Welke trends zijn er in boekhoudsoftware?

Naar jaarlijkse gewoonte peilt ons zusterblad Smart Business Strategies naar de belangrijkste trends en nieuwigheden in boekhoudsoftware.

Dat is meteen de grootste rondvraag in zijn soort. Met deze keer twee absolute uitschieters: mobiel werken in de cloud enerzijds en de opmars van digitalisering en e-facturatie anderzijds, mede door het nieuwe UBL/e-FFF-formaat.

Ruim twintig fabrikanten van boekhoudsoftware contacteerden we ook dit jaar. Dit leverde diverse producttrends op, al zijn er dus twee die overheersen.

1.) Mobiel & cloud
De meeste fabrikanten benadrukken met hun recente productupdates het belang van mobiel werken. Vaak gaat het dan om hun aanbod in cloudsoftware, waarbij de toepassing fysisch niet meer bij de klant staat. “Er is een verdere en steeds toenemende beweging richting de cloud. Mensen kiezen voor het gemak en comfort van het overal en te allen tijde beschikbaar zijn van hun boekhoudkundige gegevens in een beveiligde omgeving”, stelt Theo Quintelier van Inaras, een van de pioniers in internetboekhouden.

De cloud is als term niet geheel nieuw, al lijkt het fenomeen meer dan ooit universeel. Elke aanbieder promoot het vandaag in zekere zin. Bovendien is de cloud ook erg reëel inzake gebruik. Een aanbieder als Afas beweert dat in de laatste vier jaar al 70 procent van zijn klanten de overstap heeft gemaakt naar de cloudversie van de software.

Andere fabrikanten benadrukken in de context van cloud ook de mobiele kant van het verhaal. Zo biedt een aanbieder als Winbooks sinds kort een mobiele toepassing voor je smartphone of tablet, als additionele toepassing voor de gebruikers van hun boekhoudsoftware. “Hierbij raadpleeg je op elk moment je boekhouding”, benadrukt Pierre Jadoul van Winbooks. “En dat via vier tegels: een synthese van je liquiditeiten, vervaldagbalansen van klanten en leveranciers, resultatenrekeningen en de laatste coderingen die je boekhouder online plaatste.”

2.) E-facturatie & digitaal
E-facturatie en digitalisering is de tweede grote trend die door de productupdates loopt. Ook hier liggen de voordelen voor de hand. “Door de snel evoluerende technologie en automatisering is het voor bedrijven kosten- en tijdbesparend om hun documentenstroom zo veel mogelijk elektronisch te verwerken”, stelt Lien Geirnaert van Unit4. “Maar ook voor de leverancier, die geen facturen meer moet afdrukken en versturen, is er een voordeel aan elektronische facturatie.”

Ook e-facturatie is niet geheel nieuw, maar zit eveneens in een stroomversnelling. Op initiatief van de overheid en enkele beroepsverenigingen werd namelijk de gemeenschappelijke ‘UBL e- FFF’-norm ontwikkeld, die in voege trad op 1 januari 2013. “Als de factuur, als verzonden bestand, volgens deze norm is aangemaakt, is de afzender zeker dat zijn elektronische factuur zal kunnen ingelezen en verwerkt worden. Dit in veronderstelling dat  het boekhoudpakket  van de geadresseerde is uitgerust om elektronische facturen te verwerken”, vertelt Theo Quintelier van Inaras. 

Ook menig andere leverancier benadrukt het belang, en de ondersteuning van de ‘UBL e- FFF’ standaard.
 

Net zoals cloud breed wordt ingevuld, zien fabrikanten deze standaard in een streven naar meer efficiëntie door toenemend gebruik van e-facturatie en elektronische bankuittreksels, die automatisch in het boekhoudpakket kunnen worden verwerkt of dit ondersteunen. “Scanning- en archiveringstools gaan nog een stap verder in het automatisch verwerken en efficiënter werken”, stelt Christine Moons  van Kluwer Software.

E-facturatie is een onderdeel van een heel proces rond digitalisering, waar ook veel initiatieven rond worden genomen, die doorgaans ook inspelen op de UBL e- FFF-standaard en deze ondersteunen. Inaras biedt bijvoorbeeld een ‘Document Management System’, waarmee lokaal aanwezige bestanden op niveau van het dossier bewaard kunnen worden.

Bij Winbooks is dat Virtual Invoice van WinBooks, software voor herkenning en automatische inboeking van facturen. Bij een aanbieder als Sage is dat ‘Sage DigiDesk’ als complete digitale oplossing. Of hoe je  boekhouding steeds meer digitaal wordt.