Acht tips om efficiënter te werken met Google Drive

Google Drive, de opvolger van Google Docs, is net zoals Dropbox te gebruiken als een echte online harde schijf. Met deze 8 handigheidjes werk je voortaan nog efficiënter met Drive.

1. Sneller met toetsenbord

Google Drives webinterface is behoorlijk overzichtelijk, maar sommige handelingen vereisen wel de nodige muisklikken. Dat kan sneller met het toetsenbord. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je de belangrijkste toetsencombinaties kent. Wij telden er een dertigtal, opgedeeld in verschillende rubrieken. Een overzicht van alle speciale toetsencombinatie roep je op via Shift + : (Azerty) of Shift + / (Qwerty). Als dat niet werkt, vervang dan Shift door Ctrl. Klik vervolgens rechtsboven op "In een nieuw venster openen" om dit overzicht in een apart tabblad te zien en zo makkelijk af te drukken.

[related_article id=”158901″]

2. In meerdere mappen

In Google Documenten kun je documenten en andere bestanden organiseren in collecties door middel van labels of tags. Dit kan eveneens in Google Drive. Selecteer een of meer items – een (sub)map of een bestand – die je wilt taggen en klik op het mappictogram bovenaan je lijst met items. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de map waarin je je selectie ook wilt opslaan. Bevestig met ‘Wijzigingen toepassen’. Houd bij het aanklikken dus wel de Ctrl-toets ingedrukt, anders wordt je selectie gewoon verplaatst naar de nieuwe map.

3. Vorige versies terughalen

Wie in de Google Drive-map op zijn computer per ongeluk een bestand overschrijft, hoeft niet te panikeren. Google Drive houdt online namelijk standaard verschillende versies van eenzelfde bestand bij: tot 30 dagen of tot 100 versies (naargelang wat het eerst wordt bereikt). Open de webinterface van Google Drive en selecteer het gewenste bestand. Klik op de knop ‘Meer’, ‘Revisies beheren’. Om een bepaalde versie terug te halen, volstaat het hem aan te klikken en vervolgens op de gewenste locatie op te slaan.

4. Back-uppen met Takeout

Een volwaardige back-upoplossing kun je Google Drive bezwaarlijk noemen. Nu zijn er wel tools (zoals Backupify) die je een back-up laten maken van al je data op Google Drive, maar het kan ook prima met een andere service van Google: Google Takeout. Surf naar https://www.google.com/takeout en meld je aan. Je krijgt nu een overzicht van alle Google-services waar je data hebt staan, waaronder ook Google Drive.

Je hoeft maar op de knop "Archief maken" te klikken en Google gaat aan het werk om al je gegevens in één groot zip-bestand te zetten of meerdere zip-bestanden indien het archief groter dan 2 GB is. Dat archief blijft zeven dagen ter beschikking voor download. Heb je geen behoefte om ook data van andere services te archiveren, klik dan op "Services kiezen", ‘(alleen) Drive’. Bevestig ook hier met ‘Archief maken’.

5. Preview van documenten

Wie documenten in Google Drive wil bekijken, doet dat wellicht als volgt: je opent de gewenste map en klikt de documenten in het rechterpaneel een voor een aan. Ze verschijnen dan elk op een eigen tabblad in de webbrowser. Er is echter een snellere manier. Ga met de muisaanwijzer over de mapnaam, rechterklik met je muis, en kies de optie "Openen". De webpagina splitst zich nu in twee panelen op. In het linkerpaneel staat een lijst met de bestandsnamen uit die map, in het rechterpaneel grote voorafbeeldingen van de inhoud van die bestanden. Via de pijltjestoetsen wandel je vervolgens snel door de lijst.

6. Printen naar Drive

Wil je een interessante webpagina opslaan? Dat kan rechtstreeks naar Google Drive. Je hebt hiervoor wel Chrome als webbrowser nodig. Roep het afdrukvenster op via Ctrl+P. Bij "Bestemming" klik je op "Wijzigen". In de rubriek "Google Cloudprinter" kies je "Opslaan in Google Drive". Duid vervolgens aan wat je hoe afgedrukt wilt zien. Zodra je met "Opslaan" bevestigt, converteert Chrome de inhoud van de webpagina naar een PDF, die vervolgens in (de root van) je Google Drive terechtkomt.

7. Apps voor extra bestandstypes

Wist je dat de Chrome Web Store een collectie apps bevat die speciaal bedoeld is voor gebruikers van Google Drive? Afhankelijk van de apps die je van hieruit installeert, komen in Google Drive extra bestandstypes ter beschikking. De installatie van zo’n app komt er gewoonlijk op neer dat je hem eerst aan Chrome toevoegt en vervolgens het nieuwe pictogram op de Chrome-startpagina aanklikt. Probeer het maar eens uit met apps als MindMeister (mindmaps), Pixlr Editor (foto"s), AutoCad WS (technische tekeningen) en WeVideo (videobewerking).

8. Onleesbaar voor derden

Alles wat je in Google Drive opslaat, kan zonder meer worden ingekeken door de Amerikaanse overheid. Voel je je hierdoor aangetast in je privacy, dan zit er weinig anders op dan je vertrouwelijke documenten in de vorm van een versleuteld archiefbestand in Google Drive op te slaan. Onze favoriete tool daarvoor is het gratis BoxCryptor. De werking is eenvoudig: installeer de tool, herstart je pc, plaats de BoxCryptor-map in je Google Drive, kies een geschikte stationsletter voor die map en voorzie een stevig wachtwoord. Alle bestanden die je nu in dat station onderbrengt, worden automatisch versleuteld.