Overheidsdienst is beste werkplek

De FOD Sociale Zekerheid heeft de prijs van beste werkplek gekregen van ons zustermagazine Smart Business Strategies.

Sociale Zekerheid is qua manier van werken het buitenbeetje bij onze federale overheidsdiensten. De dienst biedt geen vast bureau, en medewerkers werken geregeld van thuis uit.

Bij hun verhuizing naar de vernieuwde Finance Tower besliste het management van de dienst om zowel kantoor- als telewerken bij hun medewerkers efficiënter te laten verlopen. Daartoe migreerden ze van klassieke naar IP-telefonie en werden ook alle communicatiesystemen geïntegreerd, zowel vaste als mobiele. “Onze mensen beschikken voortaan over één nummer en bellen zowel vast, mobiel als via een zogenaamde softphone”, vertelt Kris Bouten, manager voor productie en infrastructuur bij de FOD Sociale Zekerheid.

Dubbele gsm
Uiteindelijk gaat het bij de FOD Sociale Zekerheid om een van de meest prestigieuze Belgische telecomprojecten van de afgelopen jaren. Vandaag bellen reeds 700 à 800 medewerkers van de dienst op zogenaamde dualmode-gsm’s.

“De technologie lokaliseert of u zich al dan niet in ons kantoorgebouw bevindt. Op basis daarvan belt u respectievelijk via ons draadloze bedrijfsnetwerk dan wel via het mobiele netwerk", vertelt Bouten.

Voordeel van het systeem is dat je je op kantoor overal kan aanmelden in het bedrijfsnetwerk. Je belt van op gelijk welke locatie en kan dat ook doen met een zogenaamde softphone of softwaretelefoon, die ook door de thuiswerkers bij de FOD wordt gebruikt. “Mede doordat iedereen hier over een laptop beschikt, is zo’n softphone een populair communicatie-instrument geworden.”

Kostencontrole
De totale kosten zijn bij dit project, volgens Bouten, onder controle gebleven. “Kosten voor mobiele en datacommunicatie namen wat toe, maar anderzijds bellen we nu gratis met de regio’s”, weet hij.“Anderzijds is er nu meer communicatie en samenwerking onder de collega’s.”

Net zoals bij de meeste technologieprojecten waren er ook hier bij aanvang wat kinderziektes. Zo deden er zich wat kleine onderbrekingen in de oproepen voor, maar die heeft men intussen kunnen wegwerken. “Kwalitatief moest het namelijk perfect zijn”, besluit hij.

Bedoeling is ook om het project verder uit te bouwen. Zo loopt bij de FOD intussen al een pilootproject met een twaalftal iPads. “Voorlopig dienen die nog enkel voor het mailverkeer, maar de bedoeling is om die mobiele toestellen ook in te zetten voor het delen van documenten. Alle manieren om mensen hun werken efficiënter te laten verlopen, worden in overweging genomen.”