Het slimme kantoor in tien woorden (2)

(Lees ook deel één in deze reeks.)

Onafhankelijk van plaats en ruimte, dat is het opzet in het concept van het zogenaamde Nieuwe Werken dat vanuit Nederland is komen overwaaien. Het is een van de belangrijkste drijfveren voor de werkomgeving en kantoorinrichting. Het kantoor anno 2012 en beyond is:

4. virtueel
Informatie = killer applicatie
Het kantoor is vandaag virtueel. Dat moet ook. Mensen worden mobieler en bedrijven internationaler. Afstand in tijd en ruimte wordt gecompenseerd door allerhande applicaties zoals search, gedeelde agenda’s, sociale netwerken en videoconferencing. Medewerkers gebruiken technologische hulpmiddelen die online samenwerken mogelijk maken.

Toch is de mate van gebruik erg verschillend in professionele context. Vooral een gedeelde agenda, remote e-mail en een zoekmachine voor interne documenten blijkt voor kantoorwerkers cruciaal. Over het gebruik van videoconferencing en sociale netwerken in bedrijfscontext is al heel veel gepraat, maar toch blijken ze vandaag een stuk minder te zijn ingeburgerd.

Eén op drie gebruikt presencemanagement, om te zien of een collega beschikbaar is of om de eigen status te kunnen doorgeven. De killer applicaties bieden dus vooral toegang tot informatie. Toch zijn de verwachtingen van video en web conferencing bij sommigen hoog gespannen, en dan niet het minst bij fabrikanten zelf.

Of bij analisten, want als we onderzoeksbureau Gartner mogen geloven, zal videoconferencing dit jaar zowat 2 miljoen vliegtuigplaatsen vervangen. Veel videovergaderingen komen in de plaats van verplaatsingen.

“Uit eigen onderzoek weten we dat meer dan de helft van de IT-managers verwacht dat medewerkers over tien jaar vooral virtueel zullen samenwerken en via samenwerkingstechnologie met elkaar in contact staan”, oppert Rutger Zeldenrijk, Product Manager Visual Communication bij Talk & Vision. “De hedendaagse kantooromgeving moet dan ook ingericht worden om deze nieuwe manier van samenwerken mogelijk te maken”, vindt hij.

Vooral IT-bedrijven zijn vaak de voorlopers. Zo reduceerde operator BT het aantal face-to-face meetings voor sommige profielen de voorbije jaren met 40 procent door gebruik te maken van audio- en videoconferencing.

5. Ergonomisch
De tol van de ‘coffice’
Het welzijn van de medewerker is een ander belangrijk principe bij de inrichting van nieuwe kantoren. De druk op mensen wordt immers steeds groter. Het is de uitdaging om ervoor te zorgen dat de werkomgeving geen stress toevoegt, maar juist mensen helpt om zich beter te voelen en hun gezondheid te bevorderen.

Ergonomie is niet nieuw, ook al worden bepaalde elementen als in hoogte verstelbare bureaus of zogenaamde ‘docking stations’ voor laptops steeds meer in overweging genomen. Ergonomie blijkt vooral een van de aandachtspunten als u onderweg aan de slag gaat. Uit onderzoek van Fellowes, een leverancier van kantoorbenodigdheden, blijkt bijvoorbeeld dat sommige medewerkers bijna overal werken.

De meest gebruikte plekken om op een adhocbasis te werken zijn onder meer de keukentafel (29 procent) of in bed (21 procent). Maar de zogenaamde nomadic workers werken ook vaak in niet-kantoorgerelateerde omgevingen zoals treinen en hotels ( allebei 12 procent), bussen (4 procent), cafés (2 procent) en zelfs op de grond (3 procent).

