E-facturatie: hoe zit dat precies?

Een papieren factuur wordt afgedrukt, in een enveloppe gestoken, gefrankeerd, verstuurd en door de ontvanger weer uit de enveloppe gehaald, waarna de gegevens manueel in het computersysteem worden ingevoerd. Die hele rompslomp kan volgens sommige berekeningen tot 30 euro kosten per inkomende factuur. Het alternatief? Elektronische facturatie.

Een heel algemene definitie van het begrip "e-business" luidt ongeveer als volgt: "de optimalisering, via het internet, van processen tussen bedrijven." Als je het zo bekijkt, is elektronische facturatie het voorbeeld bij uitstek van e-business: een stokoud papieren proces, namelijk het creëren, opsturen, verwerken, betalen en archiveren van facturen, wordt via het internet vervangen door een geautomatiseerde uitwisseling van elektronische berichten. Een nieuwe trend is het samenvoegen van elektronische facturering met digitale document-stromen, een logische ontwikkeling.

Eenduidig formaat

Ook al staat elektronisch factureren bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen, nieuw is de digitale verwerking van facturen absoluut niet. Alleen heeft het natuurlijk geen zin dat een elektronische factuur gewoon wordt afgedrukt en er dus een extra stap in de verwerking wordt toegevoegd. 

Het gaat bij e-facturatie overigens om veel meer dan bijvoorbeeld het encoderen en versturen van elektronische facturen. Een eerste aandachtspunt is om alle inkomende en uitgaande facturen zoveel mogelijk volgens eenzelfde eenduidig formaat te behandelen. Of je nu werkt via een leveranciersportaal, OCR (Optical Character Recognition) of scanning: wie facturen digitaliseert, doet dat best in hetzelfde formaat.

Ook bij de archivering van documenten zijn er enkele zaken om in het achterhoofd te houden. Bij e-facturatie bestaat namelijk het risico dat je al snel te maken hebt met een zeer gefragmenteerd archief. Belangrijk is dat je je archief volledig consolideert, desnoods via doorverwijzingen.

De wetgever hielp in deze context ook een handje. Tot 2006 moesten bedrijven hun facturen nog bewaren in het hetzelfde medium waarin ze ze ontvingen, maar deze regeling is nu niet meer van kracht. Bovendien werkt de wetswijziging met terugwerkende kracht.

De Nederlandse overheid voert een uitermate liberaal beleid waarbij de factuur elke mogelijke vorm mag aannemen, alhoewel de overheid in Nederland wel voorkeuren kent. Logius, een centrale overheidsorganisatie, maakt het zo mogelijk voor kleine bedrijven die aan de overheidsorganisaties leveren, hun elektronische facturen online aan te maken op het DigiPoort webportaal in UBL 2.0 formaat.

Boekhouden

Om elektronische facturen uit te wisselen, moet je (minstens) met twee partijen zijn. Die moeten ofwel voor een rechtstreekse koppeling zorgen, ofwel allebei kiezen voor dezelfde tussenpartij. Dat is voorlopig niet zo simpel. En dat is nog lang niet alles.

Elektronische facturen zijn pas maximaal efficiënt wanneer zij automatisch aangemaakt kunnen worden door de boekhoudsoftware (of het ERP-pakket) van de verzender en geïmporteerd kunnen worden in de boekhoudsoftware van de ontvanger.

Digitalisering is een belangrijke trend en dus ook een element waar heel wat aanbieders van boekhoudsoftware zich mee willen onderscheiden. Vooral de ondersteuning van e-facturatie is hier een belangrijk argument.

Voor de inkomende facturen bouwen sommige aanbieders een scanmodule in waarmee klanten papieren facturen kunnen digitaliseren en zo een elektronisch archief kunnen uitbouwen. De boekhouding legt dan een link tussen de boekhouding en het brondocument dat medewerkers te allen tijde kunnen oproepen.

Sommige bedrijven werken met een scanprogramma dat in zijn eenvoudigste vorm het beeld van de facturen registreert en archiveert. In dezelfde lijn ligt software die facturen omzet in een digitaal formaat, zodat de boekhoudsoftware ze herkent en kan verwerken. Anderen kiezen dan weer voor ‘echte’ e-facturatie en laten facturen die elektronisch binnenkomen automatisch boeken.

