Wat is de impact van thuiswerk? Interview met Hendrik De Hertogh (Kyocera)

Vorig jaar hebben we u ook geïnterviewd. Het ging toen vooral over thuiswerken. Thuiswerken werd tijdens de coronapandemie verplicht en Kyocera Document Solutions schakelde toen, naar eigen zeggen, heel snel. U heeft toen ook gezegd dat werknemers het wel aangenaam vonden om thuis te werken, maar dat u als manager toch liever volk op kantoor ziet. Hoe zit het vandaag? Is er een massale terugkeer naar de kantoren, of is dat thuiswerk een blijver? 

Dat thuiswerken is een blijver. De Belgische regering heeft op een gegeven moment gezegd dat dat concept verankerd moest worden in de manier van werken, met het neveneffect dat de files dan zouden verminderen. Onlangs las ik een artikel dat dat dus helemaal niet het geval is gebleken: er zijn niet minder files. Maar goed, dat is voortschrijdend inzicht. Ik denk dat er voornamelijk bij de werknemers het gevoel heerst dat een maatregel rond een medische urgentie nu gezien wordt als een verworven recht. Ik denk dat men daar in het management een beetje last van blijft hebben. En ook, als je er een aantal studies op naleest, dan zie je toch dat 100% of hoofdzakelijk van thuis uit werken, niet bevorderlijk is voor de bedrijfscultuur. Het is niet bevorderlijk voor het informele contact binnen het bedrijf of voor de communicatie. Ondanks het feit dat iedereen steeds one click away is om bereikt te kunnen worden, via MS Teams bijvoorbeeld, blijkt de drempel toch nog tamelijk groot te zijn en is er weinig sprake van spontane communicatie of het gevoel van tot een firma te behoren. 

Enerzijds denk ik dat je daar als management rekening mee moet houden. Anderzijds moet je daar een balans in vinden en ervoor zorgen dat het niet het nieuwe normaal wordt. Op die manier bind je de mensen namelijk ook niet aan je organisatie. Bij Kyocera hebben wij buiten een mission & vision statement ook een bedrijfsfilosofie. Het toepassen van die filosofie betekent ook dat je met mensen interageert. Een latrelatie op bedrijfsniveau is niet altijd even bevorderlijk, zeker omdat je uit een omgeving komt waar dat zo eerst niet het geval was.  

Hoe ziet u de impact van thuiswerk op werknemers?  

Nu zitten we met het verworven recht van “ik mag ook van thuis uit werken”, zo lijkt het toch. Wij sluiten dat helemaal niet uit, maar je moet daar een goede balans in vinden. Sinds kort heb ik verantwoordelijkheden bijgekregen in Frankrijk voor onze organisatie en daar werkt men 3 dagen thuis en twee dagen op kantoor. Als je ziet dat het merendeel van de tijd thuis wordt gewerkt, ondanks dat mensen er vaak minder goede infrastructuur hebben dan op kantoor, dan merk je toch dat er mensen niet meer mee zijn met bepaalde concepten en niet meer mee zijn met de bedrijfscultuur.

Nieuwe collega’s die erbij komen lopen een beetje verdwaald rond, omdat zij er heel lang over doen om heel het team waarvoor zij werken ooit een keer samen te zien. Dat maakt de onboarding moeilijker en creëert toch wel wat spanning. Ik denk zeker dat het concept van thuiswerk verankerd zal blijven, maar dat er toch wel wat druk zal zijn om het aantal dagen thuiswerk te verminderen.  

Je bespaart wel door niet met de auto naar het werk te komen. Je wint er ook tijd mee: iemand die ’s morgens een uur heen en ’s avonds een uur terug moet rijden is twee uur van zijn dag kwijt, gewoon om naar het werk te komen. Dan begrijp ik natuurlijk wel dat die mensen zeggen dat ze veel tijd winnen door thuis te werken. Niet dat ze die tijd dan in het werk steken, maar het betekent wel dat ze andere dingen kunnen doen. Het is een “sociale” hulp dat we als bedrijf toestemming geven om thuis te werken, waardoor je een keer een wasmachine in gang kunt zetten of de kinderen vroeger van school kan halen. Langs de andere kant moet je er natuurlijk wel voor zorgen dat de cohesie binnen het bedrijf blijft bestaan. 

Hoe ziet de ideale situatie er volgens u uit?  
Mijn gevoel evalueert een beetje naar de meerderheid van de tijd op het werk. Dat betekent dan twee dagen thuis werken, waarvan één vrij te kiezen en één in overleg. Dat is toevallig ook het voorstel dat we in Frankrijk gedaan hebben. 

