Werken met elektronische documenten

Documentmanagement of documentenbeheer is binnen de meeste bedrijfsmuren wellicht al voldoende ingeburgerd, maar toch zijn we nog enorm ver van het papierloze kantoor verwijderd.

Een van de grootste struikelblokken in deze evolutie is de rechtsgeldigheid van een elektronisch document, maar daarnaast zijn er nog andere juridische onduidelijkheden. Wij gingen op zoek naar een duidelijk antwoord op de vraag hoe een document dat in zijn digitale vorm moeiteloos gekopieerd kan worden toch rechtsgeldig kan zijn. Het antwoord: de elektronische handtekening.

Elektronische handtekening
Iedereen kan er zich misschien wel iets bij voorstellen, maar wat is een elektronische handtekening precies? In de ruime betekenis is het elk elektronisch middel dat kan worden gebruikt om een document authentiek en dus origineel te maken. Iets duidelijker geformuleerd komt het erop neer dat een elektronische handtekening een stukje informatie uit het bericht is, dat tegelijkertijd dient als authenticatie van dat bericht.

Vaak is zo’n handtekening gebaseerd op algoritmes en is ze uniek voor elke transactie. Als aan een transactie of aan de elementen ervan iets wordt gewijzigd nadat het werd getekend, wordt de handtekening automatisch ongeldig. In België kan zo’n handtekening geplaatst worden met de elektronische identiteitskaart, maar dat is niet de enige manier: er bestaan soortgelijke technologieën en zelfs geavanceerdere oplossingen.

Soms wordt er zelfs gewerkt met specifieke protocollen, zoals EDIFACT voor elektronische facturen. Een elektronische handtekening kan in België echter niet verplicht worden als authenticatiemiddel. Volgens de wet van 9 juli 2001 is het gebruik van een handtekening vrij maar nooit verplicht. Je kunt dus wettelijk weigeren om van een elektronische handtekening gebruik te maken.

Verschillende types
Grofweg zijn er drie verschillende elektronische handtekeningen te onderscheiden. Naast een gewone elektronische handtekening heb je handtekeningen die gebruikmaken van PKI-encryptie (‘Public Key Infrastructure’) voor meer authenticiteit en integriteit. De encryptie garandeert dat het om een origineel document gaat, dat nadien niet meer veranderd werd.

Ten slotte bestaat er ook nog iets als een gekwalificeerde handtekening, die door een externe instantie is gevalideerd. De elektronische identiteitskaart valt onder deze categorie. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen alleen worden geplaatst met behulp van een geldig digitaal certificaat.

Wanneer een handtekening voldoet als een gekwalificeerde handtekening, staat die gelijk met een handgeschreven handtekening. Dat betekent echter niet dat je alleen die laatste kunt gebruiken voor je documenten.

Als twee partijen besluiten om met een onderling afgesproken technologie te werken die niet gekwalificeerd is, is dat perfect toegestaan. Alleen als het tot een dispuut komt, ligt de bewijskracht van dit soort documenten wel een stuk lager, als de rechtbank het al aanvaardt als bewijsmiddel.

Is dit wel geldig?
Twijfel je aan de rechtsgeldigheid van een bepaald digitaal document? Dat kun je alleen als het niet voorzien is van een elektronische handtekening. Is die er wel, ongeacht de aard of de gebruikte technologie, dan moet de rechter op zijn minst het document op zijn bewijskracht beoordelen.

Die hangt samen met het type technologie waarmee werd getekend: hoe geavanceerder de technologie, hoe groter de kans dat de rechter dit document als volwaardig bewijsmateriaal aanvaardt. Het gaat hier dan wel alleen om onderhandse akten. Dat betekent overeenkomsten tussen twee particuliere partijen zonder aanwezigheid van een openbare derde partij, zoals een notaris.

