‘Hoe had u uw printer graag gewenst?’
Als het op kostenbesparingen aankomt voor het printerpark, wordt managed printservices (MPS) steevast als favoriet naar voren geschoven. Door de leveranciers althans, want vele bedrijven zien er nog geen brood in. Wat is MPS precies, en zou het wat voor u kunnen zijn?
MPS is een omvattende naam voor het uitbesteden van de diensten die te maken hebben met beheer van het printerpark. Dit kan soms heel ver gaan, maar meestal omvat een MPS-contract minstens het beheer, onderhoud en herstel van printers en multifunctionals door de externe partij waarmee het contract is afgesloten.
Vaak gaat dit ook gepaard met een gewijzigd financieel model voor de toestellen zelf: die worden bij de externe partij gehuurd of geleaset in plaats van dat het bedrijf ze aankoopt. Maar dit is zeker geen noodzakelijke voorwaarde om de diensten rond uw printerpark uit te besteden.
Breed aanbod
De meeste leveranciers van managed printservices beschikken over een bijzonder breed aanbod: van analyse van het bestaande printerpark over een grondige hertekening, installatie en onderhoud tot een continue evaluatie van de bestaande toestand en zoektocht naar nieuwe efficiëntieverbeteringen. Uiteraard zijn ze realistisch genoeg om elk onderdeel van hun ruime aanbod afzonderlijk aan te bieden.
“Het is als een menukaart waaruit je zelf selecteert wat voor je past”, aldus Yves Rummens, servicedevelopmentmanager van Xerox Managed Print Services. Maar tegelijk benadrukken ze dat je voordeel groter wordt naarmate je meer diensten van hen afneemt.
Gelukkig kan dit heel modulair gebeuren, een gefaseerde aanpak dus, wat ook door de leveranciers bijzonder wordt toegejuicht: want wie begint met een grondige analyse en te horen krijgt hoeveel hij kan besparen, kan vaak de verleiding niet weerstaan om zo snel mogelijk met het uitbesteden te beginnen.
Ook het aantal printers waarvoor alles wordt uitbesteed kan modulair verlopen: je begint met één afdeling en verhoogt het aantal stelselmatig, hopelijk geïnspireerd door het succes van het eerste project.
Argumenten pro
Uiteraard is kostenbesparing traditioneel de grote drijfveer om op managed printservices over te stappen. Wie een externe partij de kans biedt om zijn printerpark te analyseren en suggesties voor optimalisatie te formuleren, staat meestal versteld van de besparingen die zelfs op korte termijn mogelijk zijn.
Dat is niet zozeer de verdienste van die leverancier, maar vooral het gevolg van de lakse manier waarop in het verleden met het printerpark werd omgesprongen. Heterogeniteit is er nog steeds vaak troef en elk verschillend type printer of multifunctional vergt een verschillend soort beheer, onderhoud en vooral verschillende "supplies". Die belanden vaak in grote hoeveelheden, samen met een verouderd toestel, in de vuilmand (of in het beste geval de recyclagebak).
Het spreekt voor zich dat grotere bedrijven ook grotere besparingen kunnen realiseren, en ook bedrijven met verschillende vestigingen winnen hun investeringen in deze diensten sneller terug. Al was het maar door het centraliseren van de voorziening van benodigdheden, wat een bijzonder hoge impact kan hebben op de benodigde hoeveelheid reserve-inkt per gebouw en per afdeling.
Maar ook middelgrote bedrijven zullen sneller de overstap wagen, mede doordat de instapdrempel voortdurend wordt verlaagd. Zo heeft Xerox bijvoorbeeld een geautomatiseerd analyseprogramma dat niet alleen de aanwezige apparatuur in kaart brengt maar ook het gebruik ervan.
Hiermee wordt het snel duidelijk waar er optimalisatie mogelijk is, en dus kosten kunnen worden bespaard. Vaak begint dit al met eenvoudige ingrepen zoals dubbelzijdig afdrukken en afspraken rond het gebruik van kleurenprinters.
Een ander financieel argument in het voordeel van MPS is dat je kunt overstappen van een capex-model, waarbij je zelf instaat voor aankoop van printers en toner, naar een opex-model waarbij je een maandelijks bedrag aan de dienstenleverancier kunt betalen. Ook al betaal je op termijn wel wat meer, dan nog kan de gespreide betaling van nieuwe toestellen een doorslaggevend argument zijn om voor MPS te kiezen.
Toch is het niet alleen het financiële plaatje dat bedrijven over de streept trekt. Minder hardware en minder aankoop van toner en andere onderdelen zorgt ook voor een groener imago, wat voor vele bedrijven een extra troef betekent.
En het opzetten van mechanismen waarbij de afgesproken objectieven continu in de gaten worden gehouden draagt bij tot een duurzaam imago van het bedrijf: je doet niet een eenmalige inspanning om uw organisatie te optimaliseren maar blijft de resultaten opvolgen en kunt ingrijpen als de aandacht terug zou verslappen, bij uw dienstenpartner of bij uw medewerkers.
