Welke regels gelden voor het bewaren van documenten?

Het loont de moeite om je documenten op een zo duidelijk manier bij te houden. Maar doe je in een ladenkast of op een harde schijf? En hoe lang doe je dat?

Mogen papieren originelen digitaal bewaard worden?
“Ook al bestaan hierover momenteel geen algemene regels, toch is het geen goed idee om zomaar papier naar digitaal te converteren”, meent Hans Graux. “Het originele karakter van het document gaat dan meestal verloren!” In sommige gevallen bestaat er wel een wetgeving, specificeert Graux, met name voor facturen.

“In geval van digitale bewaring van papieren facturen moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen”, citeert Graux artikel 60 uit het BTW-wetboek.

Anders gezegd: maak geen gebruik van verouderde of exotische technologieën, want anders wordt het veel moeilijker om elektronische documenten te bewaren, terug te vinden en als authentiek en onveranderd te garanderen.

Hoe zit het met bewaartermijnen?
U kunt archiveren om verschillende redenen: contractuele verplichtingen bijvoorbeeld, of wettelijke vereisten of zelfs op eigen initiatief, in het kader van corporate governance. “Maar het doel van archiveren is steeds hetzelfde”, vervolgt Hans Graux: “informatie opslaan, om ze later terug te kunnen vinden en zonodig te kunnen gebruiken als bewijsmateriaal.

Het spreekt voor zich dat uw aanpak zal afhangen van uw beweegreden.” In België bestaat er geen algemene archiveringsplicht of -termijn. Maar er bestaat wel bijzondere wetgeving, voor specifieke types documenten. “Zo ligt de wettelijke bewaartermijn voor elektronische facturen in België momenteel op zeven jaar”, vertelt Katrien Busschaert van Certipost.

Ook voor arbeidsovereenkomsten is er een specifieke wetgeving, vertelt Graux: “Hiervoor wordt vaak opslag op lange termijn opgelegd, wegens de duur van een arbeidscarrière. Sinds 2007 zijn hier trouwens ook elektronische handtekeningen toegelaten op documenten, wegens de interim-contracten. Maar de wet vereist dan wel archivering via erkende archiveringsdienstverleners, om op lange termijn integriteit en leesbaarheid te verzekeren. Helaas bestaan deze diensten nog niet …”