Wanneer een document, ongeacht of het om een elektronisch document gaat of niet, in aanwezigheid van een openbare ambtenaar is opgemaakt, heeft ze automatisch de status van authentiek document. Sinds 2009 kan een notariële akte trouwens zowel op papier als digitaal worden opgemaakt.

Bewaartermijn
Voor sommige documenten bestaat er wel een wetgeving, en dan hebben we het in de eerste plaats over facturen. Wil je die digitaal bewaren, dan moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen, een letterlijk citaat uit artikel 60 uit het BTW-wetboek.

Anders gezegd: maak geen gebruik van een verouderde of exotische technologie om je documenten te scannen. Daardoor wordt het immers moeilijker om elektronische documenten te bewaren, terug te vinden en te garanderen dat ze niet aangepast zijn. Hoewel je in België niet algemeen verplicht bent om documenten te archiveren, is dat voor bepaalde documenten wel vereist.

Zo ligt de wettelijke bewaartermijn voor elektronische facturen op dit ogenblik in België op zeven jaar. Bij arbeidsovereenkomsten wordt vaak opslag op lange termijn gevraagd, vooral omdat een arbeidscarrière lang kan duren. Sinds 2007 zijn er daarvoor ook elektronische handtekeningen toegelaten, wat vooral handig is bij interim-contracten.

Alleen eist de overheid dat zulke documenten gearchiveerd worden via speciale archiveringsbureaus, zodat ze ook op lange termijn nog even wettelijk en leesbaar zijn. Helaas bestaan deze diensten nog niet.

Internationaal probleem
Er ontbreken op dit moment nog algemene regels, en dus kijk je best naar wat voor jou het efficiëntste werkt. Een goed documentenbeleid dat ook op lange termijn zin heeft, helpt je al een eind op weg.

De vragen waarop je een antwoord zou moeten kunnen geven, zijn: welke documenten worden opgeslagen, waar en door wie? Hoe lang worden ze bewaard en in welke omstandigheden? En ten slotte: hoe gaan we om met privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid?

Voorlopig heeft de overheid op dit vlak de boot gemist. Zelfs de gewaarborgde handtekeningen hebben slechts een beperkte levensduur en dus moet men in de meeste gevallen na verloop van tijd een hertekening doen van de documenten (liefst automatisch), omdat de wettelijke bewaarplicht langer is dan de rechtsgeldigheid van de elektronische handtekening.

Bovendien verschilt de regelgeving sterk per land, wat voor internationale bedrijven en projecten extra werk met zich mee brengt.

Rechtbank
Document management staat op juridisch vlak dus nog in zijn kinderschoenen. Toch is er voldoende wettelijk kader om al veilig aan de slag te gaan. Dynamische ondernemingen laten zich dus niet afschrikken. Vooral bedrijven die veel contracten moeten opstellen en versturen, zien al snel de voordelen van elektronische contracten en facturen, al dan niet getekend.

Het voordeel wordt nog groter als je weet dat de gemiddelde kostprijs van een papieren contract van 10 pagina’s kan oplopen tot vijf euro. Bovendien zijn elektronische facturen ook sneller en makkelijk te versturen, en dus hopelijk ook sneller betaald.

Factuur: digitaal of niet?
Benieuwd of je ook je facturen kunt digitaliseren? De rechtsgeldigheid van een elektronisch factuur hangt af van volgende voorwaarden:

• Ze moet voldoen aan dezelfde wettelijke voorwaarden als een factuur op papier.
• De ontvanger gaat akkoord met het ontvangen van elektronische facturen.
• De authenticiteit van de herkomst is gegarandeerd.
• De integriteit van de inhoud is gegarandeerd.

Vooral over die laatste twee punten bestaat er onduidelijkheid. De methodes om authenticiteit en integriteit te garanderen, zijn sinds 2010 immers niet meer strikt gedefinieerd. Toch blijft zowel de Belgische als Europese wetgeving  eisen dat beide gewaarborgd zijn.