Hoe publiceer je het best naar het web?

Je kunt uw content digitaliseren en beheren, maar aan het eind van de rit wordt je informatie doorgaans ook gepubliceerd. En hierbij luidt de trend: meerdere kanalen en minder platformen. Al heb je bij publicatie naar het web diverse scenario’s. We overlopen ze alle drie.

Vroeger was het nog makkelijk: je publiceerde op uw website, en mogelijk ook op uw intranet. Maar intussen is het aantal kanalen om uw content te verspreiden toegenomen. Van één website gaat het vaak naar verschillende lokale sites. Je rolt een reclamecampagne uit die één specifieke of tijdelijk website vergt.

Je hebt verschillende versies van uw intranet. “Je moet hierbij de afweging maken via welke webkanalen je je informatie wil verspreiden en welke accenten je hierbij wil leggen”, stelt Paul Allaerts, hoofd communicatie bij Dexia, dat naast een corporate website ook een resem intranetten onderhoudt.

En dan gaat de evolutie verder. Websites worden ontmoetingsplekken, of ze worden geacht dat te worden. Waardoor ze zich moeten koppelen aan sociale netwerken zoals Facebook, Twitter of Netlog. En meer en meer webtoepassingen komen terecht op de smartphone, van mobile apps tot mobiele websites.

De diversiteit heeft ook zijn gevolgen voor de toepassingen die dit alles ondersteunen: de zogenaamde webcontentmanagementsystemen die de stroom naar het web in goede banen moeten leiden. In tegenstelling tot veel andere domeinen van de software markt zoals voor boekhouden, ERP of kantoorsoftware, ziet deze markt er dus veel gefragmenteerder uit met een brede waaier van aanbieders.

Een belangrijke reden voor zoveel diversiteit in de webcontentmarkt is natuurlijk dat er websites in diverse maten en gewichten bestaan. Een puur informatieve site voor een kleine zaak is uiteraard niet hetzelfde als die van een groter bedrijf dat via internet klanten wil aantrekken en ze laten bestellen. Toch zien we in de markt drie vormen voor het publiceren van uw webcontent.

Optie 1: Externe focus
Hier ligt de klemtoon op je website als startpunt van alles. Je website dient dan bijvoorbeeld om potentiële klanten aan te trekken, waarbij de ondersteuning voor en mogelijkheden rond online marketing van tel zijn. Wil je interactiviteit op je site, dan spelen zogenaamde Web 2.0-functionaliteiten, zoals blogs en Twitterfeeds, een rol.

Eerste vraag is dus wat je met je website, waar het webcontentsysteem voor bedoeld is, wil aanvangen. Hoeveel (sub)sites en talen wil je bijvoorbeeld ondersteunen. En door het toenemende belang van internet staan zakelijke doelstellingen meer dan ooit voorop.

Voor de grotere systemen in webcontentmanagement gaat het dan om spelers als Tridion, Sitecore, Alterian en Day Software, dat vorig jaar werd ingelijfd door Adobe. “Dergelijke systemen evolueren ook meer en meer naar pure online marketingtoepassingen”, vertelt Philip Achten, verkoopsmanager bij The Reference.

“Ze laten personalisatie toe, waarbij ze dus rekening kunnen houden met de voorkeur van de bezoekers en dus ook content op maat kunnen aanleveren”, weet hij. “Ze laten ook toe om het webverkeer te analyseren, kunnen e-mailcampagnes beheren en publiceren naar sociale media zoals Facebook en Twitter”, somt hij op.

Dergelijke grotere contentmanagementsystemen zijn bedoeld voor robuuste sites met veel bezoekers en interne medewerkers, die zich ook vaak op diverse locaties bevinden. Ook e-commercesystemen worden erdoor ondersteund. Makroshop, een e-commerce initiatief van groothandel Makro dat zich baseert op Sitecore, is hier een voorbeeld van.

Optie 2: Open source
Tegelijk is bij webcontentmanagementsystemen ook een grote trend naar het gebruiken van open source software, die vrij kan worden gebruikt of aangepast. Openbron is een speciale categorie, vermits er zowel software voor grote projecten als voor kleine projecten tussen zit.

Publiekstrekker hierbij is een toepassing als Drupal, dat ook zijn weg vindt naar het bedrijfsleven en de overheid. In België werken de websites  van onder meer de VRT, de RTBf en de Belgische regering op Drupal. Internationaal oogt het lijstje helemaal indrukwekkend: Twitter, Sony, Nike, Time, NBC, Fox, FedEx, Nasa en het Witte Huis van president Barack Obama.

