Bewaar de controle bij outsourcen van softwareontwikkeling

Uit onderzoek uitgevoerd in opdracht van Smart Business Strategies blijkt dat maar liefst 37 procent van de bevraagde Belgische bedrijven hun softwareontwikkeling outsourcen. Er tekent zich wel een belangrijke segmentatie af: meer dan de helft van de bedrijven met meer dan 500 werknemers besteedt softwareontwikkeling uit, terwijl dat bij bedrijven met minder dan 50 werknemers slechts een vierde is.

De belangrijkste drijfveer die Marco Braakman, zaakvoerder van Info Support Belgium, bij klanten ziet om applicatieontwikkeling te outsourcen, is dat ze de kennis en kunde niet in huis hebben. Het is simpelweg hun core business niet. Marc Troch, zaakvoerder van Arguo Consulting, ziet als tweede drijfveer kostenbesparingen, tenminste in zijn markt van maatwerkontwikkeling met Microsoft Visual Studio LightSwitch voor kmo’s in nichemarkten.

Eigen verantwoordelijkheid

Bij het outsourcen van taken die niet tot de core business behoren, moet je als bedrijf de transitie maken van een uitvoerorganisatie naar een regieorganisatie. Dat vereist wel enige aanpassing, aldus Braakman: "Je moet aan leveranciersmanagement doen, metrieken introduceren, enzovoort." Hij waarschuwt ook voor outsourcen als noodoplossing: “Als je de ontwikkeling van een applicatie wil outsourcen omdat je het te automatiseren proces niet begrijpt, dan is dat project gedoemd om te mislukken.”

Het rapport Belux Service Provider Performance and Satisfaction 2012 van KPMG legt 450 outsourcingcontracten in de regio onder de loep met een totale waarde van 1,5 miljard euro. Daaruit blijkt alvast dat bedrijven vergeleken met vorige jaren verbeterd zijn op vlak van deze governance. Volgens diezelfde studie is er bovendien een positieve correlatie tussen de governancevaardigheden en de uiteindelijke tevredenheid over het outsourcingtraject. Dit is goed nieuws.

Het is uiteraard geen goed idee om zonder enige ervaring plots de ontwikkeling van een grote, bedrijfskritieke applicatie te outsourcen in een bigbangscenario. “Je isoleert beter eerst een duidelijk afgelijnd subproject dat weinig impact heeft op de andere processen in het bedrijf. Daarna kan je de ontwikkeling van deze toepassing uitvoeren als test. Met de lessen die je hieruit trekt, zal de ontwikkeling van de rest zeker vlotter verlopen,” meent Troch.

Selectiecriteria

Maar aan wie wil je de softwareontwikkeling uitbesteden? “Allereerst moet je eerder op zoek naar een projectpartner dan naar puur een leverancier. De partner moet jouw business begrijpen en kunnen meedenken, zodat de applicatie die hij voor je ontwikkelt perfect afgestemd is op jouw businessprocessen”, zegt Ive Meermans, accountmanager bij Info Support.

Hij raadt ook aan om een partner te zoeken die mee nadenkt over de hele levensduur van de toepassing: “Als je een kantoorgebouw laat bouwen door een aannemer, heeft dat in het begin misschien twee verdiepingen, maar als je later een derde en vierde verdieping wil toevoegen omdat het bedrijf groeit, moet je wel van in het begin al zorgen dat de funderingen dit aankunnen. Op dezelfde manier moet een toepassing kunnen meegroeien wanneer de business en primaire processen veranderen.”

Troch raadt opdrachtgevers dan weer aan om vrij snel naar een prototype te gaan: “Ik zie dat veel managers al te snel woorden in een brochure geloven. Ik zou hen aanraden om in de plaats van een lastenboek een prototype te vragen. Dit is het ideale middel om aan te voelen of een partner het dossier begrijpt en of de ontwikkeling zal slagen.”

Controle op het proces

Ook wanneer je een partner aan het werk gezet hebt, valt de verantwoordelijkheid nog niet van je schouders. Braakman benadrukt: “Om een partner aan te sturen, bestaan er wereldwijd gekende metrieken, zoals het aantal functiepunten (voor de gebruikers relevante functies in de software) dat je bouwt, hoever de tussentijdse implementatie al staat ten opzichte van het functionele ontwerp, enzovoort. Helaas zien we dat soort metrieken nog veel te weinig gebruikt worden in Belgische bedrijven. Nochtans zijn ze essentieel om controle te krijgen op het proces van outsourcing. Met onze eigen ontwikkelstraat Endeavour hebben we hiervoor een eigen demand-supply model ontwikkeld dat we aan onze klanten beschikbaar stellen.”

Volgens Troch hangt veel ook af van het feit of je het project in regie uitvoert, dan wel dat je een vaste prijs heb afgegesproken: “Bij een fixed-price project komt het risico meer bij de partner te liggen, waardoor hij van in het begin al zo concreet mogelijk moet omschrijven wat hij zal leveren. Kies je echter voor een project in regie, dan is het essentieel dat je als klant het project zo kort mogelijk opvolgt om het budget niet te laten escaleren. Je moet dan echt regelmatig met de ontwikkelaars rond de tafel zitten om te kijken of het project aan jouw vereisten voldoet, en zo nodig bij te sturen.”

Transparantie en onafhankelijkheid

Die controle werkt natuurlijk pas als de partner open kaart speelt en transparant is, zegt Meermans. “Jouw partner moet volledige informatie geven over de voortgang van de ontwikkeling, over hoe er getest wordt en over de risico"s, zowel technisch als financieel. Als wij software bouwen, krijgt onze opdrachtgever bijvoorbeeld toegang tot ons online portal van Endeavour waar hij de vorderingen van de ontwikkelaars kan volgen.”

Een bedrijf moet altijd vermijden dat het door het outsourcen van zijn applicatieontwikkeling te afhankelijk wordt van zijn partner. “In het ideale geval kan de klant na de oplevering het geheel overnemen en zelf voort ontwikkelen of de ontwikkeling door een andere partner laten voortzetten”, zegt Meermans.

Hiervoor moet de leverancier niet alleen de broncode van de ontwikkelde toepassing mee opleveren, maar ook architectuurdocumentatie, technische documentatie, testverzamelingen, enzovoort. “Helaas zie ik dat in de praktijk weinig gebeuren”, zegt Braakman,” en zelfs onze klanten vragen er weinig naar. Toch is dit belangrijk als je niet te veel wil afhangen van mensen die niet tot het bedrijf behoren.” Troch levert geen documentatie meer mee. “Vroeger schreven we documentatie, maar onze klanten lazen dat niet.”