Big bang werkt niet voor projectbureau

Iedereen kent wel een horrorverhaal over een Project Management Office dat na enkele maanden opgedoekt werd door een boycot van de projectmanagers. Die zien een PMO vaak als een controleorgaan van het management zonder toegevoegde waarde.

Iedereen vindt wel een reden om weerwerk te bieden aan een PMO. De oprichting van zo’n projectbureau betekent voor de meeste projectmanagers dat ze hun vertrouwde manier van werken moeten aanpassen aan de nieuwe richtlijnen. Het invullen van de timesheets om kosten beter op te volgen bijvoorbeeld.

In organisaties waar projectmanagement nog geen deel uitmaakt van de cultuur, zullen veel projectmanagers weerstand bieden tegen regelmatige rapportering in een vooraf bepaalde template. Dit verhoogt immers de transparantie.

Draagvlak nodig
Traditioneel spendeert de manager bij de opstart van het projectbureau veel tijd aan de harde aspecten van het PMO: missie en plan van aanpak vastleggen. De start van het PMO wordt dus aangepakt als een gewoon project terwijl het eigenlijk een veranderproject is. Er moet dus aan gewerkt worden om alle partijen mee in bad te trekken.

Om die buy-in te creëren in de organisatie is het vanzelfsprekend dat het management de opstart van het projectbureau zichtbaar ondersteunt. Persoonlijk denk ik dat ook de projectmanager zelf in eerste instantie mee moet werken aan voldoende draagvlak.

Om draagvlak te creëren moet de projectbureauleider ervoor zorgen dat de projectmanagers snel toegevoegde waarde ervaren. Een voorbeeld van zo’n quick win is nuttige informatie voor de projectmanager vlot beschikbaar maken op het intranet.

Begin light
Een overdaad aan in te vullen complexe documenten (uitgebreid charter, plan, voortgangsrapport) is ook een veel voorkomende vergissing. Beter beginnen met een light-versie en pas later, als de tijd rijp is, evolueren naar meer gedetailleerde documenten en processen.

Uit ervaring weet ik dat een PMO enkel succesvol wordt in een organisatie als het gepositioneerd wordt als een ondersteunende functie voor de projectmanagers. Door de inspanningen van zijn leden wordt het dan aanvaard.

Een bigbang-aanpak wordt door de medewerkers als bedreigend ervaren. Dan is het beter de dienst geleidelijk op te bouwen met de medewerking van alle betrokken projectmanagers.