Zes uitdagingen voor het digitale kantoor

“Werkt u in een digitaal kantoor?”, zo vroeg de redactie van Smart Business Strategies aan 150 kantoorwerkers. Hierop gaf 53 procent van de respondenten aan van wel.

Meer en meer documenten zijn digitaal of ze worden ingescand. Dat was één groep. Want tegelijk gaf een kleine helft (47 procent) toe dat papier nog altijd de hoofdrol speelt.

Deze cijfers geven een goed beeld van de situatie die bij veel bedrijven speelt. Een rol voor zowel digitaal als papier. Vaak wordt er meer en meer gedigitaliseerd, maar een papierloos kantoor lijkt veraf. “Het volledige paperless office is een droom”, stelt Bart Decuyper, manager bij het consultancy departement bij Ricoh. “Toch wordt getracht om bedrijfsprocessen minder papierafhankelijk te maken en dat loopt in de ene sector al vlotter dan in de andere. Vooral in de dienstensector wordt hierin veel geïnvesteerd”, stelt hij. 

Kortom, sommige bedrijven willen misschien wel een “paperless” kantoor verwezenlijken. Maar tegelijk stellen we in de praktijk vast dat een kantoor met “less paper” vaak het voorlopige eindpunt is. Los hiervan zijn bedrijven duidelijk bezig met het beheer van document, content en informatie. En dat uit zich in volgende uitdagingen.

Uitdaging 1: Documenten centraliseren

Back to basics. Uiteraard wordt er door bedrijven al gedigitaliseerd, maar gebeurt dit op een juiste manier? “Wat wij vaak merken is dat heel veel informatie reeds op een bepaalde manier wordt bewaard in een firma, maar dat dit niet op een gecentraliseerde en gestructureerde manier verloopt”, stelt Maarten Van Cauwenberge, business consultant bij C&C. “Daardoor ontstaan diverse problemen. Denk maar aan contactdata die in diverse lijsten en toepassingen worden bewaard of data die dubbel dienen ingegeven te worden in verschillende toepassingen.”

Meer en meer bedrijven erkennen het cruciale om alle belangrijke bedrijfsinformatie op een gestructureerde manier centraal te bewaren.  “Een andere vereiste die veel wordt gesteld is de bereidheid om te koppelen met andere applicaties. Dit om de doorstroming van informatie te optimaliseren en om repetitieve taken te automatiseren”, stelt Van Cauwenberge.

In heel wat organisaties begint men bovendien te beseffen dat het digitaliseren van documenten (in de praktijk is dit overigens simpelweg het inscannen van papier) niet volstaat om het beheer ervan efficiënter te laten verlopen. “Dat zorgt alleen maar voor volle servers in plaats van volle archiefkasten”, merkt Barry Löwer, vice-president EMEA Sales van Nuance op. Wat u, zo benadrukt hij, ook nodig heeft, zijn hulpmiddelen om uitgebreid te indexeren. “Bij facturen bijvoorbeeld niet alleen op klantennaam, maar ook op datum, productnaam of leveringsadres. Of om te zien wie centraal opgeslagen documenten heeft gecreëerd, bekeken, gedeeld of gewijzigd”, vertelt Löwer.

Uitdaging 2: Documenten in de cloud

Het structureren en verrijken van documenten gebeuren niet enkel binnen de bedrijfsmuren, maar ook daarbuiten. En dan komt de cloud op de proppen. “Veel bedrijven willen af van het technische exploitatie aspect van het platform”, stelt Koenraad Seys, die als expert in contentmanagement actief is bij de Europese Commissie. Toch betekent dit niet dat meteen alles extern gaat. “Interessant hier is het zogenaamde hybrid-cloudmodel waar het eerder publieke deel van de documenten in de cloud terechtkomt en het eerder gevoelig materiaal op eigen servers beheerd blijft”, vertelt Seys.

Ook andere experts merken dat de cloud inzake beheer van content en documenten aan belang wint. “Er leeft binnen organisaties een grote vraag naar hybrid-cloudoplossingen voor documentmanagement”, merkt ook Tom Laureys, senior ECM consultant bij Amplexor. “Enerzijds zijn organisaties niet klaar om al hun documenten binnen een publieke cloud-oplossing te gaan beheren. Er zijn nog bepaalde veiligheids-en privacyaspecten en die zijn zeker niet verbeterd na de NSA-onthullingen”, stelt Laureys. “Ook vanuit wettelijk standpunt is de publieke cloud niet altijd een optie voor organisaties. Vaak moeten data binnen de EU gehuisvest blijven.”

Anderzijds bestaat  er wel degelijk een nood om samen te werken en bepaalde documenten te delen met externe partners, zoals partnerbedrijven binnen projecten, consultants of zusterorganisaties. “Op dit vlak beseffen organisaties het groeiende probleem van shadow IT”, weet Laureys. “Als ze zelf geen platform bieden voor uitwisseling met externen, schakelen medewerkers al snel over op het ongecontroleerde gebruik van Dropbox, Google Drive en andere file sharing tools.”

