Privétoestellen worden steeds vaker gebruikt op de werkvloer

Werknemers verkiezen ook op kantoor hun eigen smartphone, tablet pc en laptop. En ze brengen die dus simpelweg van thuis mee of gebruiken ze voor het werk. Dat blijkt onder meer uit de cijfers van het Belgian IT Report 2012, uitgevoerd in opdracht van Smart Business Strategies, PC Magazine Belgium en ITProfessional.be. Bijna de helft van de bedrijven (68 procent) laat privétoestellen toe, ook al worden die niet altijd ondersteund door de IT-afdeling.

Mogen werknemers hun eigen privétoestellen (gsm, smartphone, tablet…) gebruiken voor of op het werk?

Zowel bij bedrijven als overheidsinstellingen blijkt er veel interesse voor "Bring Your Own Device", waarbij werknemers hun eigen smartphone, pc of tablet mogen gebruiken voor hun job en hiervoor dan een vergoeding krijgen, bevestigt Danielle Jacobs, directeur van Beltug, de vereniging van professionele telecomgebruikers. De organisatie investeert daarbij vooral in controle over de totale kost en de beveiliging.

Taxi
De term ‘Bring Your Own Device’ is op Google al goed voor ongeveer drie miljoen resultaten. Eind vorig jaar waren dat er nog maar een half miljoen. De trend wordt gedreven doordat uw medewerkers met hun pc, smartphone en internetverbinding thuis vaak beter zijn uitgerust dan op kantoor en die te allen tijde willen gebruiken. “Ik hoorde laatst het verhaal van een CEO die zijn iPad in een taxi was vergeten. Hij vertelde het meteen aan zijn IT-manager, omdat er op het toestel flink wat vertrouwelijke bedrijfsdocumenten stonden. Bleek dat die gewoon niet wist dat zijn baas een iPad had en deze ook voor het werk gebruikte”, vertelt Marc Duale van Iron Mountain, een specialist in databewaring.

De opmars van smartphones en tablets dwingt bedrijven om hun ‘corporate policy’ of hun afspraken met werknemers te herzien en uiteenlopende toestellen toe te laten op het bedrijfsnetwerk. Bedrijven die hun medewerkers willen uitrusten met tablets en smartphones, moeten hierover goede afspraken maken met de werknemers. “Dit is complex en vereist een combinatie van juridische , fiscale, personeels-, organisatorische en ICT-kennis”, benadrukt Jacobs. Het gaat dus verder dan de zogenaamde mobile management systemen.

Bedrijven willen zelf ook steeds meer medewerkers uitrusten met e-mail- en bedrijfstoepassingen op hun mobiele toestellen. Het gebruik van de mobiele data en de bijhorende kosten nemen snel toe. Kostenbeheersing voor werknemer én werkgever blijft hierbij wel een hoofdbekommernis. Nieuwe databundels die onder meer kunnen worden gebruikt voor meerdere toestellen of het splitsen van professionele en privégesprekken zijn van tel.

Yes, man
Sinds mensenheugenis willen bedrijven en hun IT-afdelingen zoveel mogelijk standaardiseren op een beperkt aantal technologieën en fabrikanten, bijvoorbeeld enkel computers van HP of Dell en uitsluitend smartphones van BlackBerry voor het management. Standaardiseren betekent immers besparen op hardware, onderdelen, onderhoud en dus ook op kosten. Officieel is die lijn er soms nog wel. BlackBerry is vaak het platform dat door het bedrijf en de IT wordt vooropgesteld. Alleen lopen veel medewerkers, niet in het minst de CEO zelf, rond met een iPhone. En IT moet volgen.

“Was vroeger de IT-manager iemand die altijd ‘neen’ zei op vragen van zijn collega’s, dan is hij nu een ‘Yes man’”, stelt Jan Guldentops, CEO van het bedrijf Better Access. “Hij zegt ‘Ja’, al is het maar omdat hij niet onder de druk van zijn baas, en de rest van de organisatie, onderuit kan. Die wil al die nieuwe technologie die ze thuis gebruiken ondersteund zien”, stelt Guldentops. “We zien de trend van consumerization ook bij cloudapplicaties, zoals Dropbox en Google Drive. Ze zijn gratis, functioneel en relatief eenvoudig te gebruiken. Een IT-afdeling staat dan al snel buitenspel”, stelt hij. “Met mobiele toestellen is dat ook zo. Mensen gebruiken ze nu al zonder dat IT dat weet. Het is de revolte van de eindgebruikers.”

Fiscaal
Naast de CEO heeft BYOD nog een andere handlanger uit onverwachte hoek: de overheid. Of beter: de fiscale behandeling. Werknemers moeten bij privégebruik nu eenmaal een ‘voordeel van alle aard’ betalen. Hoewel er nog niks bij Koninklijk Besluit is vastgelegd, hanteert de RSZ-administratie in ons land in de praktijk een forfait van 12,50 euro per maand voor het telefonie-en mobiele internet abonnement van de gsm of smartphone.

Voor het gebruik van de laptop van het werk is er wel een forfait van 15 euro per maand of 180 euro per jaar. “Dit forfait dateert van 10 jaar geleden en is te hoog, omdat de prijs van de pc ondertussen sterk is gezakt. Als een pc drie jaar of vier jaar meegaat, moet de werknemer tussen de 540 euro  of 720 euro zelf betalen, voor een pc die niet van hem is én al betaald werd door het werk”, vertelt Eva De Schryver, Communications Manager bij Beltug. Komt daar nog bij dat de RSZ onlangs besliste dat dit forfait ook voor elk extra toestel zoals de tablet moet worden aangerekend. Als een werknemer zijn eigen toestel gebruikt, valt deze regeling weg. Of hoe BYOD dus een fiscaalvriendelijke behandeling geniet.