De juiste technologie om efficiënter te vergaderen
Zelfs in een doorgedreven gedigitaliseerde werkomgeving, blijft een vergadering één van de beste instrumenten om problemen te bespreken, knopen door te hakken en af te stemmen met collega’s.
Die persoonlijke communicatie is belangrijk, maar toch leidt vergaderen ook vaak tot frustratie. Het is te tijdsrovend, kost te veel energie en leidt bovendien niet altijd tot het gewenste resultaat. Een goed uitgeruste vergaderruimte, voorzien van de juiste tools en technologieën, kan in dat geval een hulp zijn om het vergaderproces productiever en efficiënter te maken.
In dit artikel belichten we een aantal technologische innovaties die de kwaliteit van vergaderingen drastisch kunnen verbeteren. Het is zeker geen exhaustieve lijst, maar moet eerder worden gezien als een basis om op verder te bouwen.
Draadloos internet. Het klinkt tegenstrijdig: wifi als middel om een vergadering efficiënter te doen verlopen. Je zou denken dat draadloos internet net nefast is voor de productiviteit. Het zet de deur immers open voor allerlei afleiding, zoals sociale media en e-mail.
Maar wifi biedt deelnemers aan de vergadering ook snelle toegang tot informatie. Ze hoeven niet naar hun bureau te snellen om een vergeten document te halen, maar kunnen het op hun laptop via het interne netwerk oproepen of de gegevens online opvragen, zonder de vergadering te storen. Een draadloos access point in de vergaderzaal, zoals bijvoorbeeld van Linksys, is dus een eerste goede stap naar een verhoogde efficiëntie.
Videoconferencing. Teleconferencing lijkt iets voor grote bedrijven met internationale vestigingen, maar ook in kmo’s kan dergelijke apparatuur van pas komen. Het zorgt voor meer flexibiliteit voor thuiswerkers, of mensen die regelmatig voor hun job op de baan zijn. Moet er in spoed overlegd worden, dan kan iedereen worden betrokken, ongeacht of ze op dat moment in het bedrijf aanwezig zijn.
Wanneer je van plan bent om teleconferencingapparatuur in je vergaderzaal te installeren, kies dan voor een systeem met video-ondersteuning. Het zorgt voor meer betrokkenheid voor de personen die vanop afstand de vergadering volgen, en verplicht hen om de vergadering alert te volgen. Zij zien jou, maar jij ziet ook hen. Het is een vorm van sociale controle.
Video- of projectiescherm. Een groot scherm voor het weergeven van presentaties, tabellen, grafieken en andere informatie is instrumenteel om de aandacht van alle deelnemers aan de vergadering vast te houden. In plaats van samen rond een klein laptopscherm te kruipen, kan iedereen in comfort het materiaal in zich opnemen.
Je kan opteren voor een projectiescherm en beamer waar een laptop op wordt aangesloten, of – nog beter – een groot videoscherm in combinatie met bijvoorbeeld een Chromecast, Wireless Display Adapter of Apple TV. Een videoscherm stelt elke deelnemer in staat om vanaf zijn eigen laptop content naar het grote scherm te projecteren, wat zorgt voor meer flexibiliteit. Kijk bijvoorbeeld eens naar het assortiment van Staples voor meer suggesties.
Elektronisch whiteboard. In de meeste vergaderzalen staat er vandaag wel een stoffig whiteboard, maar waarom zou je dat niet buiten gooien en vervangen door een elektronisch exemplaar? Een elektronisch whiteboard bespaart namelijk heel wat tijd.
Elke deelnemer kan de informatie van het whiteboard integraal op zijn eigen computer bewaren. Er hoeft niets meer van het bord te worden overgepend en ook het risico dat cruciale informatie per ongeluk van het bord wordt gewist, wordt hierdoor verleden tijd.
Meer geavanceerde elektronische whiteboards, zoals de Smart Kapp, zijn zelfs interactief en laten de individuele deelnemers toe om informatie van hun apparaat naar het bord te sturen.
