Anders gaan werken
Het bedrijfsleven ondergaat een fundamentele verandering. We evolueren meer en meer naar virtuele teams die op verschillende plaatsen en tijdstippen moeten samenwerken. Op basis van gesprekken met een twintigtal IT-bedrijven, analisten en klanten vonden we vijf redenen waarom we anders gaan werken. En wat de invloed zal zijn voor u en uw bedrijf.
We kunnen er niet naast kijken. De laatste maanden en jaren is er heel wat te doen rond technologie om het samenwerken in organisaties te verbeteren. Dat gaat dan van eengemaakte communicatie via unified communication tot manieren om gegevens te delen met een zogenaamde portal. Of zelfs om relatief nieuwe vormen zoals Google Wave of de integratie van een microblog als Twitter in allerlei bedrijfstoepassingen.
Al deze trends zijn geen toeval. Ze zijn het gevolg van een fundamentele verandering in hoe mensen werken in een organisatie. Waren bedrijven vroeger eerder hiërarchisch gestructureerd, dan gaat het vandaag vaak eerder om een virtuele organisatie waar meer en meer medewerkers elders aan de slag zijn.
Onvermijdelijk is bijvoorbeeld dat medewerkers qua beschikbaarheid zich ook transparanter moeten opstellen ten opzichte van hun collega’s. Nieuwe samenwerkingsvormen dwingen ons namelijk tot nieuwe communicatievormen. Vijf fundamentele veranderingen die ook voor uw bedrijf van tel zijn:
1) Klassiek kantoor in vraag
In de bekende management bestseller ‘The World is flat’ schetste de bekende auteur Thomas Friedman een beeld van de doorgedreven globalisering. Het boek gaat over leuke anekdotes, maar ook over IBM dat vijftienduizend Amerikanen aan de deur zet om in de plaats daarvan vijftienduizend Indiërs aan te trekken.
Ook over Europese bedrijven die bijvoorbeeld hun softwareontwikkeling steeds vaker naar Azië uitbesteden. De auteur schetst een nieuwe wereld waarin professionals uit alle windstreken met elkaar samenwerken of wedijveren alsof hun kantoren vlak naast elkaar liggen.
Sinds het verschijnen van het boek, zowat vijf jaar geleden, is de wereld zeker een stuk vlakker geworden. Ongeacht de grootte van hun bedrijf werken mensen steeds meer en ook steeds nauwer samen met partners, onderaannemers en leveranciers of met collega’s. En dit over landen en regio’s heen.
Duidelijke evolutie
Volgens het onderzoeksbureau Gartner is er in de voorbije jaren een duidelijke evolutie geweest naar het werken op verspreide plekken. Parallel hiermee is ook bijvoorbeeld de hoeveelheid taken waarbij we afhankelijk zijn van input van anderen volgens het bureau de voorbije tien jaar verdubbeld.
Ook de crisis speelt in op deze trend. Zo kent de vraag naar tijdelijke kantoren sinds anderhalf jaar een groei met 40 procent. Dat zegt Eduard Schaepman, directeur Benelux van Regus, wereldwijd marktleider in de verhuur van tijdelijke kantoorruimte. Schaepman beweert dat bedrijven in deze crisis duidelijk de nadelen van eigen kantoorruimte ervaren.
Op dit ogenblik zou een bedrijf op vijf vierkante meters op overschot hebben. Kantoorruimte neemt ongeveer 5 procent tot 10 procent van de omzet van een bedrijf in, terwijl vergaderzalen het merendeel van de tijd niet worden gebruikt.
2.) Samenwerken moet beter
Het belang van samenwerking in organisaties heeft ook een andere drijfveer: de nood aan meer efficiëntie. “Samenwerking is momenteel een veelbesproken onderwerp binnen bedrijven”, beaamt Bart Verhaert, principal solutions consultant bij Easynet, en hij ziet daar een fundamentele reden voor.
“De bedrijfsprocessen die geautomatiseerd konden worden, werden reeds grotendeels geautomatiseerd. Productie en soms ook ontwikkeling werden verplaatst naar lageloonlanden. Offshoring en outsourcing werden ingevoerd”, somt hij op.
Bedrijven hebben in het verleden dus al heel wat gestroomlijnd en uitbesteed, maar dat hele efficiëntieproces is nog niet ten einde. “De volgende grote uitdaging voor bedrijven bestaat er vandaag in om de werkkracht en processen die niet kunnen geautomatiseerd worden efficiënter te laten samenwerken."
