Negen tips voor het beter beheersen van je e-mail
Meestal vermijd ik lijstjes met tips van verkopers als kiespijn, omdat ze duidelijk iets proberen te verkopen. Maar een nieuwe lijst van e-mailfilterdienst Sanebox biedt enkele erg nuttige “hacks” om je e-mail op orde te zetten, domme beveiligingsproblemen te vermijden, het meeste uit je Gmail te halen of je mail-etiquette te verbeteren.
Ik weet dat dit thema een pijnpunt is voor veel eigenaars van kleine bedrijven, die te veel verschillende taken moeten combineren om de zaak draaiende te houden en liever geen kostbare tijd verkwisten aan e-mail.
Hier zijn negen van mijn favoriete tips uit het totaal van 100 ideeën die in de gids van Sanebox opgelijst staan. De ideeën komen voort uit interviews met gebruikers, risico-investeerders, journalisten en andere bronnen.
- Schrijf je niet uit op verdachte e-mails. Dat leidt er waarschijnlijk alleen maar toe dat je nog meer spam ontvangt. Je hebt eigenlijk net je e-mailadres bevestigd voor de spammers.
- Verwerk “bacn” in bulk. Bacn (bacon) zijn legitieme nieuwsbrieven, site updates en meldingen van sociale media waar je zelf hebt op ingeschreven, maar die je vaak toch niet interesseren. Maak een map waar dit soort mails in samen komt zodat je ze apart kan behandelen.
- Creëer een sjabloon om sneller te kunnen reageren. Als je merkt dat je op bepaalde e-mails telkens op een gelijkaardige manier antwoordt, kan je dit antwoord in een sjabloon gieten. Zo kan je die mails veel sneller beantwoorden en verwijderen.
- Gebruik geen afbeeldingen in je handtekening. Afbeeldingen in handtekeningen lijken op bijlagen en dat maakt het veel moeilijker om berichten met echte bijlagen er tussenuit te filteren. Bovendien nemen ze na verloop van tijd veel extra ruimte in beslag.
- Verwijder of archiveer wat niet meteen je aandacht nodig heeft. Volgens de lijst met tips kan ongeveer 58 procent van wat er in de gemiddelde inbox terecht komt, verwijderd worden of gearchiveerd voor later gebruik.
- Maak een map voor mails die je later wil raadplegen. Zijn er mails die wat meer aandacht nodig hebben, maar heb je op het moment van ontvangen niet de tijd om te reageren? Verzamel ze allemaal samen in een map, zodat je er later makkelijk weer bij kan.
- Hou je e-mailprogramma niet open. Als je wat werk wilt gedaan krijgen, doe je er goed aan om je e-mailprogramma af te sluiten. Verwerk binnenkomende mails enkel op bepaalde momenten van de dag, zodat je er niet voortdurend door wordt afgeleid.
- Wees resoluut en gericht. Probeer lange heen-en-weer conversaties te vermijden. Als iemand een afspraak wil maken, antwoord dan niet alleen met enkele beschikbare tijdstippen (drie is een goed aantal), maar beslis ook meteen hoe en waar de afspraak zal plaatsvinden.
- Gmail beschikt over een functie om conversaties te “negeren”. Als je een conversatie selecteert en vervolgens klikt op ‘Negeren’ in de vervolgkeuzelijst "Meer", worden nieuwe berichten van de conversatie niet in je inbox geplaatst, maar meteen gearchiveerd. Dat is bijvoorbeeld handig voor die ellenlange conversaties waarin iemand besloten heeft jou in CC toe te voegen.
