Touchless invoice processing: de motor van financiële analyse
Niets dat je een benauwder gevoel geeft dan het hebben van veel openstaande schulden. Toch verliep het verwerken en betalen van handelsschulden bij veel bedrijven volgens allerminst efficiënte procedures. Papieren facturen moesten langs verschillende personen in het bedrijf passeren voor goedkeuring waardoor men het overzicht totaal verloor over welke facturen nu wel of niet betaald waren. Bijgevolg ontstonden fricties met leveranciers en cruciale fouten in de boekhouding.
Gelukkig zijn er in het hedendaagse tijdperk efficiëntere oplossingen beschikbaar. ‘AP Automation’ is een trend binnen financiële technologie die de administratie van handelsschulden vereenvoudigt door het proces zo veel mogelijk te automatiseren. De volgende stap in dit automatiseringsproces wil de tussenkomst van menselijke handelingen zelfs volledig wegfilteren. Olav Maas, Director AP Automation bij Basware, vertelt ons waarom ‘touchless invoice processing’ de toekomst van financieel management is.
Wegnemen van deviaties
Wat betekent touchless invoice processing nu exact? “Een eerste golf van AP Automation-oplossingen focuste zich vooral op de vraag: ‘Hoe moet ik een factuur verwerken?’ Het ging dan vooral om het stroomlijnen van het facturatieproces. Met touchless invoice processing willen we een stap verder kijken. De focus wordt verlegd naar “Hoe verwerk ik een factuur beter?”, legt Maas uit.
Die filosofie maakt de voordelen die touchless invoice processing biedt voor financieel management onmiddellijk duidelijk. “Elke menselijke tussenkomt is een potentiële deviatie in het proces. Die deviaties leiden tot fouten in je data. Door die weg te nemen krijg je meer en betere data ter beschikking die op zijn beurt nuttige financiële inzichten oplevert om je strategie te bepalen. Met touchless invoice processing finetune je niet alleen het proces, maar ook de motor die het proces in gang zet.”
Spel met de klant
Het hoeft dan ook niet te verbazen dat touchless invoice procesing een belangrijke component vormt binnen het oplossingenportfolio van Basware. Als Director AP Automation is Olav Maas natuurlijk de geschikte persoon om hier wat meer uitleg bij te geven. Hij maakt ons duidelijk dat AP Automation in feite uit vier verschillende lagen bestaat.
“De eerste laag zijn je ruwe databronnen, maar die vertellen je niets concreets.”, aldus Maas. “Daaruit moet je dus de juiste gegevens extraheren voor de analyse. Data-extractie is een zeer complex proces als je dat handmatig wil gaan coderen. Onze AP Automation software automatiseert dit proces en weergeeft de output van de data-analyse in de vorm van kant-en-klare kpi’s in een overzichtelijk dashboard. Veel oplossingen doen dit ook, maar wij willen echter verder gaan dan puur de visual reporting. Je creëert een enorme meerwaarde voor klanten door naast toegang te geven tot kant-en-klare data hen ook te vertellen wat ze met die data moeten doen. Op basis van de data-analyse reiken wij de klant concrete aanbevelingen aan om hun processen bij te sturen.”
Daar blijft het niet bij, gaat Maas verder: “In een laatste stap kunnen we historische gegevens gebruiken om predictieve analyses uit te voeren. We kunnen bijvoorbeeld voorspellen op basis van gegevens als cash-flows of een factuur al dan niet op tijd zal betaald worden. Het is uiteindelijk aan de klant om te bepalen wat hij met die inzichten doet. Zo wordt touchless invoice processing ook een spel tussen ons en de klant. Onze oplossingen omsluiten het volledige data-analyse proces en daar zijn we met Basware wel vrij uniek in in de markt.”
Vertrouwen tussen mens en machine
Olav Maas neemt nog graag een misverstand over automatisering voor ons weg: “Het einddoel van touchless invoice processing is niet om mensen volledig weg te nemen uit het proces, integendeel. We willen juist de samenwerking tussen mensen en machines verbeteren. Doordat mensen niet meer hoeven te coderen, kunnen zij zich focussen op wat er echt toe doet: het omzetten van de output naar concrete businessacties. Door veel druk weg te nemen en je mensen de kans te geven te kunnen focussen op waar ze goed in zijn, hou je je werknemers tevreden.”
Die conclusie van Maas doet ons terugdenken aan een gesprek met Dany De Budt, Country Manager bij Basware Benelux. Hij vertelde ons dat technologische vooruitgang ontstaat door de interactie tussen mens en machine. En daar draait touchless invoice processing ook om, bevestigt Maas. “In de financiële sector waarin wij opereren is het van cruciaal belang dat je het vertrouwen van je klanten wint. Dat vertrouwen is echt geen vanzelfsprekendheid: wij kunnen hen wel voorstellen doen maar zij moeten die wel willen aanvaarden. Slechte analyses kunnen een bedrijf heel veel geld kosten. Vertrouwen ontstaat door je klanten te laten interageren met jouw technologieën. Eens die vertrouwensband gevestigd is, kan je samen verder gaan digitaliseren.”
“Automatiseren is veel meer dan mensen wegnemen uit processen: het moet de basis leggen voor vertrouwen tussen mens en machine.”
Olav Maas, Director AP Automation Basware