Argumenten contra
Toch blijft de trend naar managed printservices redelijk beperkt. IDC heeft berekend dat MPS in Europa tegen 2014 een gezamenlijke omzet van ongeveer 3 miljard zou vertegenwoordigen. Een relatief bescheiden getal in vergelijking met de zeven miljard die men enkele jaren geleden nog voor 2011 voorspelde.
Hier zijn wel een aantal redenen voor. Zo is IDC-analist Martin Canning ervan overtuigd dat de kosten van printen, en dus ook de mogelijke kostenbesparingen, nog te weinig zijn doorgedrongen tot op het topniveau: “De verantwoordelijkheid voor printing zit vaak verspreid over verschillende afdelingen, waardoor niemand graag de kosten van een dergelijk besparingsproject op zich neemt.”
Bovendien is die decentrale verantwoordelijkheid ook moeilijker te beheren, aangezien vele afdelingen niet bereid zijn om hun gewoontes of privileges op te geven. “Changemanagement is ook voor MPS-trajecten onontbeerlijk”, waarschuwt Wilbert Hendriks, Manager Product Marketing Business Electronics bij Sharp Electronics Benelux.
"Er moet een voldoende groot draagvlak komen, en dat bereik je enkel door voldoende informatie te verschaffen over de mogelijke voordelen. Zo kan je jezelf verzekeren van het commitment van iedereen, en vooral op submanagementniveau is dat soms een uitdaging.”
Bovendien hebben bedrijven vaak een verkeerd beeld van MPS: dat u enkel besparingen kunt realiseren door het hele dienstenpakket en het volledige printerpark uit handen te geven. Terwijl het dienstenaanbod in feite veel modulairder is geworden, en de succesverhalen dus geleidelijk kunnen opgebouwd worden.
Iedereen MPS-leverancier?
Steeds meer partijen wagen zich in de MPS-markt. Vroeger waren dit vooral de printerleveranciers zelf, die hun marges op hardware en vooral consumables zagen afkalven en tegelijk de groeiende behoefte van de klant aan een zorgenvrij printerpark steeds groter zagen worden.
Bedrijven als HP, Canon, Xerox en Ricoh zijn al enkele jaren actief in dit segment.
Maar hier ligt nog een hele markt open voor resellers. Vooral bij de middelgrote ondernemingen, die hun infrastructuur vaak in handen leggen van resellers, is het beheer van de printinfrastructuur vaak onontgonnen terrein. In de eerste instantie denken we dan aan de printerresellers.
Een printerhardwareleverancier als HP heeft voor deze markt zelfs speciaal het Smart Printingprogramma opgericht, dat resellers helpt bij het overtuigen van de klant om in zo’n model te stappen. Als aanvulling op hun eigen managed printservices die toch vooral naar de grotere ondernemingen zijn gericht. Ook Xerox heeft deze indirecte aanpak het voorbije jaar gevoelig zien groeien: “Sinds het begin van het jaar hebben we het aantal MPS-contracten zo tot ruim over de vijftig getild”, telt Yves Rummens.
Maar ook andere dienstenleveranciers zien steeds meer graten in deze markt. Econocom, dat al jaren voor de Federale Overheidsdienst Financiën het printerpark beheert, bewijst bijvoorbeeld dat ook de algemene dienstenleveranciers hier een graantje kunnen meepikken. Ook een bedrijf als Getronics waagt zich deze markt op, mede gestuwd door de recente ervaring binnen hun eigen organisatie.
Iedereen MPS-klant?
Met al deze concurrentie worden niet alleen de prijzen scherper, ook wordt de kans groter dat er een dienstenleverancier bij zit die aan uw behoeften beantwoordt. Het wordt er wellicht zelfs niet eenvoudiger op om de juiste keuze te maken. ICT-dienstenleveranciers bieden het voordeel dat u alle diensten, ook diegene die niet met printing van doen hebben, kunt uitbesteden aan één partij.
De printerhardwareleveranciers en hun resellers en concessiehouders hebben dan weer meer specifieke expertise in huis. Het belangrijkste argument dat iedereen gemeenschappelijk heeft is het schaalvoordeel: wie voldoende klanten in huis heeft kan zijn materiaal en expertise over voldoende partijen spreiden, zodat de kosten automatisch dalen.
En wie daar niet in slaagt, zal meestal partneren met een specialist die wel voldoende MPS-klanten heeft om dit rendabel te maken. Zo komt MPS meer in ieders bereik naarmate meer bedrijven kiezen voor het uitbesteden van het printerpark en bijhorend beheer. Maar het verklaart ook waarom je beter niet opteert voor twee of meer MPS-partners: zo speel je zelf immers een deel van het schaalvoordeel kwijt dat je een scherpere prijs kan opleveren.
Hoe hou je je MPS-partner dan wel bij de les? Bijvoorbeeld door in het contract al te laten opnemen dat je na elk jaar een prijsdaling verwacht. Iets waar de meeste MPS-leveranciers graag zelf mee schermen: als ze je printerpark kunnen beheren en analyseren, vinden ze meestal wel ruimte om de kosten te verlagen. Zorg er dus ook voor dat deze beloftes ook contractueel vastliggen.
