kijken dan u op het eerste gezicht zou denken.

a) Hoe breed wordt uw BI-project, nu en in de toekomst?
Het blijft het eeuwige dilemma bij BI, meent ook Philippe Gras, professional services director bij SAS Institute: “Iedereen is er wel van overtuigd dat BI strategisch is en dus bedrijfsbreed moet aangepakt worden. Maar tegelijk is iedereen op zoek naar een quick win, en zie je dus toch verspreid in het bedrijf projectjes opgestart worden. Dat resulteert meestal in een allegaartje van toepassingen met dezelfde data op verschillende plaatsen. En dat is achteraf heel moeilijk nog recht te zetten.”

b) Een van de manieren om dit te voorkomen, is het oprichten van een Business Intelligence Competence Center (kortweg BICC), dat alle BI-projecten coördineert en dus ook kan zorgen dat ze op elkaar blijven afgestemd. Om dat BICC echter goed te laten functioneren, moet eerst een andere dimensie worden besproken: business versus technologie.

Een goed BI-project wordt meestal geleid door een team waarin zowel business- als IT-verantwoordelijken vertegenwoordigd zijn. En het team wordt best geleid door iemand die beide partijen overvleugelt, en door beide wordt geaccepteerd. Deze manager moet ook aan change management doen, en op tijd en stond een ‘quick win’ realiseren.

Dat is de andere uitdaging die orn het BICC hangt: de geschikte manager hiervoor vinden is een zeer moeilijke maar ook belangrijke opdracht, die best aandacht verdient van het hoogste management. Het bepaalt immers het verschil tussen succes en falen van vele BI-projecten achteraf.

c) Nog een dimensie die vooraf moet worden besproken: wie gaat gebruikmaken van de software? Worden dat enkelingen, of gaat het bedrijfsbreed? Of zelfs verder, naar mensen buiten de organisatie, zoals u in sommige cases kan lezen? U kunt achteraf wel beslissen om de software verder open te trekken voor meer eindgebruikers, maar dan moet u wel voor software kiezen waarmee dit kan worden gerealiseerd.

En hou ook rekening met het doelpubliek: een analist heeft heel andere schermen, informatie en bewerkingsmogelijkheden nodig dan pakweg een burger die inzicht krijgt in uw bedrijfsgegevens. 

2. Tijdens het project
a) Trek de eindgebruikers snel mee het bad in. Door hen van meet af aan te betrekken bij het project, zullen ze zich veel meer aangesproken voelen, en kunnen ze er ook voor zorgen dat storende elementen in de software verdwijnen die anders de aanvaarding van de software behoorlijk kunnen in de weg staan. Meestal gebeurt dit om praktische redenen met een kleine selectie die de eindgebruiker vertegenwoordigt.

b) Maak snel werk van change management. Elk BI-project houdt ook in dat de eindgebruiker zijn werkmethodes zal aanpassen. Als dat niet gebeurt, dan heeft het BI-project meestal ook geen zin. Om die aanpassingen zo vlot mogelijk te laten verlopen, wordt de gebruiker best snel bewust gemaakt van de nieuwe werkmethode die van hen wordt verwacht.

c) Hou er rekening mee dat ook tijdens uw project het bedrijf of de omgeving kan veranderen, zodat er nog voor de software in gebruik kan worden genomen al aanpassingen aan de software moeten worden gedaan. Dit is geen nederlaag of gezichtsverlies als u dit al vooraf incalculeert en er rekening mee houdt in het budget en de verwachte projecttijd.

3. Na het project 
a) Eigenlijk zou er geen ‘na het project’ mogen zijn, want met BI is men nooit klaar. Dat is wellicht het beste advies wanneer een BI-project is afgelopen: ga op zoek naar wat het volgende BI-project moet zijn.

“Je hebt twee dingen nodig”, zegt Philippe Lemmens, verantwoordelijk voor servers en tools bij Microsoft Belux: “Een platform dat kan groeien, en een aantal mensen die het zoeken naar nieuwe inzichten blijven stimuleren. De organisatie die het meeste inzichten heeft én geeft in zijn gegevens, ook aan klanten en partners, zal het succesvolst zijn.”

b) Maar dat houdt ook in dat de gegevenskwaliteit continu moet worden opgevolgd, waarschuwt Lemmens:. “Het is belangrijk dat je de gegevenskwaliteit blijft opvolgen, zodat de beslissingen die worden genomen op basis van die gegevens, niet in vraag kunnen worden gesteld.”