“Media, overheid en e-commerce zijn de domeinen waar wij in dit kader in eerste instantie aan denken”, stelt Jo Martens, commercieel directeur bij Nascom.

Dergelijke openbronsystemen zijn vaak gratis. Althans in aanschaf dan, want je moet dan wel de juiste mensen ter beschikking hebben die (technische) kennis hebben van dergelijke producten. Of je moet ze elders vinden en dan moet je je uiteraard altijd de vraag stellen hoeveel lokale partners er zijn voor het betreff ende pakket en wat hun expertise is.

“Ervaring leert bovendien dat de eigen IT-afdeling in veel gevallen de remmende factor is, omdat je bij openbron voor een stuk moet afstappen van je eigen bestaande IT-systemen”, vertelt Martens.

De keuze voor openbron is vaak een filosofische, benadrukt Philip Achten. “De software op zich is dan wel gratis en vrij en sommigen vinden dat belangrijk. Maar hou er wel rekening mee dat de totale TCO (total cost of ownership) vaak hoger uitvalt, omdat je soms meer moet laten ontwikkelen”, stelt Achten.

Vermits veel niet-technische mensen in je bedrijf zo’n zogenaamd webcontentsysteem gaan gebruiken, en dus artikels voor de website gaan schrijven, is meestal ook die eindgebruiker van groot belang. “In de praktijk blijkt gebruiksvriendelijkheid bij openbronsoftware niet altijd optimaal. Op dat vlak scoren de gevestigde partijen vaak beter.”

Overigens zal elke leverancier beweren dat hij over een gebruiksvriendelijke oplossing beschikt. Maar als u de diverse pakketten vergelijkt, zie je toch grote verschillen. Je kunt de gebruiksvriendelijkheid ook afmeten aan het feit of er bijvoorbeeld een goede integratie met  Microsoft Word is, de tekstverwerker die veel kantoorwerkers dagelijks gebruiken en prefereren. Of dat gebruikers niet voor het minste naar de IT-afdeling moeten hollen, en bijvoorbeeld zelf sjablonen kunnen maken of aanpassen.

Optie 3: Interne focus
Waarmee we zijn aanbeland bij de andere aanpak: die van binnen naar buiten. Want uiteraard kun je de systemen die je gebruikt voor het intern publiceren van content naar bijvoorbeeld een intranet ook naar buiten brengen. Of op z’n minst baseren op gelijkaardige systemen.

Want ook de systemen voor intern beheer van content of samenwerking van leveranciers als EMC, IBM of Microsoft kunnen naar het Web. Een aanpak die men bij bank- en verzekeringsgroep Dexia voorop stelt.

“Wij gebruiken Microsoft Sharepoint voor onze intranetomgeving, en dit zowel voor het globale intranet als voor een vijftal lokale intranetten binnen de Dexia-groep”, stelt Paul Allaerts van Dexia, ook voor afgescheiden collaborative sites voor het samenwerken en delen van documenten.

“Sinds kort zien we Sharepoint ook als platform voor onze website. Maar eigenlijk omdat dit in het verlengde ligt van ons intranet. De interactieve en selfservice toepassingen zoals voor e-banking worden intern ontwikkeld en staan daar los van”, stelt hij. Het past in de trend dat er ook wordt geconsolideerd op het aantal platformen.

Pluspunt voor het gebruik van Microsoft Sharepoint bij Dexia is dat het bedrijf gebruik maakt van hetzelfde platform. “Want zo moeten we bepaalde zaken maar één keer ontwikkelen. Toepassingen kunnen dan verder worden ontwikkeld op basis van dezelfde bouwstenen”, vertelt Allaerts.

Want ook al verschuift een website en intranet steeds verder weg van de IT-afdeling, en hebben afdelingen als marketing en communicatie meestal de teugels stevig in handen, toch blijft technologie van tel. En mede hierom moet contentmanagementsoftware meer en meer geïntegreerd worden met andere bedrijfstoepassingen in de organisatie.

Ook nog meer technische zaken, zoals de mogelijkheid om meerdere sites centraal te beheren of de werklast te verdelen over meerdere servers, komen daarbij aan bod. Het bevestigt tenslotte dat het niet meteen een goed idee is om enkel de marketing- of communicatiemensen in uw bedrijf de keuze voor een leverancier te laten maken. U zal voor uw website of intranet dus altijd bij de mensen van IT moeten aankloppen.