Scenario's bij de aanschaf van een boekhoudpakket
Veel boekhoudpakketten doen meer dan boekhouden alleen en helpen u met het stroomlijnen van uw onderneming. In welke bedrijfssector u ook opereert, er zijn een paar gulden regels die u bij de keuze van een boekhoudpakket in acht moet nemen. Onderaan kan u een tabel downloaden met de belangrijkste pakketten.
1. Er moeten meerdere administraties gevoerd worden. Soms is dat onvermijdelijk als er verschillende ondernemingen betrokken zijn. Dan is het voordelig om een pakket te kiezen dat zonder meerkost meerdere administraties kan behandelen.
[download_file]
2. Het aantal klanten is zeer beperkt, en daar zal geen verandering in komen. In dat geval is een eenvoudig pakket zonder veel ERP-toeters en -bellen de juiste keuze. Maak ook een kostenafweging tussen de aanschaf en een maandelijks abonnement. Voldoet een eenvoudig pakket aan uw behoeften, dan kan een abonnement op termijn duurder uitvallen!
3. U bent weliswaar klein van omvang, maar regelmatig moet u grote projecten opzetten (bijvoorbeeld in de bouw), waarvoor financiering moet worden aangevraagd. Of u weet zeker dat u gaat groeien. Dan is het zaak uit te kijken naar een pakket dat beschikt over een uitgebreide rapportage, die behulpzaam kan zijn bij het aanvragen van een krediet. Natuurlijk worden afschrijvingen daarbij maandelijks afgeboekt, zodat de bank een realistisch beeld krijgt van uw kas- en kapitaalspositie. Dat u hier goed over heeft nagedacht, zal het verkrijgen van kredieten beslist positief beïnvloeden.
4. U bereikt langs uw webshop veel kleine klanten tegelijk, via e-mail. Kijk dan uit naar een pakket waarin maatwerk mogelijk is en dat bijvoorbeeld beschikt over een zogenaamde webservices interface of een andere vorm van koppeling zoals een API (Application Programmers Interface). Mailsystemen als Microsoft Exchange Server, Zimbra en Zarafa en webshops als Magento kunnen via die interfaces aangesproken worden. Zo kunt u ook uw facturatiesysteem, uw systeem van commerciële mailings of uw CRM-systeem koppelen aan uw e-mailserver. Per e-mail bespaart u zo tijd, en die tijdwinst kunt u als ondernemer direct omzetten in winst.
5. De zakelijke opzet is van dien aard dat er regelmatig intensief contact is met klanten. Zelfs als het totaal volume van uw bedrijfsactiviteiten nog relatief beperkt is, is het een goed idee om een boekhoudpakket te overwegen dat over CRM-functionaliteit beschikt.
6. Uw bedrijf groeit en uw boekhouding wordt steeds complexer. Dan is het wellicht tijd om uit te kijken naar een pakket dat de mogelijkheid biedt om online samen te werken met een administratiekantoor of accountant. Dat heeft als groot voordeel dat complexe zaken meteen in real-time duidelijk worden, zodat er geen systematische fouten in de boekhouding kunnen sluipen.
7. U voorziet een snelle groei, naast een complexe boekhouding en veel personeel dat ook nog vaak varieert. Projecten zijn aan de orde van de dag en een snel variërende voorraad schept de noodzaak tot voorraadbeheer. Dat alles weegt zwaar op uw vermogen. Dit is het moment om uw geld in de zak te houden, want u bent eigenlijk toe aan de combinatie van een boekhoudpakket en een goede integratie met ERP.
Dat kan u enorm op kosten jagen, maar het huren van software, bij voorkeur opgebouwd uit modules, is dan dé oplossing bij uitstek om die kosten te spreiden. Wanneer uw overeenkomst met uw leverancier en uw relatie met uw bank dat toelaat, is “buy and lease back” natuurlijk ook een optie.
8. Starten met boekhouden is een relatief pijnloze zaak, maar wisselen van boekhoudpakket is dat beslist niet. Ook wanneer boekhoudpakketten gecombineerd moeten worden, bijvoorbeeld als bedrijven verregaand gaan samenwerken, kunnen grote problemen optreden. In het algemeen wordt deze problematiek omschreven als “vendor-lock-in”. Ziet u dit aankomen, dan is het zaak om heel goed op te letten. Want niet alle pakketten exporteren hun gegevens even makkelijk naar andere software.
9. U heeft een middelgrote onderneming met veel producten en retailafnemers in het hele land. Dan heeft u baat bij slimmere overzichten en managementhints dan de gewone rapportage van boekhoudpakketten kan produceren. Kijk uit naar pakketten die makkelijk te koppelen zijn aan Business Intelligence-pakketten als Microstrategy. Daarmee kunt u onder meer analyseren welk product in welke regio het best loopt, zodat u fijnmaziger en betere beslissingen kunt nemen.
10. Uw dienstverleners zitten dag in dag uit op de baan bij klanten, en hebben daarbij vaak tijd over. Overweeg een opzet waarbij uw personeel onderweg aan de boekhouding en facturering kan werken op mobiele apparatuur als notebooks of tablets.
11. U koopt veel in. Volgens het onderzoeks- en trainingsbureau Heliview wordt het dan tijd om de elektronische verwerking van inkomende facturen volledig te automatiseren.
12. U bent een moderne werkgever en uw administratieve medewerkers dienen zich aan te sluiten bij het Nieuwe Werken. Of uw boekhouder zit thuis met een verkoudheid of (lichte) griep. Moderne thuiswerkoplossingen en digitalisatie van het administratieve bedrijfsproces bieden ook administratieve medewerkers de mogelijkheid om van thuis uit hun steentje bij te dragen.