Geleidelijk aan ontvangen bedrijven via diverse kanalen hun aankoopfacturen, zoals via Zoomit, Certipost of via e-mail als simpel Word-formaat, in pdf, UBL 2.0 (Universal Business Language) of een xml-formaat als XBRL (Extensible Business Reporting Language). Toch gaat zelfs dan nog een merendeel op papier via de post. Daarom is flexibele accounting-software vereist, die toelaat om vlot aankoopfacturen te verwerken, ongeacht het kanaal waarmee ze de boekhouder bereiken.

Meerwaarde

E-facturatie kan je geld besparen, maar hoeveel wisselt sterk. Het handmatig verwerken van een binnenkomende factuur is volgens Forrester Research het duurst – 30 dollar- en volledig geautomatiseerde verwerking doet dit bedrag dalen tot niet meer dan 3,5 dollar.

Wanneer u een factuur handmatig aanmaakt kost dat volgens Forrester echter 4 dollar en een volledig geautomatiseerde aanpak doet dit slechts dalen tot 2,25 dollar. Hier is de besparing dus gering ten opzichte van een inkomende factuur.

Deze cijfers zijn in overeenstemming met bevindingen van de European Association of Corporate Treasurers die, uitgaande van verwerkingskosten van 30 euro van een inkomende factuur, de kostenbesparing op 80 procent stelt.

De werkelijke besparingen op het gebied van e-facturatie liggen echter bij zaken als het terugdringen van betwiste facturen, archivering, rechtmatigheid van facturen en het terugdringen van handmatige betalingen.

Price Waterhouse Coopers geeft verder aan dat het invoeren van e-facturatie in liefst 70 procent van de gevallen leidt tot een efficiënter bedrijfsproces in het algemeen. Ook daar is dus een grote besparing te realiseren.

Marktoverzicht

In België zijn Isabel en Certipost/Basware de meest bekende leveranciers van e-facturatie. Beide Belgische aanbieders hebben wel een totaal verschillende voorgeschiedenis: Isabel is een initiatief van de Belgische banken, terwijl Certipost/Basware ontstaan is als joint-venture van Belgacom en De Post en in 2012 overgenomen is door Basware, een internationale speler in e-facturatie.

Mede hierdoor hebben ze ook hun eigen specialiteit. Certipost/Basware is al een tiental jaar actief in de B2B-markt, biedt meer flexibiliteit in het aantal ondersteunde formaten voor e-facturatie en richt zich in eerste instantie op de inkomende stroom aan facturen.

Isabel richt zich daarentegen eerder op kleinere bedrijven en is meer gericht op uitgaande facturatie. Via hun ZoomIT-toepassing, geïntegreerd in veel online banktoepassingen, zitten ze overigens meteen in een interface die al heel veel mensen gebruiken.

Zij krijgen echter in toenemende mate concurrentie van internationale aanbieders als ReadSoft en BCT. Die laatste valt op door integratie met het populaire Microsoft-platform Sharepoint.

In Nederland kan Certipost/Basware Heineken tot zijn klanten rekenen. Hun succes in Nederland wordt mede bepaald door de opstelling van Certipost/Basware ten aanzien van een open gedefinieerd en op XML gebaseerd formaat dat toegankelijk is voor iedere partner.

Andere grotere spelers zijn bijvoorbeeld IBM, Edmond Document Solutions, ISProjects, Basware, BCT, Banctec en Readsoft. Dit laatste bedrijf deed onderzoek naar de markt in Nederland en kwam tot verrassende conclusies.

Gert-Jan de Vries, General Manager ReadSoft Benelux: "E-facturatie kan grote besparingen opleveren, maar wordt lang niet optimaal benut. Uit onderzoek blijkt verder dat bijvoorbeeld gebruikers van Microsoft ERP-systemen voor 84 procent nog gebruik maken van handmatige verwerking van facturen. De rest van de markt steekt daar gunstiger bij af met een cijfer van 75 procent. E-facturatie heeft dus nog een lange weg te gaan.""

De te ontsluiten markt voor e-facturatie is dus groot en tientallen kleine bedrijven spelen daar op in met een zeer grote variëteit aan oplossingen. Steeds vaker wordt er ook naar totaaloplossingen gekeken. Ricoh werkt bijvoorbeeld samen met Readsoft en 4Apps om e-facturatie te integreren met haar documentoplossingen.