Baas mag uw e-mails lezen

Mag mijn baas controleren welke websites ik bezoek? En kan hij me daarvoor ontslaan? Elke dag krijgt de Privacycommissie wel een vraag over privacy op het werk. Ze stelt vast dat er een probleem is. Er is nauwelijks geweten hoe ver cybersurveillance mag gaan.

Wie ontslagen wordt omdat hij volgens de werkgever te veel met zijn partner mailde, kan te rade gaan bij de vakbonden om dat ontslag aan te vechten. Maar ook zij weten niet altijd het juiste antwoord.

Volgens de Privacycommissie is het duidelijk: elke mail van elke werknemer systematisch nalezen gaat te ver. “Het is niet de bedoeling dat de werkgever als een soort van superflik elektronisch toezicht uitoefent over zijn medewerkers”, vindt de commissie. Tegelijk kan geen enkel personeelslid er zomaar van uitgaan dat enkel hij en de bestemmeling de inhoud kunnen lezen van de mails die hij op zijn werk verstuurt.

[related_article id=”158578″]

De belangrijkste regels staan in een CAO die al dateert van 2002. Die bepaalt hoe en waarom een werkgever uit de privésector in de mails van zijn personeel mag neuzen. Volgens de commissie gelden die bepalingen ook voor de openbare sector.

Filmpjes uitwisselen
De berichten van werknemers (of ambtenaren) meelezen, gebeurt via ‘lagen’. Om werkelijk in uw mailbox binnen te breken, moet de werkgever om te beginnen al vermoeden dat er iets schort. “Een klant van het bedrijf kan de top bijvoorbeeld signaleren dat hij al weken zit te wachten op een vraag die hij al een paar keer via mail heeft gesteld”, zegt Eva Wiertz, woordvoerster van de Privacycommissie.

“Dan mag een werkgever een algemene controle uitvoeren door na te gaan hoeveel mails iemand heeft verstuurd en naar wie. Als iemands mailbox vol zit met grote bestanden (zoals filmpjes), laat dat vermoeden dat er iets niet klopt. Zeker als binnen het bedrijf is afgesproken dat er geen filmpjes worden uitgewisseld.”

Op basis van wat hij bij zo’n oppervlakkig onderzoek ziet, mag de werkgever al maatregelen (zoals een berisping) treffen.

“In uitzonderlijke gevallen mag hij ook echt de inhoud van de mails raadplegen”, zegt Wiertz. “Dat kan bijvoorbeeld als hij denkt dat er bedrijfsinformatie wordt gelekt. We raden wel aan om de werknemer te zeggen dat zijn mailverkeer onder de loep wordt genomen.”

Over wat wel en niet mag, heerst ondanks die regels veel onduidelijkheid. “Elke dag komt er wel een vraag binnen over privacy op het werk”, zegt Willem Debeuckelaere, voorzitter van de Privacycommissie. “Mag mijn baas mijn e-mails lezen? Mag hij bijhouden welke websites ik bezoek? Mag hij me daarvoor ontslaan?”

Tegenstrijdige rechtspraak
De steeds terugkerende vragen maken volgens de Privacycommissie duidelijk dat er een probleem is. Burgers, werkgevers, advocaten of vakbonden: iedereen lijkt in het duister te tasten wanneer het gaat over privacy op het werk. Zelfs rechtspraak kan tegenstrijdig zijn. Wanneer iemand wordt ontslagen omdat hij zijn werkmail verkeerd gebruikte en dat ontslag juridisch aanvecht, zal hij bij de ene rechter gelijk krijgen, bij de andere niet.

“De wetten en overeenkomsten die cybersurveillance op het werk regelen, bestaan nochtans al jaren", zegt Wiertz. "Elk bedrijf moet volgens zijn behoeften een beleid vormen. Voor een veiligheidsconsulent in een kerncentrale zal dat anders zijn dan bij iemand die in een schoonmaakbedrijf werkt."

Apart mailadres
Het gebeurt nauwelijks dat een bedrijf zijn ICT-beleid op papier heeft staan, stelt de Privacycommissie vast. "Daardoor is het voor werknemers niet altijd duidelijk of ze vanaf hun werkadres privé mogen mailen. Door er over te communiceren, vermijden bedrijven al veel misverstanden."

De eenvoudigste oplossing is natuurlijk een apart e-mailadres voor privéberichten. “Dat lijkt inderdaad zeer voor de hand liggend, maar is het zeker niet voor iedereen”, zegt Wiertz. “Niet iedereen is zeer e-mailminded en gebruikt e-mail enkel op het werk omdat hij/zij moet. Thuis doen ze dat nauwelijks, of ze vinden het te moeilijk om een Hotmailadres aan te maken. Ze gaan toch onvermijdelijk communiceren via het adres op hun werk.”