GlassCubes

Kun je niet op je werk komen door een vulkanische aswolk of ziek kind? De toegankelijke webdienst GlassCubes zegt uitkomst te bieden met een online vergaderkamer waar digitale archiefkast, contactdatabase en discussieruimte voor je klaar staan.  

GlassCubes is een vederlichte variant van het aloude intranet, waar zowel sportclub als klein bedrijf in een beveiligde omgeving samen kan werken aan projecten. De naam voor deze gelikt uitziende online vergaderkamer is goed gekozen, want een eerste project starten verloopt uiterst doorzichtig.

Workspaces aanmaken
Na aanmelding kun je als administrator één of meerdere ‘workspaces’ aanmaken, aparte ruimtes waar je bestanden kunt onderbrengen, leden kunt uitnodigen en taken kunt onderverdelen. Er zijn meerdere beveiligingsniveaus in te stellen, zodat bij wijze van spreken de secretaris en de penningmeester eenvoudig naast elkaar kunnen werken, terwijl ook buitenstaanders een kijkje mogen nemen.

De interface van GlassCubes is een van de sterkste punten: de doodeenvoudige web 2.0-omgeving reageert soepel en is helder gemarkeerd met kleurige symbolen. Niet erg zakelijk, maar wel overzichtelijk. Daarnaast zijn we fan van de uitstekende zoekfunctie, die overbodig geklik helpt voorkomen. Ook de agenda, met ondersteuning voor Google Calendar en iCal, is goed uitgewerkt.

Betalen?
We bekeken zowel de gratis versie als een opgewaardeerde variant. Daarvoor heeft GlassCubes een flexibel concept bedacht: kies het betalingsplan dat het beste bij je past en probeer dat een maand lang gratis uit. Het valt daarbij meteen op hoe beperkt de gratis versie is. We kunnen maximaal twee werkplekken aanmaken en zelfs encryptie is niet gegarandeerd. Ga je een stapje hoger, toch al twintig euro per maand, dan kun je nog geen online documenten bewerken.

We testen hoe de online vergaderkamer omgaat met gedeelde documenten. We uploaden een aantal Word-documenten en Excel-spreadsheets, toch de meest gebruikte formaten in een kleinzakelijke omgeving. GlassCubes heeft vaak geen moeite met weergave in zijn handige previewvenster, maar verslikt zich wel in een spreadsheet met geavanceerde formules.

Geen realtime
De online bewerking, verzorgd door het uitstekende Zoho, bekijken we met gemengde gevoelens. Realtime-bewerking is niet mogelijk, waardoor je niet tegelijk aan een tekst kunt werken. De historische zijbalk biedt je uitstekende toegang tot oudere versies, maar de onhandige commentaarfunctie helpt niet om snel te communiceren over wat nu de juiste versie is.

Dat zorgt soms voor oponthoud. Bij het taakbeheer komen we hetzelfde probleem tegen: taken zijn eenvoudig te verdelen en met een schuifbalk kun je snel de voortgang aangeven. Maar we missen een prominente overzichtsindicator die duidelijk bijhoudt hoeveel taken er in totaal openstaan. Dat kan vooral bij meer ingewikkelde planningen nadelig zijn.

Voor bedrijven lijkt de heldere aanpak van GlassCubes uitstekend, al vrezen we dat het overzicht verloren kan gaan bij grote projecten. Vanwege zijn toegankelijke karakter lijkt de dienst zeker geschikt voor voetbalclubs of theaterverenigingen. Maar vanwege de stevige maandelijkse prijs voor online bewerken alleen zullen dit soort groepen snel uitwijken naar goedkopere alternatieven.

Omdat enthousiaste gebruikers GlassCubes van harte zouden kunnen aanbevelen op het werk, denken we dat deze veelbelovende onderneming zichzelf zo in de staart bijt.

GlassCubes
Prijs: gratis (meer functionaliteit vanaf 20 euro per maand) (juli 2010)

PRO: complexe omgeving toegankelijk vormgegeven; soepel reagerende interface; overzichtelijke kalender met iCal/Google Calendar-synchronisatie; ruime ondersteuning formaten; getrapt systeem voor toestemmingen goed uitgewerkt.
CONTRA: commentaarfunctie bij documenten onhandig; geen realtime-samenwerking voor documenten; gratis versie te beperkt.