Acht tips om zuiniger te printen

Op ons gratis seminarie van 4 november over het digitale kantoor lag de focus op digitalisering. Maar ook de klassieke documenten komen aan bod. Acht tips om zuiniger te printen.

Moet u altijd even slikken als u bedenkt hoeveel uw bedrijf elk jaar betaalt aan printerinkt en toner? Met deze tips verspilt u minder printerinkt.

Tip 1: Koop een printer met lage kosten per pagina.

Dat klinkt misschien evident, maar het is soms moeilijk het kaf van het koren te scheiden. Sommige toestellen zijn erg goedkoop, maar blijken achteraf veel duurder uit te vallen wat inktcartridges betreft.

Meestal zijn de prijs van uw machine en de prijs van de inkt omgekeerd evenredig: hoe duurder het toestel, hoe goedkoper de inkt, en vice versa. Maar zelfs binnen een bepaalde prijsklasse kunnen de kosten behoorlijk schommelen. Genoeg research doen voor u een printer aankoopt is dus de boodschap.

Nog een opmerking: de meest economische cartridges zijn vaak de grootste en de duurste. U moet ze veel minder vaak vervangen, maar ze zijn wel flink duurder bij de initiële aankoop. Daarnaast is het zeker bij inkjet-printers zo dat u vaak beter af bent met kleinere vullingen als u niet veel afdrukt (zie ook de laatste tip).

Tip 2: Druk uw brochures zelf af

Sommige kleurenlasers zijn perfect in staat om afbeeldingen en tekst af te drukken in een kwaliteit die hoog genoeg is voor standaard marketingflyers of brochures.

Als u een laser- of ledprinter van hoge kwaliteit koopt kan u zo de kosten van uitbesteding van drukwerk vermijden. De investering in zo"n printer betaalt zichzelf dan terug tot u na een tijd werkelijk aan het besparen bent – en u hebt de luxe van een 24/7-afdrukdienst.

Tip 3: Koop een printer die automatisch dubbelzijdig afdrukt – en doe dat dan ook.

De meeste businessprinters – en veel consumentenmodellen – die vandaag verkocht worden bevatten een automatische duplexer, waarmee u beide kanten van een blad papier kan bedrukken. Bij verschillende merken van laser printers is dubbelzijdig afprinten zelfs de standaardmodus.

Duplex-drukken is vriendelijk voor het milieu en bespaart geld, aangezien het uw papierkosten logischerwijze zowat halveert. Dubbelzijdig afdrukken gaat wel iets trager dan eenzijdig, aangezien de printer het papier halfweg moet omkeren.

Tip 4: Bezint alvoor u print.

U kan inkt en papier besparen en u omgeving veel ordelijker houden door alleen die dingen af te drukken die u ook echt nodig hebt. Bekijk uw printopdrachten voor u op OK klikt: die comments na dat artikel of die paginalange uitleg na uw bankafschriften heeft u echt niet nodig.

Beschouw afdrukken ook niet als uw standaardoplossing: heeft u echt een papieren exemplaar van dat rapport nodig, of kan u het ook gewoon op het scherm lezen? Een ingebakken gewoonte aanpassen kan wat moeite vragen, maar in dit geval kan het u wel een u besparing opleveren.

Tip 5: Kijk de software en drivers van de printer na.

De meeste printers hebben een gebruiksvriendelijke software-interface waarmee u allerlei functies kunt bekijken en aanpassen. Ze hebben ook allemaal een driver nodig – het programma dat de printer aandrijft en bestanden en opdrachten converteert naar een vorm die de printer begrijpt. Via de driver kan u vaak op een meer directe manier aan de instellingen sleutelen.

Om de driver te vinden gaat u naar de Printers-pagina (in sommige versies van Windows heet dit Devices and Printers) via het Start-menu of het Control Panel. Rechterklik op de naam of het icoon van uw printer en open het tabje Printing Preferences.

Of u nu via de software of de driver werkt, er zijn een paar universele tips. Zoek naar een ink-saver- of toner-saver-modus. Druk alles dat niet van onberispelijke kwaliteit moet zijn af in Draft-modus. Print waar mogelijk in zwart-wit en niet in kleur. En opnieuw: als uw printer dubbelzijdig kan afdrukken, gebruik dat feature dan ook.

Tip 6: Inkt van externe verkopers kan u geld besparen, maar wees voorzichtig.

Veel externe fabrikanten bieden inktcartridges aan die veel goedkoper zijn dan die van printermerken zelf en beweren dat die compatibel zijn met bepaalde printers. De besparing is natuurlijk reëel, maar soms betaalt u dat dubbel en dwars terug in frustratie.

Sommige inkten zijn minderwaardig: ze zorgen voor een minder goede afdrukkwaliteit of maken de printerkoppen veel sneller vuil. Doe dus eerst uw huiswerk en kijk wat anderen vonden van de kwaliteit van een bepaald merk.

Tip 7: Neem de low-inkwaarschuwingen altijd met een flinke korrel zout.

De waarschuwingen die op uw scherm verschijnen als de kleurencartridge zogezegd leeg is en vervangen moet worden, beginnen vaak al lang voor u ook effectief geen inkt meer hebt. Hoe accuraat deze meldingen zijn varieert sterk tussen verschillende merken, en u wil geen inkt en geld verspillen door de cartridges te snel te vervangen.

Na een tijdje leert u wel hoe dringend de waarschuwingen van uw model exact zijn. Tot u dat weet hoeft u zich niet te haasten: vervang de vulling pas als u merkt dat de afdrukkwaliteit achteruitgaat of als u een grote en belangrijke printopdracht doorvoert.

Tip 8: Zorg goed voor uw inkt en toner

Bij oudere inktcartridges komen er soms partikels vrij die je printkoppen verstoppen. Om dit te vermijden koop je best niet teveel vullingen: die vervaldatum heeft wel degelijk zin. Stem de grootte van je cartridges ook af op hoeveel u print; een te grote cartridge die niet snel genoeg leeg raakt creëert hetzelfde soort problemen.

Het is trouwens sowieso verstandig om de koppen regelmatig schoon te maken. Uw printer zou een instelling moeten hebben die de koppen poetst en een testafdruk maakt.

Bij laserprinters kan de toner na een tijd "verzakken": daardoor kan het product niet egaal verspreid worden over het blad papier en krijg je uitgevaagde of streperige stukken. Als u dit merkt kan het helpen om de toner cartridge uit uw toestel te halen en er een paar keer mee te schudden of kantelen. Vaak kan u een slechte afdrukkwaliteit op die manier meerdere keren verhelpen, voor u de toner effectief moet vervangen.

Op 4 november verzorgt Minoc Data Services een gratis seminarie waarop u alles te weten komt over uw organisatie en het digitale kantoor. Meer info over dit seminarie en over onze populaire seminariereeks vindt u op www.businessmeetsit.be