"Daarom wordt vandaag sterk ingezet op nieuwe en verbeterde communicatietools om de samenwerking te verbeteren en te optimaliseren”, oordeelt Verhaert. Of hoe samenwerking daardoor pas nu op de radar van veel bedrijven komt.
3.) Consumerization en socialization
Consumerization is de naam van de trend waarbij technologie, in eerste instantie bestemd voor de thuisconsument, ook verder doorbreekt in het bedrijfsleven.
“Steeds meer bedrijven omarmen technologieën die aanvankelijk zijn doorgebroken in de consumentenmarkt”, beaamt Kristof De Clerq, Business Development Manager Collaboration Europe Channels bij Cisco. Voorbeelden hiervan zijn instant messaging, sociale netwerken en appstores.
Steeds meer werknemers brengen ook toestellen en toepassingen, zoals smartphones en Facebook, naar de werkplaats om hun werk te vergemakkelijken of om de productiviteit te verhogen. Dit brengt natuurlijk grote uitdagingen mee voor IT onder meer op vlak van beveiliging en kostenbeheersing.
Maar consumerization heeft ook zijn invloed op de ‘gewone’ bedrijfssoftware. “Zo zien wij de zogenaamde socialization van de traditionele bedrijfssoftware eveneens als een belangrijke trend”, vertelt Peter Vermeulen, research director van IDC Benelux. Waardoor bijvoorbeeld bedrijfssoftware meer op consumentensoftware begint te lijken, zeker qua interface, of er mee versmelt.
“Vroeger had men bedrijfssoftware zoals BI en ERP enerzijds en communicatiesoftware anderzijds. Maar vandaag komen de toepassingen steeds dichter naar mekaar toe”, merkt Vermeulen op.
De trend rond sociale software wordt door menig leverancier ondersteund. Sommige bouwen bijvoorbeeld een microblog als Twitter in in hun toepassing, andere laten u ook communiceren vanuit een bestaande bedrijfstoepassing zoals CRM.
“Samenwerkingstools zullen meer en meer geïntegreerd worden in bestaande bedrijfsapplicaties en bedrijfsprocessen zodat de gebruiker zijn vertrouwde werkomgeving niet hoeft te verlaten om een samenwerking op te zetten met collega’s”, ziet ook Laurent Boes, manager Lotus software bij IBM Software Group.
4.) Alles over het internet
Het internet is overal, en dat zal u geweten hebben. Meer en meer bedrijfstoepassingen zullen zich niet op uw pc of de server van uw bedrijf bevinden, maar ergens ‘in de wolken’. “In 2010 zullen bijvoorbeeld 1 miljard mobiele toestellen, niet-pc’s, toegang hebben tot internet”, illustreert Vermeulen van IDC.
Tegelijk zullen ook meer en meer bedrijfstoepassingen simpelweg via internet toegankelijk zijn. Waarmee het einde van software uit kartonnen dozen lijkt ingezet.
Ook de eerder aangehaalde sociale functionaliteiten zullen, volgens Laurent Boes, meer en meer als een service over internet worden aangeboden en dan geïntegreerd in applicaties binnen het bedrijf. “Modellen zoals Software as a Service en Cloud Computing zijn hiervoor ideaal geschikt. Op die manier zal ook de Total Cost of Ownership van samenwerkingstools interessanter en haalbaarder worden voor bedrijven.”.
5.) Bellen via VoIP, ook mobiel
De wereld digitaliseert en ook de manier waarop bedrijven samenwerken. Zo is op twee jaar tijd, zo blijkt uit cijfers van MZA, het aantal extensies of telefoons die zich op IP baseren in ons land toegenomen van 13 procent naar 24 procent. VoIP lijkt dus een mature technologie geworden. Vooral als bedrijven de vrije keuze hebben, bijvoorbeeld als ze een nieuw gebouw uitrollen, kiezen ze ervoor.
Volgens een recent rapport van Deloitte kan 2010 een scharnierjaar worden voor VoIP via gsm’s, gezien de toename van het aantal WiFi-gsm’s, WiFi hotspots en de one-to-manycommunicatie. “Het IP verkeer dat gegenereerd werd door mobiele operators is de laatste drie jaar exponentieel gegroeid”, aldus André Claes, partner bij Deloitte België.
Binnen de drie jaar kan, volgens Deloitte, mobiele VoIP wereldwijd een omzet van 30 miljard dollar realiseren en zal menig ander bedrijf er gebruik van maken. Wait and see.
