Alles over de rechtsgeldigheid van documenten
Hoe weet je of het document dat jij bezit het origineel is? En hoe kun je dat bewijzen, als er ooit discussie is?
Kan een elektronisch document origineel zijn?
Hoe kan een document dat moeiteloos gekopieerd kan worden toch origineel zijn? Door het te voorzien van een elektronische handtekening.
Wat is een elektronische handtekening?
Ruim gesproken is een elektronische handtekening eender welk elektronisch middel dat gebruikt kan worden om een document authentiek en dus origineel te maken. “Een elektronische handtekening is eigenlijk een stukje informatie van het bericht dat wordt gebruikt voor de authenticatie van dat bericht”, legt Giovanni Verhaeghe, Director Market and Product Strategy van Vasco Data Security, uit.
“De handtekening is gebaseerd op algoritmes en is uniek voor elke transactie. Als aan een transactie of aan de elementen ervan iets wordt gewijzigd nadat die werd getekend, wordt ze ongeldig. Bovendien geldt de "non-repudiation": een verzender kan niet verloochenen dat hij aanwezig was en de transactie in werking stelde.”
Een elektronische handtekening kan bijvoorbeeld geplaatst worden door uw elektronische identiteitskaart. Maar er zijn ook equivalente technologieën en zelfs geavanceerdere oplossingen of specifieke protocollen, zoals EDIFACT voor elektronische facturen.
Kan een elektronische handtekening verplicht worden als authenticatiemiddel?
Neen. “Volgens de wet van 9 juli 2001 is het gebruik van een handtekening vrij, maar nooit verplicht”, aldus Hans Graux, ICT-advocaat bij advocatenkantoor time.lex. Je kunt dus wettelijk weigeren om van een elektronische handtekening gebruik te maken, als je hier goede redenen voor hebt. Maar natuurlijk kunnen klanten en leveranciers dan ook verkiezen om je niet meer als zakenpartner te gebruiken.
Welke types elektronische handtekeningen zijn er?
Grofweg kun je drie categorieën onderscheiden. Ten eerste is er de gewone elektronische handtekening. Ten tweede heb je de geavanceerde handtekening, die gebruik maakt van PKI (Public Key Infrastructure) encryptie om authenticiteit (“dit is een origineel document”) en integriteit (“dit document werd nadien niet meer veranderd”) te garanderen.
En ten derde is er de gekwalificeerde handtekening, die door een externe instantie gevalideerd is. De elektronische identiteitskaart behoort tot deze categorie. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen enkel geplaatst worden met behulp van een gekwalificeerd digitaal certificaat.
Kan een elektronische handtekening gelijkwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening?
Enkel indien ze tot de laatste categorie, van de gekwalificeerde handtekeningen, behoort.
Betekent dit dat er voor documentenverkeer enkel met gekwalificeerde elektronische handtekeningen gewerkt kan worden?
Absoluut niet. Als twee partijen besluiten om met een onderling afgesproken technologie te werken die niet geavanceerd of gekwalificeerd is, is dat hun goed recht. Maar de bewijskracht, als een document ooit gebruikt wordt in een rechtszaak, vermindert dan natuurlijk wel. Als het al wordt aanvaard als bewijsmiddel.
Kan een digitaal document dan worden geweigerd als bewijsmiddel?
Enkel als het niet elektronisch gehandtekend is. Indien er een elektronische handtekening op het document staat, van welke aard of technologie ook, moet de rechter het document minstens op zijn bewijskracht beoordelen.
De bewijskracht hangt dan samen met het type technologie waarmee werd getekend: hoe geavanceerder, hoe hoger de kans dat de rechter dit document als volwaardig bewijsmateriaal aanvaardt. Merk trouwens op dat dit enkel onderhandse akten betreft, dus overeenkomsten tussen twee particuliere partijen zonder de aanwezigheid van een openbare derde partij, zoals een notaris.
Wanneer een document – ook een elektronisch – in aanwezigheid van een openbare ambtenaar is opgemaakt, heeft het de status van authentiek document. Sinds 2009 kan een notariële akte trouwens zowel op papier als ‘in gedematerialiseerde vorm" worden verleden, zoals dat in notarieel jargon wordt gezegd.
Kan een elektronische factuur rechtsgeldig zijn?
Ja, als:
- ze voldoet aan de wettelijke voorwaarden van papieren facturen
- de ontvanger toestemt om elektronische facturen te ontvangen
- de authenticiteit van de herkomst gegarandeerd is
- de integriteit van de inhoud gegarandeerd is
De methodes om de authenticiteit en integriteit te garanderen, zijn sinds 2010 niet meer strikt gedefinieerd, maar zowel de Belgische als de Europese wet blijft eisen dat beide gewaarborgd zijn.
