Is uw intranet ook een vergeetput?

Bij veel bedrijven is het intranet vaak een vergeetput met verouderde of onvindbare informatie. Terwijl andere bedrijven hun focus verleggen: van informatie naar samenwerken. Microsoft speelt hier met de nieuwe versie van Sharepoint ook op in. Toch lijkt de weg nog lang.

Een jaar of vijftien geleden begonnen bedrijven met het uitrollen van een intranet. Vele bundelden hun informatie voor hun personeel erin. Een intranet is algemeen gekend. Wie de term intypt op Google krijgt bijvoorbeeld 36 miljoen resultaten. Meer dan 91% van de bedrijven heeft een intranet, zo blijkt uit recent onderzoek van InSites Consulting bij Belgische bedrijven.

Op de werkvloer blijkt het intranet een stuk minder populair. Recent onderzoek van InSites Consulting legt de vinger op de wonde. Uit hun rondvraag bij ongeveer 1.500 kantoorwerkers blijkt dat slechts 15 procent echt regelmatig gebruikmaakt van hun intranet.

Bestaande en nieuwe documenten blijken vaak moeilijk te vinden. Vaak is het overzicht tussen de vele documenten totaal zoek. Veel bedrijven verzuimen ook om een verantwoordelijke aan het hoofd te zetten van hun intranet. En als die er al is, dan gaat het vaak om iemand met een technisch profiel, en dus niet zozeer een communicatiemanager of informatiearchitect.

Portal
Overigens doet een intranet vandaag meer dan het personeel informeren. De doelstellingen kunnen wel eens uiteenlopen, oppert Guido Mertens, hoofd interne communicatie bij Dexia en voorzitter van de BViC, de Belgische vereniging voor interne communicatie, waaronder ook het intranet valt. “Enerzijds gaat het dan om het pure publiceren van content, anderzijds eerder om een site waar werknemers kunnen samenwerken”, vertelt hij.

Het is vooral het aspect van samenwerking waarin een intranet verschilt van een zogenaamde (business)portal, zeg maar de tweede versie van het intranet. Want terwijl een intranet een term is van de vorige eeuw, klinkt een portal veel hipper. Terwijl er gelijkenissen en verschillen zijn tussen de twee concepten.

Bij een portal kan de inhoud op een gestructureerde manier worden opgeslagen en zijn bestaande en nieuwe documenten gemakkelijk op te zoeken, net zoals u dat vandaag van een intranet zou verwachten. Maar tegelijk is een portal – althans in theorie – een universeel venster op de belangrijkste informatie en software die de werknemers nodig hebben voor hun job.

Ook cruciaal bij een portal zijn werktuigen voor samenwerking: discussieforums, virtuele werkruimten en Web 2.0-elementen. Maar ook dat is nog weinig ontwikkeld bij Belgische bedrijven. Want terwijl organisaties hun intranet nog niet echt op punt hebben, blijkt ook voor die samenwerking nog een eind te gaan. Zowat 15 procent van de bedrijven biedt bij zijn intranet de mogelijkheid om informatie te delen.

Sharepoint
Toch is het vooral die samenwerking waar Microsoft met de recente lancering van de nieuwe versie van zijn Microsoft Office Sharepoint Server de nadruk op legt. Binnen Sharepoint wordt bijvoorbeeld het online luik nog verder uitgewerkt en kan de gebruiker zowel vanaf zijn pc als in de browser documenten bekijken of bewerken.

Wanneer een document uit SharePoint wordt opgeslagen, gebeurt dat meteen voor alle gebruikers. Een sterk in het oog springend nieuw onderdeel in Sharepoint 2010 is bijvoorbeeld dat het werklint, de zogenaamde ribbon, uit het kantoorpakket Office 2007 ook hier opduikt. Nieuw in Sharepoint Workspace is daarnaast een client die offline toegang geeft tot Sharepoint. In praktijk wil dat zeggen dat de online documenten ook offline te bekijken of te bewerken zijn.

‘Snelst groeiende product’
Ondanks de kloof tussen wat bedrijven hebben en wat hun werknemers gebruiken enerzijds en wat de leveranciers aankondigen anderzijds is het allemaal geen kommer en kwel. Zo zijn er vandaag al heel wat initiatieven rond samenwerken in organisaties.

En online toepassingen als Google Docs, voor het delen van documenten en een planning met anderen, winnen zeker aan belang. En ook Microsoft Sharepoint zit in de lift. Getuige daarvan Microsoft-topman Steve Ballmer, die het onlangs nog omschreef als "het snelst groeiende product uit de geschiedenis van het bedrijf".

Gebruikers in onverwachte hoek
Een allesoverheersende portal blijkt voor vele klanten (voorlopig) echter nog een brug te ver. Maar toch zijn er vandaag al veel bedrijven die van hun intranet of portal wel al een populaire bestemming en dagelijks werkinstrument hebben gemaakt. Soms gaat het om specifieke doeleinden. En soms zitten de gebruikers in onverwachte hoek, zoals rijschool Traffix, een kleine Belgische kmo met vijf vestigingen.

Bij het bedrijf zelf is geen speciale server voor e-mail en planning meer voorzien, vertelt Fons Uyttenhove, algemeen directeur van Traffix. Maar de online versie van Sharepoint zorgt er intussen wel voor dat de rijinstructeurs op de hoogte blijven van hun lessen.

“Vroeger moesten ze daarvoor telkens naar het kantoor telefoneren, maar het secretariaat daar is enkel open tijdens de kantooruren. Daardoor liepen afspraken soms verkeerd”, vertelt hij. “Maar vandaag kunnen ze van thuis via het intranet de planning voor de volgende dag bekijken. En reken maar dat die toepassing wordt gebruikt.”