Q&A software: Business intelligence
1. Wat is BI en waarom heb ik het nodig?
De dagelijkse activiteit van uw bedrijf wordt geregeld door transactionele systemen. BI zet een stap terug om inzicht te bieden in het geheel van die transacties. Cijfers uit het verleden worden opgeteld en geanalyseerd, en vormen de basis voor prognoses. BI duikt nu vaak op als onderdeel van een bedrijfsportaal. Daarmee krijgt u dagelijks bij het opstarten een overzichtsscherm, een zogenaamd dashboard.
2. Wie gebruikt BI?
Vroeger werd analytische software vooral gericht op de topmanager. Vandaag gebruiken steeds meer mensen in en zelfs buiten het bedrijf gegevens uit het BI-systeem: afdelingshoofden, gewone personeelsleden, partners en klanten. Die laatste categorieën zullen meestal met voorgeprogrammeerde rapporten werken, zoals een grafisch overzicht van de bestellingen van één klant. Financiële analisten zullen via ad-hocanalyses zelf met de cijfers aan het werk gaan. Vroeger gebruikte men daarvoor twee verschillende soorten software. Vandaag voorzien de meeste BI-pakketten zowel rapportage als ad-hocanalyses.
3. Wat is corporate performance management (CPM)?
CPM omvat de technologie om alle sleutelgegevens over de prestaties van een onderneming samen te brengen, grafisch voor te stellen en te analyseren. CPM wordt vaak in één adem genoemd met methodes om de prestaties van een bedrijf in kaart te brengen, met name balanced scorecardtoepassingen. Naast traditionele BI-functionaliteit omvat CPM ook software voor planning, rapporten en de extractie van gegevens uit andere toepassingen.
4. Wat is de verhouding tussen BI en balanced scorecards?
Balanced scorecard is een populaire methode om de prestaties van een onderneming in kaart te brengen, via de keuze van meetbare parameters of key performance indicators (KPI’s), bijvoorbeeld verkoopcijfers en leveringstijden. Die KPI’s worden vervolgens gecombineerd tot een gewogen – balanced – score voor financiën, klantentevredenheid, interne processen, opleiding en groei. Technologie komt er pas op het einde van de rit bij kijken. Een balanced scorecard kan in een spreadsheet of zelfs manueel worden samengesteld. Maar wie de cijfers bijvoorbeeld dagelijks wil opvolgen, grijpt meestal naar BI-software.
5. Wat is een datawarehouse?
Een datawarehouse is een speciale databank voor diepgaande analyses van gegevens. Die database haalt zijn gegevens meestal uit verschillende operationele databases, maar is er om redenen van performantie wel van gescheiden. Daar gaat meestal wel een uitgebreide oefening van opschonen en verrijken van gegevens aan vooraf. Tegenwoordig is de vraag naar realtime analyses groot. Daarvoor kunt u rechtstreeks op de operationele gegevens werken of opteren voor realtime updaten van het datawarehouse. Maar in het tweede geval is de opschoning van de gegevens vooraf wel een absolute must.
Vroeger kon u datawarehouses enkel bij gespecialiseerde leveranciers verkrijgen, maar nu kunt u daarvoor ook bij de traditionele BI-leveranciers terecht.
6. Hoeveel kost BI?
Voor 500 à 800 euro hebt u een gebruikerslicentie voor één persoon voor een BI-pakket als IBM Cognos 8. Daarmee kan een wat technisch onderlegde manager al heel wat doen. Een BI-project voor een grotere kmo of een departement kost uiteraard wat meer. Stel dat een vijftigtal mensen gebruikmaken van het systeem, dan betaalt u misschien 25.000 euro aan licentiekosten.
Meestal telt u tweemaal zoveel neer voor hardware, configuratie en andere diensten, dan voor de software zelf. In het bovenstaande geval moet u zeker rekenen op een totaalkost van 70.000 euro.