Veel jonge medewerkers zijn van ’s morgens vroeg tot ‘s avonds laat geconnecteerd. In het Verenigd Koninkrijk hebben ze er al een term voor bedacht: coffice. Of anders gezegd: we werken op elke plek waar we online kunnen gaan en er koffie is. Dit heeft echt consequenties. Want bij nomadic workers raakt het aannemen van een gezonde werkhouding vaak in de knel.

“Door veelvuldig gebruik van de laptop is er veel vrijheid van werkplek en werkhouding, waar velen de consequenties niet van realiseren”, vindt Johan Molenbroek, Associate Professor Applied Ergonomics bij de Nederlandse TUDelft.

“Te lang en te vaak in een verkeerde houding zitten, leidt vaak tot lichamelijke klachten. Tijd en aandacht, maar vooral goede kennis over de juiste werkhouding, eventueel met de juiste ergonomische hulpmiddelen is juist nu erg belangrijk.”

6. Digitaal
Comeback van het papierloze kantoor
Het tijd- en plaatsonafhankelijk werken heeft ook invloed van de wereld van document management. Denk maar aan de aangepaste printers of de trend van het mobiele printen. Of aan printerfabrikanten die organisatiebrede toepassingen rond document management aanbieden.

Ook scannen valt in het kantoor van de toekomst niet meer weg te denken. “Vroeger werden scanners vooral gebruikt voor archivering, zeg maar aan het einde van een workflow. Vandaag de dag komt scannen aan het begin van een bedrijfsproces”, merkt Klaus Schulz, manager Product Marketing EMEA bij PFU Imaging, op. Het digitaliseren van analoge papieren informatie gaat, zo benadrukt hij, intussen snel en gemakkelijk met één druk op de knop.

Niet alleen scannen beleefde de laatste jaren een revival, ook het zogenaamde ‘paperless office’ – een term die intussen toch al bijna een halve eeuw wordt gebruikt in de zakenwereld – heeft zichzelf opnieuw uitgevonden.

Uit een Nederlands onderzoek van twee softwarebedrijven, DDinformatica en ANVA, van eind vorig jaar bij driehonderd bank- en verzekeringskantoren verwachtte maar liefst 87 procent van hen dat nagenoeg alle documenten binnen vijf jaar digitaal zullen worden ontvangen en verstuurd. Nog eens 10 procent verwacht dat het gros van de documenten tussen vijf en tien jaar gedigitaliseerd is.

Ook al nemen we dit onderzoek met een korrel zout, toch duiken ook meer en meer projecten op rond digitaal documentbeheer en hebben de toepassingen daar al lang op ingespeeld.

“Zogenaamde document management of content management systemen zijn geleidelijk geëvolueerd naar bredere oplossingen en integreren ook meer en meer diensten”, benadrukt Yannis Nakos, voorzitter van vakvereniging Document@Work. “Denk maar aan andere domeinen zoals web content management, business process management, business intelligence, archivering en andere.”

7. Video
Explosie in IP-verkeer
Niet alleen digitale documenten staan centraal in het kantoor van morgen, maar ook bewegende beelden. In 2014 zou, volgens netwerkspecialist Cisco die er onderzoek naar verrichtte, zowat 90 procent van het wereldwijde internetverkeer uit video bestaan. “Dit is vier keer meer IP-verkeer dan al het internetverkeer tussen 2009 en 2014.

Deze explosie is voornamelijk te danken aan de opkomst van mobiele apparaten, zoals smartphones, netbooks en tablets”, weett Jan Dezutter, sales manager bij van Interoute. “Daarnaast is er sterk geïnvesteerd in het verbeteren van videoconferencing-kamers, videoalgoritmen en netwerkprestaties.”

Al deze ontwikkelingen zorgen er volgens hem voor dat videoconferencing voor steeds meer bedrijven, klein en groot, haalbaar en betaalbaar is. Volgens onderzoeksbureau Forrester wordt vandaag zowat één derde van een bedrijfsnetwerk besteed aan videodata, een percentage dat alleen nog maar zal toenemen.

(Lees ook deel drie in deze reeks.)