Q&A hardware: Printen of kopiëren?
1. Heb ik een kleurenprinter nodig?
Printen in kleur is nog steeds duurder dan afdrukken in zwart-wit. Maar het prijsverschil daalt, en veel bedrijven zien het nut van kleurenafdrukken voor communicatie met aandeelhouders, klanten enzovoort. Voor specifieke omgevingen zoals grafische of marketingbureaus zijn kleurenprinters zelfs onmisbaar.
Maar als u kleurenprinters in huis hebt, zal het personeel daar gegarandeerd zo veel mogelijk gebruik van maken. Terwijl die kleurenafdruk voor intern gebruik zelden of nooit een toegevoegde waarde biedt. Daarom, en om misbruik te voorkomen, is het dus beter om niet standaard toegang tot kleurenprinters te geven. Sommige printers zijn zo in te stellen dat alleen bepaalde gebruikers de kleurfuncties kunnen gebruiken. Met smart cards en pincodes kunt u op steeds meer modellen voorkomen dat iedereen de printer gebruikt en tegelijk ieders gebruik haarfijn inventariseren.
2. Kan ik beter een multifunctional kopen dan een aparte printer en copier?
Een multifunctional combineert de rol van printer, kopieermachine, scanner en vaak ook fax. Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs voor home-officeomgevingen. Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem voor een kmo of afdeling dienst doen. U haalt zo een hoger afdrukvolume per machine en dus een lagere prijs per afdruk, zeker wanneer u dat combineert met een standaard ingestelde recto-versofunctie. Alle desktopprinters vervangen door één multifunctional per twintig of dertig gebruikers is meestal een utopie. Een printer voor elke zeven of acht medewerkers is meestal wel realistisch.
3. Welke printers zijn het goedkoopst?
De traditionele wijsheid in printerland is: hoe duurder in aankoop, hoe goedkoper in gebruik. Dat geldt zowel voor laserprinters als voor inkjetprinters. Bij een hoog afdrukvolume hoort een stevige printer. Die draagt een hoger prijskaartje, maar dat verdient u zo terug door de lagere prijs per afdruk. Er bestaan tabellen en programma’s om de kost van een bepaalde printer bij een bepaald volume te berekenen.
Voor kantoren blijven laserprinters de meest betrouwbare werkpaarden. Ze zijn duurder in aankoop, maar goedkoper in gebruik dan inkjetprinters. Die laatste bieden dan weer een betere afdrukkwaliteit en kunnen op heel verschillende afdrukmedia printen – wat handig is als u zelf kleine oplages van bijvoorbeeld brochures of affiches wilt printen.
Bedrijven zoals Lexmark, Epson en HP hebben de voorbije jaren zwaar geïnvesteerd in inkjettechnologie. 25 kleurenpagina’s of meer per minuut zijn vandaag perfect haalbaar voor inkjetprinters.
4. Kan ik ook printers huren in plaats van kopen?
Zowel de aanbieders van printers als van copiers bieden formules waarbij u een multifunctional ter beschikking krijgt met een vaste prijs per pagina. De formules lopen wel sterk uiteen en zijn daarom moeilijk met elkaar te vergelijken. In de prijs is soms ook de afschrijving van de printer zelf inbegrepen. Sommige leveranciers nemen uw huidige printerpark over. Dat noemen we managed printing. U kunt in totaal uitkomen in de buurt van de optimale 2,5 eurocent per (zwart-wit) pagina. Nadeel is dat u meestal voor meerdere jaren vastzit aan die leverancier en die prijs. Anderzijds houden die contracten meestal ook een betere beveiliging, optimalisatie van de workflow en – last but not least – een beter voorraadbeheer in.
5. Hoeveel kost printen mij?
Weinig bedrijven hebben de optelsom gemaakt, maar de printkost ligt meestal veel hoger dan men denkt. In een ideale situatie kunt u printen voor ongeveer 2,5 eurocent per pagina, maar in sommige bedrijven kan dat twee tot drie keer meer zijn. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kantoorbediende 34 pagina’s per dag print, waarvan overigens 17% nooit wordt bekeken. Aan dat gemiddelde kost elke kantoormedewerker zowat 200 euro per jaar aan printkosten.
