Mechelen gaat papieren digitaal ondertekenen
Mechelen gaat zijn burgers de mogelijkheid bieden om officiële documenten zoals geboortecertificaten te downloaden. De afgedrukte versie van dat document zal een rechtsgeldige digitale handtekening bevatten in de vorm van een 2D-barcode.
Vanaf februari zouden de eerste documenten te downloaden zijn. Burgers melden zich op hun eigen pc aan met hun elektronische identiteitskaart. Ze kunnen dan bijvoorbeeld hun geboorteakte of een bewijs van woonst opvragen. De stad maakt dan een document met een digitale handtekening aan, wat op zich al rechtsgeldig is. Als extra voegen ze nog een 2D-barcode toe die ook zichtbaar blijft als het document wordt afgedrukt. Daarmee is het euvel verholpen dat een elektronische handtekening verloren gaat bij het afdrukken.
Notarissen, werkgevers en de overheid kunnen achteraf de echtheid van het document verifiëren aan de hand van de barcode. Als ze die inscannen en naar een website uploaden, gaat een webserver van de stad Mechelen automatisch na of er geen informatie in het document is vervalst. Wie geen scanner heeft, kan een code intikken om de digitale handtekening na te trekken.
Mechelen eerst
“De stad Mechelen is met dit initiatief de eerste met een volledig digitaal loket”, zegt Mechelse schepen van ICT Kristl Strubbe. Geen enkele andere gemeente kan digitale handtekeningen op papier zetten.
“We beginnen met de documenten van de dienst Burgerzaken. Deze levert jaarlijks honderdduizend documenten af”, volgens schepen Strubbe. En dat kost geld aan postzegels, papier, printkosten en tijd van ambtenaren. “De besparing die we realiseren in tijd, geld en werk voor het personeel is zonder twijfel een veelvoud van deze investering”, aldus Strubbe.
De toepassing kost Mechelen tienduizend euro aan startkosten. Daarna betaalt het per afgeleverd document een bedrag aan de softwareleverancier. In totaal wordt er jaarlijks 39.000 euro voor begroot. Voor de burger zijn er geen kosten aan verbonden.
De technologie achter de elektronisch gehandtekende papieren documenten is de Intellistamp van Inventive Designers uit Antwerpen. Zo’n Intellistamp is een 2D-barcode die een hoop digitale informatie bevat.
Zo worden de belangrijkste gegevens uit het document ook digitaal in de barcode opgenomen. Als er dan in het document geknoeid wordt, stemt de informatie niet meer overeen met die op de Intellistamp. De barcode bevat ook een link naar een databank waarin men kan opvragen of het document wel echt is.
De barcode bevat ook een digitale handtekening. Zo’n handtekening is rechtsgeldig als ze op een pc staat, dus als ze in digitale versie op een blad papier staat afgedrukt, zou ze ook wettelijke waarde hebben.
Automatisch aangemaakt
Stel dat een burger een document wil aanvragen, zoals een bewijs van woonst. Hij logt dan in met zijn eID. De informaticasystemen van de stad Mechelen weten aan de hand van zijn identiteitskaart wie hij is en wat de gegevens zijn die op het document moeten komen.
Op dat ogenblik wordt het document aangemaakt met de gegevens uit de databanken van de overheid. Tegelijkertijd wordt er ook een Intellistamp aangemaakt, op basis van de opgevraagde informatie. Deze barcode wordt dan op het elektronisch document toegevoegd.
In februari zouden de eerste documenten online beschikbaar moeten zijn. Tegen de zomer zouden de meeste documenten van de dienst Burgerzaken online te krijgen zijn.
