Het slimme kantoor in tien woorden (1)
onafhankelijk van plaats en ruimte, dat is het opzet in het concept van het zogenaamde Nieuwe Werken dat vanuit Nederland is komen overwaaien. Het is een van de belangrijkste drijfveren voor de werkomgeving en kantoorinrichting. Het kantoor anno 2012 en beyond is:
1. Flexibel
Helft minder oppervlakte
Als er één kenmerk is waar we het kantoor vandaag mee associëren, is het wel fl exibiliteit. Al is het maar doordat steeds meer medewerkers hun vast bureau vaarwel hebben gezegd. Uit cijfers van InSites Consulting in opdracht van Getronics blijkt dat in ons land momenteel 39 procent van de kantoorwerkers het zonder vaste werkplek moet stellen. Vorig jaar was dat slechts één op drie.
Vooral in de IT-sector (55%) en de fi nanciële industrie (47%) is de zogenaamde "fl ex desk" al erg ingeburgerd. In de industrie en overheid is dit veel minder het geval. Zo’n flexibele opstelling creëert een effi ciëntieslag in gewonnen kantoorruimte. In een traditionele kantooromgeving worden, aldus een onderzoek van BT, op een gemiddelde werkdag amper 50 à 60 procent van de bureaus gebruikt.
Werknemers hebben dan vaak een eigen "locker" waar ze hun persoonlijke spullen in kunnen opbergen en meenemen naar het beschikbare bureau. Ze gebruiken bijvoorbeeld ook niet langer hun eigen archief of afvalbak, maar één per afdeling of werkruimte. Een hedendaagse kantooromgeving spring efficiënt met het aantal vierkante meters om.
Waar pakweg eerst honderd mensen gebruik maakten van evenveel werkplekken, heeft hetzelfde aantal medewerkers nu nog maar 60 à 70 flexibele plekken nodig. “Er zijn immers heel veel werkplekken die niet worden benut”, bevestigt Annemieke Garskamp, workspace consultant bij Steelcase.
Bij Vodafone, dat in Nederland met een nieuw flexibel kantoorconcept begon, dat binnenkort ook in België wordt uitgerold, levert dit bijvoorbeeld een reductie van 47 procent van de kantooroppervlakte op, aldus Garskamp. Toch is reductie niet zaligmakend.
Ruimte moet er zijn, benadrukt Garskamp: “Waar vroeger sterk de nadruk lag op kostenreductie en het terugdringen van het aantal vierkante meters, realiseren bedrijven zich tegenwoordig ook dat een prettige en ruime werkomgeving mensen efficiënter en productiever maakt.”
2. Ontmoetingsplek
Niet werken maar samenwerken
Tien jaar geleden gingen mensen nog steevast naar kantoor om te werken. Dat kan nu overal. Vandaag werkt zowat de helft van de medewerkers af en toe van thuis uit, op basis van een onderzoek van InSites Consulting. Een cijfer dat de laatste vier jaar – opmerkelijk genoeg – niet fundamenteel is gewijzigd. Eén op vier werkt wekelijk of dagelijks thuis.
Toch is het besef gerijpt dat het kantoor maar één onderdeel meer is van de werkplek, oordeelt Jan Lecompte, managing director van AOS Studley. “Mensen werken meer en meer thuis en onderweg. Hierdoor wordt het kantoor steeds meer een plek waar mensen elkaar ontmoeten in plaats van een plek waar mensen komen om te werken”, stelt hij.
Slim samenwerken is ook iets waarop bijvoorbeeld het hoofdkantoor van Microsoft in België (in Zaventem) en in Nederland (op Schiphol) is ingericht. Daar is de gehele eerste etage ingericht als een open ruimte met flexplekken waar iedereen kan werken. “Kantoren worden meer open, maar toch worden tegelijk de grote ‘open spaces’ meer en meer vermeden”, weet Lecompte.
Het kantoor wordt, zo benadrukt hij, een geheel van ruimtes met verschillende functies zoals formele en informele ontmoetingsplekken en projectruimtes. Het kantoor moet anno 2012 dus vooral ontmoetingen mogelijk maken. “Open kantoortuinen in innovatieve kantoorgebouwen spreken natuurlijk tot de verbeelding en kunnen de communicatie en transparantie bevorderen.
Maar een kanttekening hierbij is dat de concentratie van de medewerkers kan afnemen doordat ze afgeleid worden door achtergrondgeluid. Of dat vertrouwelijke gesprekken kunnen gehoord worden”, waarschuwt Elbrich Batstra, HR-director van Monster Benelux. “Zorg daarom als werkgever altijd dat je genoeg ruimtes hebt waar medewerkers gebruik van kunnen maken zodat het gevoel van privacy wel gewaarborgd blijft”, raadt hij aan.
3. Bedrijfscultuur
The Facebook Way
Marc Zuckerberg van Facebook bezit, mede door de recente beursgang van zijn bedrijf, een kleine 20 miljard dollar. Maar toch zit de man gewoontjes in een open bureau tussen zijn medewerkers. “Facebook is een goed voorbeeld dat je kantoorinrichting een weerspiegeling moet zijn van je arbeidscultuur”, antwoordt Elbrich Batstra.
“Heb je een platte organisatie, dan kan het zijn dat de leidinggevende zoals bij Facebook gewoon net als andere medewerkers in de kantoortuin zit. Heeft de organisatie wat meer lagen, dan zal je dit ook terugzien in een hiërarchische inrichting met directiekamers”, stelt hij.
Companybranding, oftewel het werken aan een bedrijfsmerk waarmee medewerkers zich identificeren, is nu eenmaal eveneens een principe dat invloed uitoefent op de inrichting van de werkomgeving. De fysieke werkplek is in deze veronderstelling vooral uitnodigend voor mensen die bij het bedrijf passen.
Dat is bijvoorbeeld het geval bij Alken Maes in België. Bij de inrichting van het nieuwe hoofdkantoor in Mechelen koos deze bierbrouwer bewust voor transparantie, als afspiegeling van de open bedrijfscultuur. Dat zit al in de terminologie.
Hier vormen cockpits en lounges de werk- en vergaderplekken, kan bij zogenaamde pitstops een drankje gehaald worden, is er een zitje in de koffiehoek en hebben copycorners de talrijke individuele printers vervangen.
){kind=link}