Wat is de oplossing voor mensen die thuis met minder goede infrastructuur zitten?  
Dat is een groot probleem. Met corona hebben wij binnen de firma snel geschakeld. We merkten dat er mensen vroegen of ze hun bureaustoel of tweede scherm naar huis mochten nemen. We hebben dan een survey gedaan om te kijken wat er waar ontbrak. In andere bedrijven, bijvoorbeeld het bedrijf waar mijn vrouw werkte, kreeg iedereen een budget. “Wil je een extra scherm, een stoel of bureau kopen? Zet het dan maar op je onkostennota”.  

Ook niet iedereen heeft een aparte ‘werk’ruimte om in te richten; soms is er ook nog je partner die ook van thuis werkt… In tijden van corona had je dan ook nog de kinderen of kleinkinderen die thuis waren, in dat geval is het zeker niet interessant om thuis te werken. Ik vrees ook dat, naar de toekomst toe, daar wel eens zou op gediscrimineerd zou kunnen worden. Dat werkgevers vragen dan misschien  “Ik wil eerst zien hoe jij thuis kunt werken, voordat ik toestemming geef om thuis te werken. Want als het is om op de hoek van je keukentafel, op 50cm², je ding te doen, zit je veel beter op kantoor”.  

Heeft corona verder nog een impact gehad op de bedrijfsactiviteiten bij Kyocera?  

In het begin van corona was het nog niet zo dramatisch als fabrikant. Heel veel mensen hadden heel snel nood aan printers en scanners thuis. Er is een verschuiving geweest van A3 naar A4, op dat moment hebben we veel meer A4-kleurenprinters en -multifunctionals verkocht, mensen moesten hun documenten thuis kunnen printen en inscannen. Ook het digitaal ondertekenen van documenten heeft een grote boost gekend. Nu is die golf een beetje voorbij. Gemiddeld denk ik dat we, op onze machines die in onderhoudscontract staan en waarvan we het kunnen meten, tussen de acht en de tien procent volumevermindering hebben ten opzichte van vijf jaar geleden. Dat is zeker een trend. In ons geval, omdat we niet zo’n grote speler zijn, is het ons doel om marktaandeel te winnen om dat volume gelijk te houden. Als we meer machines in de markt zetten dan er uit de markt gaan, dan blijft dat voor ons, ondanks het feit dat het printvolume per machine daalt, op hetzelfde niveau. Dat geldt ook voor de omzet die daaraan verbonden is. Dat staat in tegenstelling tot andere landen, zoals Engeland bijvoorbeeld, waar we een heel duidelijke daling zien in het aantal pagina’s dat geprint wordt – veel groter dan hier. 

Hoe bekijkt u de “AI-revolutie” die momenteel aan de gang is?  

We gebruiken nu al AI in onze toestellen om de kwaliteit van de beelden te verhogen en in het algemeen is het AI-verhaal iets dat mij heel erg boeit. 40 jaar geleden experimenteerde ik al wat met AI-tools, dus dat is altijd wel sluimerend aanwezig geweest. Mijn grootste bezorgdheid, als ik het zo mag zeggen, is de interpretatie die mensen geven aan wat AI zou kunnen zijn. De wildste verhalen doen de ronde: AI gaat jobs vervangen. Ik denk dat men daar veel meer schrik van heeft dan nodig. Ik las onlangs een statistiek: 60% van de jobs die vandaag bestaan, bestonden niet in de jaren ‘60. De arbeidsmarkt past zich wel aan, maar zo’n vaart zal het niet lopen. Hebben kopieertoestellen de drukkerij volledig vervangen? Ik denk niet dat een AI in de nabije toekomst voor de rechtbank zal kunnen pleiten, maar wel dat AI ervoor zal zorgen dat een advocaat zijn dossier sneller of beter kan voorbereiden. De capaciteit van AI om door data te gaan is veel groter dan die van mensen, ik zie het dus vooral als een soort hulp.  

Er gaan dus nieuwe jobs ontstaan waarvoor mensen zich moeten herscholen. Kijk naar de nieuwe jobs als ‘prompt engineer’. Je moet de vragen leren stellen aan een AI, dat systeem stelt op zichzelf natuurlijk geen vragen. De kunst van de juiste vragen te stellen is er een die weinig mensen goed onder de knie hebben. Neemt dat een job weg van iemand anders? Nee, want dat is een job die vroeger niet bestond. Dat zijn opportuniteiten die nu gecreëerd worden.