Mobiele werknemers negeren kan productiviteit schaden

Mobiele werknemers maken een steeds groter deel uit van uw onderneming. Daar wordt bij het uitrollen van een document management project niet altijd rekening mee gehouden. Eindgebruikers wenden zich dan tot document sharing oplossingen in de cloud. Maar het kan ook anders. Alleen niets doen is geen optie.

Steeds mobieler

"Bij grote bedrijven wordt vaak bewust geen rekening gehouden met mobiele toestellen in hun document management aanpak, iets wat ze zich vaak gaandeweg beklagen omdat ze beseffen dat er toch behoefte aan is", leerde Tom Vanderbauwhede, managing director van communicatiebureau Lemento.

[related_article id=”161563″]

Volgens hem is het meestal een kwestie van angst voor een te uitgebreide scope: "Een document management project duurt op zich al lang genoeg, want het zijn vaak uitgebreide trajecten. Als je daar dan ook nog een mobiel luik aan vastknoopt, duurt het veel te lang eer je echt aan de slag kan, zo redeneert men vaak."

Nochtans is werken met documenten een van de grootste frustraties voor de mobiele werknemer, aldus een recente studie van IDC. Volgens IDC"s studie bij bijna duizend "information workers" (werknemers wier taak voornamelijk informatiegebonden is) gebruikt bijna de helft een smartphone voor professionele doeleinden, en dit cijfer zal dit jaar wellicht nog stijgen tot bijna twee derde.

Ongeveer een zesde van de bevraagden gebruikt een tablet, en dit cijfer zou op een jaar tijd ongeveer verdubbelen. "De werkomgeving wordt voor iedereen alsmaar complexer", besluit Melissa Webster, program vice president bij IDC. "Met de explosie van het aantal mobiele toestellen en van nieuwe clouddiensten moeten ook information workers de kans krijgen om doeltreffender met documenten te werken, welk toestel ze ook gebruiken."

Productiviteitsverlies

IDC komt tot het besluit dat de obstakels om documenten efficiënt te beheren en te verwerken een extra kost betekenen voor de onderneming van maar liefst 20.000 dollar per jaar. Hoe ze tot dit cijfer zijn gekomen, konden we niet achterhalen, maar dat een gebrekkig documentbeheer leidt tot productiviteitsverlies is een vaststelling waar iedereen zich in kan vinden.

Vaak is het voor eindgebruikers dan behelpen geblazen, en wendt men zich tot oplossingen in de cloud zoals Dropbox of FileShare. Maar daar zijn natuurlijk ook risico"s aan verbonden, waarschuwt Didier Van Speybroeck, CEO van ICT-dienstenbedrijf Silicon: "Als je bedrijfsdocumenten gewoon op je eigen account in de cloud zet, is de kans reëel dat je niet over de laatste versie beschikt. Voor veel bedrijven is dit een argument om documenten toch beschikbaarheid te maken voor mobiele toestellen: toegang tot de laatste versie van een document kan voldoende meerwaarde betekenen om hierin te investeren. En de leveranciers van document management software werken nu heel hard aan zulke mobiele extensies omdat ze beseffen dat dit hun klanten kan weghouden van oplossingen zoals Dropbox."

Mobiel documentbeheer

Document management spelers die uit de copier- en printerwereld komen, zoals Xerox, besteden hierbij de nodige aandacht aan het scannen en printen van documenten. Het bedrijf lanceerde onlangs ConnectKey, een document management module die geïntegreerd wordt in verscheidene multifunctionals.

“Met de MFP als veilige hub kan ConnectKey documenten scannen en uploaden naar de cloud en veilig printen vanaf elk mobiel apparaat," zegt Pierre Collette, marketing en communications manager van Xerox België-Luxemburg, “maar de software kan ook bedrijfsgevoelige informatie rechtstreeks naar het workflowproces sturen.” Een geïntegreerde omgeving voor uw documenten dus, met de multifunctional als begin(- en eind)punt van uw documentenstroom.

Er zijn ook andere oplossingen voor mobiel documentbeheer die relatief eenvoudig in te voeren zijn wanneer het enkel aankomt op het delen van documenten, aldus Didier Van Speybroeck: "Sommige kmo"s met beperkte budgetten organiseren hun documentbeheer vanuit een Windows-drive van een server, die ze dan in hun eigen cloud aanbieden voor de mobiele werknemer." Een relatief eenvoudige ingreep, die u toch de controle geeft over de gedeelde documenten, zodat steeds de recentste officiële documenten gebruikt worden.

Aandacht voor beveiliging

Gebruikers van traditionele document management software kunnen bij hun leverancier of partner meestal ook wel terecht voor een mobiele extensie van de bestaande software. Bij Adobe, bijvoorbeeld, is de recente softwarerelease voor documentcreatie en -beheer Acrobat XI ook voorzien van specifieke functionaliteit voor de mobiele werknemer, zoals een interface voor aanraakschermen, geïntegreerde clouddiensten en – last but not least – extra aandacht voor beveiliging.

"Naast de technische eisen om te kunnen integreren met applicaties als QuickOffice om documenten te bewerken of met Slideshark om je presentatie vanuit de cloud te presenteren vanaf je tablet, is beveiliging het belangrijkste aandachtspunt bij mobiel documentbeheer", aldus Margo Vrolix, document management expert bij EMC (dat marktleider Documentum overnam).

"Het is belangrijk dat gebruikers toegang krijgen tot informatie wanneer ze die nodig hebben en dat die toegang hen ontzegd wordt als die noodzaak er niet meer is. Vandaar dat Mobile Document Management dikwijls opgevolgd wordt door "Information Rights Management". Pas als u de intelligentie van beveiliging in het document zelf brengt, kunt u vermijden dat een document dat met een externe partner gedeeld wordt in de verkeerde handen terechtkomt. Anders gezegd: met IRM weet een document zelf of een gebruiker toegang mag krijgen tot de informatie of niet."