Q&A services: Project- en portfoliomanagement
1. Wat is cruciaal voor een goede afloop van IT-projecten?
Informatica is vaak een complexe materie. Bovendien staan projecten los van de dagelijkse en vertrouwde bedrijfsvoering. Het is dus niet verwonderlijk dat IT-projecten bedrijven vaak parten spelen.
Experts wijzen vaak op vier cruciale parameters die u onder controle moet houden tijdens het verloop van een (IT-)project: budget, tijd, kwaliteit en reikwijdte. Tijd en budget liggen voor de hand. Kwaliteitscontrole gebeurt door kwaliteitsstandaarden op korte en lange termijn uit te tekenen en te volgen. Even cruciaal is de scope of reikwijdte van een IT-project. Vaak worden de behoeften gedurende het verloop van een project uitgebreid, zodat de einddatum verschuift en het budget wordt overschreden.
Betrokkenen moeten vooraf vastleggen aan welke vereisten een afgewerkt project moet voldoen en ook aan welke noden het niet moet voldoen. "Het is belangrijk om het proces daarvoor van begin tot einde onder controle te houden. Veranderingen in reikwijdte, budget en allerhande kritische succesfactoren worden door de procesvoering teruggekoppeld", aldus Luc Landuyt, solution consultant PPM bij HP Software.
2. Zijn er nog andere succesfactoren?
Uit de studies van The Standish Group, een referentie op het vlak van IT-projecten, blijkt de betrokkenheid van het topmanagement erg belangrijk voor het welslagen van een project. Die geldt vaak als zogenaamde stok achter de deur, die de goede afloop van een project kan bevorderen. Natuurlijk mogen ook de toekomstige IT-gebruikers niet uitgesloten worden tijdens het verloop. Onnoemelijk veel projecten gaan de mist in omdat men bij aanvang de gebruikers negeert en geen rekening houdt met hun wensen. Met een goede governance en een regelmatige communicatie tussen business en IT kunnen ook heel wat problemen van het begin af ondervangen worden.
3. Wat zijn de belangrijkste methodes voor projectmanagement?
Er bestaan diverse methodes die u kunnen helpen om uw projecten in goede banen te leiden. Naast PMBOK (‘project management body of knowledge’) is Prince2 een leidende methodologie voor projectmanagement. De methode kunt u algemeen toepassen op IT-projecten voor de overheid en in de privésector. Prince2 is onder meer een leidraad om het verloop van een project en het werk van de projectmanager, de stuurgroep en de teammanager te beschrijven.
4. Waar staat 3PM voor?
Het 3PM-model plaatst projectmanagement in een breder perspectief en baseert zich op drie niveaus: projectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement. Het idee achter 3PM, en portfoliomanagement in het bijzonder, komt van de financiële wereld, waar het gebruikelijk is om programma’s te kiezen en te schikken. Maar intussen heeft het model dus zijn algemene ingang gevonden in de bedrijfswereld.
Centraal bij 3PM is dat u rekening houdt met de turbulentie die een organisatie rond zich krijgt, en dat u de projectmanager daarvan afschermt. Vaak nemen projecten ook zodanige proporties aan dat ze in omvang en aantal nog onmogelijk te overzien zijn. Bedrijven doen dan een beroep op een ‘programma’ om alles nog in goede banen te kunnen leiden.
Bij portfoliomanagement, dat nog een trapje hoger in de organisatie staat dan programmamanagement, worden er beslissingen genomen rond de projecten die men wil ondernemen. Het gaat om ‘doing the right things’, terwijl het bij programmamanagement, en het onderliggende projectmanagement, gaat om ‘doing the things right’.
5. Welke software kan dienen voor project- en portfoliomanagement?
De bekendste toepassing voor projectmanagement is MS Project van Microsoft, maar er zijn er heel wat andere. Enkele vooraanstaande aanbieders van 3PM zijn Planview, Oracle (met Primavera), Compuware, IBM, HP en Clarity (van CA). Toch gaat het hier nog om braakliggend terrein. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de markt voor ERP (enterprise resource planning), waar de consolidatie al heeft plaatsgevonden. Voor project- en portfoliomanagement moet het, althans qua software, allemaal nog beginnen.
