Hardware: de kern van elke IT-afdeling

Hardware is letterlijk de harde kern van elke IT-afdeling. Van de server in de afgesloten ruimte, de pc’s en printers op de werkvloer tot de energie die ze verbruiken.

Vandaag worden er meer laptops verkocht dan traditionele desktops. Ook veel bedrijven opteren voor hun personeelsleden sowieso voor een laptop. Die is met name handig voor werknemers, zoals verkopers, die vaak op de baan zijn of regelmatig thuiswerken. En dan vooral in een bedrijf zonder vaste werkplekken, of met werklocaties waar mensen vrij kunnen gaan zitten.

In het hedendaagse mobiele kantoor is de draagbare pc dus onontbeerlijk. “Al hangt dit toch voor een flink stuk af van het soort bedrijf. Bij een productiebedrijf met vaste werkplekken is een desktop-pc toch vaak de standaard”, weet Bart Naessens van Orbid.

[related_article id=”152275″]

Geen duizend euro
In de praktijk liggen de prijzen van notebooks en desktops intussen overigens heel dicht bij elkaar, al zijn desktops nog steeds iets goedkoper in vergelijking met even krachtige laptops. In feite dient u aan een kantoorcomputer zelden meer dan 1.000 euro uit te geven, vaak zelfs een stuk minder dan dat.

Een prijs die niet zozeer bepaald wordt door wat er zich onder de motorkap bevindt, maar eerder door randapparaten zoals het scherm. Een veel grotere kostenpost is het onderhoud en het bijhouden van updates. Daarom kunt u veel beter een goede dienstverlening bedingen bij uw IT-dienstenleverancier of -fabrikant, in plaats van u blind te staren op het prijskaartje.

Pc’s uitzetten
Vergeet ook niet dat een desktop in de praktijk zes tot zeven jaar meegaat, tegenover drie à vier voor een laptop.

En nu we het toch over het prijskaartje hebben: zorg ervoor dat de pc’s op de werkvloer ’s avonds zijn uitgeschakeld. Voor een bedrijf met honderd pc’s komt dat neer op een jaarlijkse besparing van zowat 3.000 euro.

Zet de screensaver op zwart, omdat actieve screensavers de computer blijven belasten en dus elektriciteit verbruiken. Hou ook rekening met energie-efficiëntie bij aankoop van de toestellen.

De server is een centrale computer die altijd beschikbaar is, zodat alle applicaties en data die in het bedrijf gedeeld moeten worden altijd voorhanden zijn. Zo wordt een server in de praktijk ook gebruikt voor e-mailverkeer (mailserver) of voor het huisvesten van de site van het bedrijf (webserver).

Omdat de machine een centrale plek inneemt, en in veel gevallen zowel cruciaal is voor uw toepassingen als data, zijn technologieën als raid intussen ingeburgerd. Raid staat voor redundant array of independent disks en is een systeem om meerdere harde schijven te laten samenwerken, waardoor ze gezamenlijk naar buiten toe één grote en betrouwbare harde schijf vormen.

Bij uitval van een harde schijf is de kans op dataverlies dus klein, al is een regelmatige back-up uiteraard onontbeerlijk.

Virtualisatie
Wel relatief nieuw bij de kmo is de opmars van virtualisatie, waarbij de rechtstreekse link tussen machine en toepassing vervaagt. U gaat op die server een extra laag installeren die als buffer fungeert tussen de infrastructuur en de applicaties. Die laag maakt een virtuele versie van de hardware.

Dat betekent onder meer dat u meerdere applicaties of besturingssystemen naast elkaar op één fysieke machine kunt plaatsen en de ‘bezettingsgraad’ van uw computercapaciteit kan verhogen. Een server die voorheen bijvoorbeeld de hele tijd stond te niksen, wordt dan al snel een machine die intensief werkt en dus veel efficiënter wordt aangewend. "Ook bedrijven met een dertig- en veertigtal pc-gebruikers maken al gebruik van deze technologie”, aldus Naessens.

Opslag
Daarnaast is er nog opslag van data. Die wordt steeds vaker centraal beheerd, wat beter is dan dat gebruikers alle data lokaal op hun eigen pc’s bewaren. Storage is steeds dichter bij de server en in veel gevallen zelfs één geheel.

Steeds meer kmo’s kiezen intussen ook voor een eigen opslagnetwerk, vaak gebaseerd op network attached storage (NAS), een opslagmedium dat op het netwerk is aangesloten. NAS-apparaten zijn in feite volwaardige bestandsservers en maken gebruik van TCP/IP, het standaardprotocol voor de dataoverdracht.

“Veranderingen als virtualisatie en convergentie van infrastructuur zorgen voor een even grote impact als de opmars van client-server-omgeving twintig jaar jaar geleden”, vindt Bernard Keller, storage-salesmanager bij HP.

Printers op maat van de kmo
Weinig bedrijven hebben de optelsom gemaakt, maar de printkosten liggen meestal veel hoger dan men denkt. In een ideale situatie kan u printen voor ongeveer 2,5 eurocent per pagina. “Maar als je alles meetelt, zit je al snel aan 11 tot 15 eurocent. Studies wijzen uit dat print en copy een bedrijf jaarlijks tussen de 800 en 1.000 euro per werknemer kost”, stelt Hendrik De Hertogh, salesmanager bij Kyocera Mita.

Printen in kleur is overigens nog steeds duurder dan afdrukken in zwart-wit. “Gemiddeld ongeveer tien keer duurder”, aldus De Hertogh. Ook al dalen de prijzen, en voor specifieke omstandigheden of omgevingen zijn kleurenprinters simpelweg onmisbaar.

Maar om kosten te besparen is het dus beter om geen standaardtoegang tot kleurenprinters te geven. Er zijn in de markt applicaties beschikbaar die alleen bepaalde gebruikers en voor specifieke applicaties kleurfuncties toelaten.

Voor kantoren blijven laserprinters de betrouwbaarste werkpaarden. Ze zijn duurder in aankoop, maar qua TCO (total cost of ownership) goedkoper in gebruik dan inkjetprinters. Hoe groter de printer, hoe lager de prijs per pagina bij optimaal gebruik.

Multifunctional
Een vaak gehoorde vuistregel is dat als een apparaat meer dan één keer per maand moet worden aangevuld qua consumables (zoals inktpatronen) het eigenlijk niet optimaal wordt gebruikt. Het traditionele kopieerapparaat duikt bij een kmo nog amper op.

Die printer is steeds vaker een zogenaamde multifunctional, een toestel dat niet alleen kopieert, maar ook print, scant en vaak ook faxt. “Het is hiermee niet enkel een outputtoestel, maar zorgt via scanning ook voor de input in een documentmanagementsysteem, ook steeds meer bij kmo’s”, stelt De Hertogh.

Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs voor home-officeomgevingen. Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem voor een kmo of afdeling dienst doen.

Alle desktopprinters vervangen door één multifunctional per dertig of veertig gebruikers is meestal een utopie. “In de markt wordt meestal gerekend dat kantoormedewerkers maximaal vijftien à twintig meter kunnen lopen naar hun printer. Voor een kleurenprinter mag die afstand iets langer zijn, zowat dertig meter.”