Hoe innoveer je tijdens de crisis?

In deze crisistijden is voor ondernemers één ding zeker: ze zullen scherp moeten letten op de kosten en zo efficiënt mogelijk moeten opereren. Innovatie in informatiesystemen is alvast een van de manieren om de efficiëntie van bedrijven te verhogen.

De financiële crisis die de wereld teistert gaat ook niet aan België voorbij, en dat heeft gevolgen voor het bedrijfsleven. De ondernemer die met zijn tijd mee wil gaan zal zich daartegen moeten wapenen door zijn bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk te maken.

Goede administratieve systemen zijn daarbij een absolute noodzaak. En er moet ook optimaal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die nieuwe technologie ons te bieden heeft. De volledige digitalisering van het bedrijfsproces biedt grote voordelen op het vlak van efficiëntie.

Met name het bannen van papier uit het administratieve proces levert direct geld op. Elektronische facturatie is in die context een van de logische stappen. Maar onderschat ook de invloed niet die mobiele technologie gaat hebben op het bedrijfsproces.

Tablets en steeds krachtiger wordende laptops openen nieuwe perspectieven voor wie onderweg een stuk van de administratie wil doen, en thuiswerken op een tablet is allang geen verre toekomst meer, maar een realistisch perspectief.

Gulden regels
Veel boekhoudpakketten doen meer dan boekhouden alleen en helpen u met het stroomlijnen van uw onderneming. In welke bedrijfssector u ook opereert, er zijn een paar gulden regels die u bij de keuze van een boekhoudpakket in acht moet nemen. Ten eerste zal een boekhoudpakket moeten passen als een handschoen. Niet te klein, maar ook niet te groot.

Wie als kleine zelfstandige over langere tijd een beperkt aantal klanten bedient met een beperkt aantal diensten, heeft van huis uit een overzichtelijk beeld en kan met een eenvoudig pakket uit de voeten. Zeker als dit zich uitstrekt over een voorspelbaar lange periode is het onverstandig om een superzwaar pakket aan te schaffen.

Dit is overigens geen reden om niet te kiezen voor een moderne aanpak. Integendeel: met online boekhouden kan de kleine zelfstandige direct aan de slag, met weinig kosten. Maar zodra er personeel wordt aangenomen of gewerkt wordt met andere bedrijven, ontstaat er een totaal andere situatie en kan de keuze voor een te licht administratiepakket uitgroeien tot een waar hoofdpijndossier.

Groei
Voorspelbare groei is bij de keuze van een pakket een van de belangrijkste parameters. Wie ziet aankomen dat hij voorraden moet bijhouden, komt meteen voor andere keuzes te staan dan een eenvoudige dienstverlener.

Ook het bedienen van veel klanten valt in  die categorie, net als de ontwikkeling rond webshops. Voorraadbeheer en het bedienen van veel klanten zijn typische elementen die vroeger onder ERP (Enterprise Resource Planning) vielen, maar nu heel gewoon aan het worden zijn in boekhoudomgevingen.

Kijk dus na of een pakket die uitbreidingsmogelijkheid biedt, of ga voor een boekhoudpakket waarin die optie expliciet is ingebouwd. Wie voor die laatste optie kiest, moet natuurlijk goed opletten dat hij niet te veel uitgeeft, want met een geïntegreerde omgeving is dat al snel het geval. Gelukkig doet daar ook de markt zijn werk.

Ondanks consolidaties en overnames breidt het aantal leveranciers jaar na jaar uit, en de klant kan daar zijn voordeel mee doen.