Uitdaging 3: Documenten op mobiele toestellen

Naast toepassingen en data komen ook steeds meer documenten terecht op mobiele toestellen. “Dit om mensen te kunnen laten werken waar ze ook zijn. Dit loopt in lijn met het toenemende 3G en 4G aanbod van de telecomaanbieders en het steeds grotere wifi-aanbod”, stelt Koenraad Seys.  Mobiliteit vergt uitdagingen, ook qua documentenbeheer. Medewerkers moeten, zo benadrukt hij, van op al die apparaten op de server kunnen, documenten kunnen printen of delen, en uiteraard wordt ook de beveiliging veel moeilijker. Dat betekent: meer gevaar op besmettingen met kwaadaardige software enerzijds, en meer kans op datalekken anderzijds. Goede documentbeheersoftware kan dat helpen te vermijden.

Uitdaging 4: Documenten in het hele bedrijfsproces

Documentbeheer komt steeds meer terecht in een groter geheel. “Bedrijfsklanten kiezen meer en meer voor end-to-end oplossingen. Dus niet enkel een "product" of "oplossing" die slechts een deel van het proces optimaliseren, maar eerder het ganse bedrijfsproces dat wordt aangepakt”, aldus Bart Decuypere van Ricoh. “Ook kmo’s investeren meer en meer in document- en contentmanagement. Zij kiezen echter nog vaak voor deeloplossingen die dan wel in hun proces wordt ingepast. Zij kiezen ook meer en meer voor oplossingen die samenwerken met andere informatica-pakketten die ze al gebruiken. Het investeren in een software die volledig los staat van andere systemen komt alsmaar minder voor”, weet Decuypere.

Binnen de end-to-end-oplossing zit doorgaans een combinatie van soft- en hardware zoals scanners. “We merken een verandering in de perceptie van Scan-to-Archive naar Scan-to-Process, Scan-to-Cloud en Scan-to-Mobile”, vertelt Klaus Schulz, productmarketeer EMEA bij PFU Imaging Solutions. “Scanners zijn steeds vaker de interface tussen de analoge en digitale wereld. Ze vormen vaak het startpunt voor het creëren van draagvlak voor een documentmanagement (DM)- of enterprise content management-systeem (ECM). Steeds meer klanten vragen om volledig geïntegreerde oplossingen die bestaan uit documentscanners en professionele software.”

Documentbeheer past dus binnen een bepaald proces. “De meeste documentmanagementprojecten starten momenteel vanuit een duidelijk business-behoefte. Typische voorbeelden zijn digitaal dossierbeheer, contractbeheer, projectbeheer of een digitale postkamer”, vertelt Tom Laureys van Amplexor. “Het platform voor documentmanagement is dan een soort van database voor ongestructureerde informatie waarop de applicaties gebouwd worden.” Deze aanpak is vrij nieuw. “Vroeger werd documentmanagement vaak beschouwd als een soort van ‘veredelde fileshare’. Dit is dus gewijzigd naar concrete business-applicaties”, vindt Laureys. “Daarom is het ook van belang dat dergelijke applicaties snel en efficiënt gebouwd kunnen worden. Dus eerder configureren dan coderen.”

Uitdaging 5: Case management

Een term die inzake documentbeheer vaak valt is case management oftewel dossierbeheer als illustratie van bovenstaande trend dat documentbeheer vandaag valt dus binnen een bepaald proces. Een trend die ook inspeelt op het mobiele werken en de flexdesk situatie, waarbij een vast bureau minder evident wordt. Want in steeds meer gevallen gaat het niet om het paperless office, maar wel om de paperless desk, die u deelt met anderen.  Laureys: “Vandaar de trend om bestaande dossierkasten en de processen errond te digitaliseren. De meerderheid van de projecten die ik tegenkom zijn "case management"-projecten: bepaalde dossiers en gerelateerde processen worden digitaal aangepakt en geoptimaliseerd.”

Uitdaging 6: Social document management

Het beheer van documenten is steeds meer ook het delen van kennis. “Projecten en toepassingen komen daardoor al snel terecht in een ruimer verhaal rond kennisbeheer”, vindt Koenraad Seys. We moeten makkelijk informatie kunnen delen in binnen onze organisatie, commentaar geven, vragen stellen aan de community of tags hangen aan documenten. Dat hebben we geleerd uit de sociale media.

Overigens is het aanbod aan ‘social features" is nog sterk wisselend tussen verschillende producten. “Producten als Alfresco en Sharepoint, vooral dan in combinatie met Yammer, bieden een waaier aan sociale features. Andere producten, zoals Documentum, gaan grotendeels voorbij aan de sociale aspecten”, geeft Laureys als voorbeelden aan. Die keuze heeft ook grotendeels te maken met de focus van de leverancier. “Voor producten met een sterkere focus op digitalisering van dossierbeheer en business-processen zijn dergelijke sociale features minder van tel”, meent hij. “Al stel ik vast dat binnen concrete implementaties klanten sociale features in eerste instantie nog vaak eerder als gimmicks beschouwen dan als grote meerwaarde.”

Op 4 november houdt Minoc Data Services een gratis seminarie waarop u alles te weten komt over het digitale kantoor. Meer info over dit seminarie en over onze populaire seminariereeks vindt u op www.businessmeetsit.be.