Q&A software: Content management
1. Wat is content management?
Enterprise content management, kortweg ECM, is het beheer van alle informatie in een organisatie. Daarmee bedoelen we zowel papieren documenten of beelden als gestructureerde data, die onder meer in databanken zitten. Ook de ongestructureerde data in de vorm van Word-, Excel- of PDF-documenten zitten erin vervat. Die laatste categorie van ongestructureerde content is overigens de grootste. Zowat 80 à 90% van de content in bedrijven is ongestructureerd, en bovendien verdubbelt dat onderdeel elk jaar.
Enterprise content management verschuift ook meer en meer naar enterprise information management, waarbij content managementsystemen naadloos in de algemene infrastructuur van een bedrijf ingepast moeten kunnen worden. De grote namen in content management, zoals Microsoft (met Sharepoint), EMC (met Documentum) en IBM (met onder andere Filenet), spelen nu eenmaal ook de eerste viool als het gaat om de algemene IT-infrastructuur in bedrijven.
2. Wat is web content management?
Web content management is een onderdeel van ECM. Het richt zich op één bepaald aspect van contentbeheer: die via het web. Bij web content management draait alles om het publiceren van informatie op het web, wat dan een publieke website of een intranet kan zijn. Nadruk ligt daar vooral op communicatie, marketing of interacties met de bezoeker van de site. Dat is anders dan bij ECM, waar het accent ligt op de processen die bij het beheer van documenten komen kijken. ECM is ook erg specifiek gelinkt aan een bepaald type van industrie, zoals de farmaceutische, financiële of verzekeringsindustrie
3. Wat is document management?
Document management is verreweg het oudste onderdeel van content management. Daar draait alles om het beheren, bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Documentbeheer begint bij de selectie van de documenten in functie van hun waarde voor uw bedrijf: welke wil ik bewaren, welke zijn enkel belangrijk als bewijs van communicatie tussen partijen enzovoort. Vaak zijn niet alle documenten in digitaal formaat aanwezig, en moeten ze via scanning ingebracht worden. Eigenlijk is document management een middel om vanaf het moment van documentcreatie zicht te houden op de levenscyclus van het document. Met het beheer ervan kan de alsmaar groeiende informatiestroom in bedrijven beheersbaar blijven.
4. Zijn er nog andere vormen van content management?
Document management en web content management zijn dan misschien wel de voornaamste, er zijn nog andere vormen of deelgebieden. Zoals record management, waar de controlemaatregelen met betrekking tot de creatie en het beheer van documenten centraal staan in een organisatie. Bij digital asset management ligt de klemtoon dan weer op het beheer van digitale multimedia content.
Andere vormen zijn fixed content management. Dat is onveranderde content, waar onder meer scanning & imaging onder valt. Daarnaast wordt ook binnen content management meer en meer aandacht besteed aan collaboration, waar onder meer projectdiscussies, e-mail en instant messaging toe behoren. Ten slotte, en zoals al aangehaald, heeft content management meer en meer raakvlakken met de eigenlijke opslag en archivering van gegevens.
5. Hoeveel kost content management?
Dat hangt ervan af. Er bestaan, en dan vooral voor web content management, een resem softwarepakketten die gebaseerd zijn op open source. Die kunnen in veel gevallen dus gratis worden gebruikt, al moet u uiteraard wel over de juiste kennis beschikken om ze aan de praat te krijgen. Gaat u voor een eerder alomvattend en ingrijpend ECM-project in uw organisatie, dan kan dat voor de software alleen al oplopen tot enkele tienduizenden euro’s of meer.
