De waarheid over multifunctionals
1. Wat is een multifunctional?
Printers in bedrijven zijn steeds vaker zogenaamde multifunctionals. Deze toestellen combineren de rol van printer met die van kopieermachine, scanner en vaak ook fax. Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs voor home office-omgevingen. Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem voor een kmo of afdeling dienst doen.
Je haalt zo een hoger afdrukvolume per machine en dus een lagere prijs per afdruk, zeker wanneer je dat combineert met een standaard ingestelde recto-versofunctie. Alle desktopprinters vervangen door één multifunctional per twintig of dertig gebruikers is meestal een utopie.
Een printer voor elke zeven of acht medewerkers is wel realistisch. In de markt wordt over het algemeen gerekend dat kantoormedewerkers maximaal 15 à 20 meter moeten lopen naar hun printer. Voor een kleurenprinter mag die afstand iets langer zijn.
2. Welke printers zijn het goedkoopst?
De traditionele wijsheid in printerland is: hoe duurder in aankoop, hoe goedkoper in gebruik. Dat geldt zowel voor laserprinters als voor inkjetprinters. Bij een hoog afdrukvolume hoort een stevige printer. Die draagt een hoger prijskaartje, maar dat verdien je zo terug door de lagere prijs per afdruk. Er bestaan tabellen en programma’s om de kosten van een bepaalde printer bij een bepaald volume te berekenen.
Voor kantoren blijven laserprinters de betrouwbaarste werkpaarden. Ze zijn duurder in aankoop, maar qua TCO (total cost of ownership) goedkoper in gebruik dan inkjetprinters. Hoe groter de printer, hoe lager de prijs per pagina bij optimaal gebruik.
Vaak gehoorde vuistregel is dat als een apparaat meer dan één keer per maand moet worden aangevuld qua consumables (zoals inktpatronen) het dan eigenlijk niet optimaal wordt gebruikt. Het traditionele kopieerapparaat duikt bij een kmo nog amper op.
3. Heb ik een kleurenprinter nodig?
Printen in kleur is nog steeds duurder dan afdrukken in zwart-wit. Gemiddeld is dat zelfs zowat tien keer duurder, ook al dalen de prijzen. Voor specifieke omstandigheden of omgevingen zoals grafische of marketingbureaus zijn kleurenprinters simpelweg onmisbaar.
Maar als je kleurenprinters in huis hebt, zal het personeel daar gegarandeerd zo veel mogelijk gebruik van maken, ook al biedt een kleurenafdruk voor intern gebruik zelden of nooit een toegevoegde waarde. Om misbruik te voorkomen, is het dus beter om niet standaard toegang tot kleurenprinters te geven.
Er zijn in de markt applicaties beschikbaar die alleen bepaalde gebruikers en voor specifieke applicaties kleurfuncties toelaten.
4. Hoeveel kost printen mij?
Weinig bedrijven hebben de optelsom gemaakt, maar de printkosten liggen meestal veel hoger dan gedacht. In een ideale situatie kun je printen voor ongeveer 2,5 eurocent per pagina. Maar als je alles meetelt loopt dat al snel op tot 11 à 15 eurocent.
Studies wijzen uit dat print en copy een bedrijf jaarlijks tussen de 800 en 1.000 euro per werknemer kosten. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kantoorbediende 34 pagina"s per dag print, waarvan 17% overigens nooit wordt bekeken.
5. Kan ik ook printers huren in plaats van kopen?
Zowel de aanbieders van printers als die van kopieerapparaten hebben formules waarbij u een multifunctional ter beschikking krijgt met een vaste prijs per pagina. De formules lopen wel sterk uiteen en zijn daarom moeilijk met elkaar te vergelijken. In de prijs is soms ook de afschrijving van de printer zelf inbegrepen.
Sommige leveranciers nemen je huidige printerpark over. Dat noemen we managed printing. Je kunt in totaal uitkomen in de buurt van de optimale 2,5 eurocent per (zwart-witte) pagina. Nadeel is dat je meestal voor meerdere jaren vastzit aan die leverancier en die prijs. Anderzijds houden die contracten meestal ook een betere beveiliging, optimalisatie van de workflow en een beter voorraadbeheer in.
