Bent u altijd en overal bereikbaar?

Iedereen herkent het wel: welk nummer op het visitekaartje van je contactpersoon moet je bellen. Vast of mobiel? Toch maar eerst vast proberen, want mobiel loop je meer risico iemand te storen. Geen antwoord. Dan maar mobiel. Ook geen gehoor, maar gelukkig kan je een voicemailbericht inspreken. Je boodschap is dringend, dus stuur je ook nog een mailtje na, voor de zekerheid. Dat zijn vier contactpogingen. Niet echt klantvriendelijk en al helemaal niet efficiënt, want je contactpersoon moet én zijn voicemail beluisteren én zijn mail beantwoorden.

Ook op vlak van kostenefficiëntie is deze contactpoging allerminst voordelig. Uit wereldwijd onderzoek van Wainhouse Research medio 2009 bleek dat 70% van de gesprekken die met een mobiele telefoon worden gepleegd telefoontjes zijn om de voicemail te beluisteren. In België is dat gelukkig nog gratis, maar dat is in andere landen vaak niet het geval.

Verder blijkt uit hetzelfde onderzoek dat meer dan 50% van de zakelijke mobiele gesprekken gewoon op kantoor wordt gepleegd, ondanks dat medewerkers daar een vast toestel ter beschikking hebben. Ze zijn zich gewoon niet bewust van de goedkoopste manier van bellen.

Integratie vast, mobiel en e-mail
Torenhoge telecomfacturen voor de werkgever zijn vaak het logische gevolg. Tenzij hij vaste en mobiele telefonie volledig integreert. Dan hoeven zijn werknemers zich nergens iets van aan te trekken en krijgen ze één persoonlijk nummer voor alle toestellen die ze gebruiken, ongeacht of dat nu hun vaste bureautelefoon is, een DECT-toestel, een mobiele telefoon of een telefoon thuis. Ze hebben ook nog maar één voicemailbox, waar een stuk minder berichten in zullen zitten dan voorheen.

Bovendien kan die voicemailbox ook worden gekoppeld aan de gewone mailbox, waardoor de berichten binnenkomen als e-mail en alle communicatie overzichtelijk bij elkaar staat in één mailbox. En er zijn nog meer mogelijkheden. Zo kan je de software vertellen wat er moet gebeuren als er iemand in gesprek is: doorschakelen naar de voicemail of naar een andere collega.

Telefonie en relatiesysteem
Als je nog een stapje verder wil gaan, kan je je telefonie ook koppelen aan je relatiesysteem. Op die manier worden klanten, partners, patiënten of andere relaties meteen doorverbonden met de juiste persoon.

Het is zelfs mogelijk om de gegevens van die relaties automatisch op het scherm te laten verschijnen zodra een medewerker de telefoon opneemt. Een stuk efficiënter voor beiden. Een koppeling met een bestaande lijst van contactpersonen in bijvoorbeeld Microsoft Exchange is nog een alternatief. Dan volstaat het om je contactpersoon aan te klikken in de lijst om hem te contacteren, zonder dat je een nummer hoeft in te toetsen.

Natuurlijk heeft dat overal en altijd bereikbaar zijn ook zijn grenzen. Gelukkig is een telefooncentrale vandaag geen ‘kast’ meer, maar slimme software die je makkelijk helemaal naar eigen wens kan afstellen. Zo kunnen medewerkers ook zelf hun eigen bereikbaarheid regelen.